MWST-Belege auf Papier oder elektronisch: Was OR und GeBüV verlangen

Was die MWSTV zu Belegen klarstellt

Die MWSTV ist die Mehrwertsteuerverordnung des Bundes. Sie schafft für elektronische Belege keine eigenen Sonderregeln. Sie verweist auf das allgemeine Recht: Für die Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege gelten die Artikel 957–958f des Obligationenrechts und die Geschäftsbücherverordnung vom 24. April 2002.[1]

Auch das Mehrwertsteuergesetz knüpft an das Handelsrecht an. Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen zu führen.[4]

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) fasst das so zusammen: Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.[5] Für Daten, die für den Vorsteuerabzug wichtig sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden.[5] Dieser Nachweis gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff.[5] OR eingehalten sind.[5]

Die Regeln von OR Art. 957–958f

Das Obligationenrecht (OR) regelt die Buchführung. Ein Buchungsbeleg ist dort weit gefasst. Darunter fallen alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.[2]

Die Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung. Dazu gehören die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte; 2. der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge; 3. die Klarheit; 4. die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens; 5. die Nachprