Dokumentet e TVSH në letër apo elektronike: çfarë kërkojnë OR dhe GeBüV

Çfarë sqaron MWSTV për dokumentet

MWSTV është Rregullorja federale për tatimin mbi vlerën e shtuar. Ajo nuk krijon rregulla të veçanta për dokumentet elektronike. Ajo i referohet të drejtës së përgjithshme: për transmetimin dhe ruajtjen e dokumenteve pa letër vlejnë nenet 957–958f të Ligjit të detyrimeve (Obligationenrecht, OR) dhe Rregullorja për librat e biznesit (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV) e 24 prillit 2002.[1]

Edhe Ligji për TVSH (MWSTG) lidhet me të drejtën tregtare. Personi i tatueshëm duhet t’i mbajë librat e biznesit dhe shënimet sipas parimeve të së drejtës tregtare.[4]

Administrata Federale e Tatimeve (ESTV) e përmbledh kështu: fatura në letër, fatura e skanuar në letër dhe fatura elektronike janë të barasvlershme, sepse parimet e kontabilitetit të rregullt vlejnë për të gjitha llojet e dokumenteve të regjistrimit. Për të dhënat që janë të rëndësishme për zbritjen e tatimit paraprak, pavarësisht nëse ekzistojnë në letër apo në formë elektronike, duhet dhënë prova e origjinës dhe e pandryshueshmërisë. Kjo provë konsiderohet e dhënë kur respektohen parimet e kontabilitetit të rregullt sipas nenit 957 e vijues të OR.[5]

Rregullat e OR neni 957–958f

Ligji i detyrimeve (OR) rregullon mbajtjen e kontabilitetit. Dokumenti i regjistrimit përkufizohet aty gjerësisht. Këtu bëjnë pjesë të gjitha shënimet me shkrim në letër ose në formë elektronike a të krahasueshme, që janë të nevojshme për të kuptuar ngjarjen e biznesit ose gjendjen faktike që qëndron në bazë të një regjistrimi.[2]

Kontabiliteti ndjek parimet e kontabilitetit të rregullt. Këtu bëjnë pjesë: 1. regjistrimi i plotë, i vërtetë dhe sistematik i ngjarjeve të biznesit dhe i gjendjeve faktike; 2. prova me dokument për çdo veprim regjistrimi; 3. qartësia; 4. përshtatshmëria sipas llojit dhe madhësisë së ndërmarrjes; 5. mundësia e kontrollit.[2]

Për ruajtjen OR thotë: librat e biznesit dhe dokumentet e regjistrimit, si dhe raporti i biznesit dhe raporti i revizionit, ruhen për dhjetë vjet. Afati i ruajtjes fillon me përfundimin e vitit të biznesit.[2] Forma është e lirë. Librat dhe dokumentet mund të ruhen në letër, në formë elektronike ose në mënyrë të krahasueshme, me kusht që të garantohet përputhja me ngjarjet e biznesit dhe gjendjet faktike që qëndrojnë në bazë dhe që ato të mund të bëhen përsëri të lexueshme në çdo kohë.[2]

Për TVSH vlen edhe parashkrimi. Parashkrim do të thotë: pas një kohe të caktuar tatimi nuk mund të kërkohet më. Dokumentet i ruan deri në ndërhyrjen e parashkrimit absolut (10 vjet pas përfundimit të periudhës tatimore në të cilën ka lindur kërkesa tatimore).[7] Te pronat e paluajtshme afati është më i gjatë. Ligji kërkon që dokumentet për rikthimin e TVSH-së për kontribute (Einlageentsteuerung) dhe për vetëpërdorimin e sendeve të paluajtshme të ruhen për 20 vjet.[4] ESTV në praktikën e saj përmend për dokumentet e biznesit lidhur me sendet e paluajtshme edhe një ruajtje prej 26 vjetësh, në pritje të ndryshimeve të mundshme të përdorimit, revizioneve, kontrolleve etj.[8]

Çfarë kërkon GeBüV për dokumentet elektronike

GeBüV është Rregullorja për librat e biznesit. Ajo përcakton si i ruan teknikisht librat dhe dokumentet. Thelbi gjendet në nenin 3: librat e biznesit duhet të mbahen dhe të ruhen, dhe dokumentet e regjistrimit duhet të regjistrohen dhe të ruhen, në mënyrë që të mos mund të ndryshohen pa u vënë re ndryshimi.[3]

Dokumentet duhet të mbeten edhe të arritshme. Ato duhet të mund të shihen dhe të kontrollohen nga një person i autorizuar brenda një afati të arsyeshëm, deri në fund të afatit të ruajtjes. Për këtë duhet të mbahen në dispozicion personeli përkatës dhe pajisjet ose mjetet ndihmëse.[3]

GeBüV dallon dy lloje ruajtjeje. Së pari lejohen bartësit e pandryshueshëm të informacionit, veçanërisht letra, bartësit e imazhit dhe bartësit e pandryshueshëm të të dhënave.[3] Bartësit e ndryshueshëm, si disqet e ngurta, lejohen gjithashtu, por vetëm me kushte. Nevojiten, ndër të tjera, procedura teknike që garantojnë integritetin e informacionit të ruajtur (p.sh. procedura të nënshkrimit digjital).[3] Integriteti këtu do të thotë: të dhënat janë të plota dhe të pandryshuara. Përveç kësaj, momenti i ruajtjes së informacionit duhet të provohet pa mundësi falsifikimi, për shembull me një vulë kohore. Edhe rrjedha dhe procedurat për përdorimin e tyre duhet të jenë përcaktuar dhe dokumentuar.[3]

Detyrimi nuk mbaron me ruajtjen. Bartësit e informacionit duhet të kontrollohen rregullisht për integritetin dhe lexueshmërinë e tyre.[3] Mund t’i transferosh të dhënat në një format tjetër ose në një ruajtës tjetër. Kjo quhet migrim i të dhënave. Gjatë kësaj, plotësia dhe saktësia e informacionit duhet të mbeten të garantuara. Transferimi i të dhënave nga një bartës informacioni në një tjetër duhet të protokollohet. Protokolli ruhet së bashku me informacionin.[3]

Skano dokumentin në letër dhe hidhe origjinalin

Shumë NVM skanojnë quittungat dhe pastaj e hedhin letrën. ESTV e përshkruan pikërisht këtë rast. Në shembullin e saj, faturat e furnitorëve skanohen në marrje, ruhen si PDF dhe përpunohen elektronikisht, dhe pastaj faturat origjinale shkatërrohen. Rezultati: dokumentet elektronike janë të barasvlershme me ato në letër dhe pranohen si prova, nëse plotësohen parimet e kontabilitetit të rregullt dhe të gjitha kërkesat e GeBüV.[6]

Rreziku është i yti. Ndërmarrja që ka detyrim ruajtjeje bart rreziqet e lidhura me shkatërrimin e bartësit origjinal të informacionit. Përveç kontabilitetit të rregullt, te të dhënat elektronike me rëndësi për TVSH duhet të garantohen edhe parimet e përpunimit të rregullt të të dhënave (neni 2 paragrafi 2 GeBüV).[6]

ESTV tërheq vëmendjen se praktika e saj ndryshon. Ajo kërkon që të merret parasysh gjithmonë versioni më i fundit i një publikimi praktik.[6]

Çfarë duhet të ketë gati në një kontroll të TVSH

Ligji federal për tatimin mbi vlerën e shtuar e autorizon ESTV të kryejë kontrolle të TVSH (neni 78 MWSTG). Kontrolli i TVSH zhvillohet në princip në vendin e selisë sate, gjatë orarit të zakonshëm të punës. Në rregull kontrollohen të gjitha periudhat tatimore të mbyllura që nuk kanë parashkruar ende, gjë që zakonisht i përgjigjet katër viteve kalendarike.[7]

Nëse i mban dokumentet elektronikisht, duhet të japësh qasje. Mund të jetë e nevojshme që eksperti i tatimit TVSH të ketë qasje në bartës të tjerë të të dhënave, jo vetëm në letër. Atëherë i duhen vënë në dispozicion edhe mjetet e nevojshme ndihmëse dhe t’i shpjegohet përdorimi i tyre.[7]

E rëndësishme është gjurma e kontrollit. Me gjurmë kontrolli kuptohet ndjekja e ngjarjeve të biznesit si nga dokumenti i vetëm përmes kontabilitetit deri te deklarimi i TVSH, ashtu edhe në drejtim të kundërt. Ajo duhet të garantohet në çdo kohë, pa humbje kohe.[7] Si krijohet deklarimi yt, e lexon në faqen për deklarimin e TVSH.

Listë e shkurtër kontrolli për arkivin tënd

• Çdo regjistrim ka një dokument. OR kërkon provën me dokument për çdo veprim regjistrimi.[2]
• Dokumentet e tua kanë shënime kontimi dhe pagese.[7] Kontim do të thotë: në dokument shkruhet në cilën llogari është regjistruar.
• Librat dhe dokumentet janë të renditura, pa boshllëqe dhe të klasifikuara sistematikisht sipas vitit të biznesit.[7]
• Ndryshimet në dokumentet elektronike mund të konstatohen, siç e kërkon neni 3 GeBüV.[6]
• I kontrollon rregullisht ruajtësit për integritet dhe lexueshmëri.[3]
• Nëse ndërron sistemin, e protokollon transferimin e të dhënave.

Më shumë se si i ruan quittungat në mënyrë digjitale gjen në faqen Skanimi i dokumenteve.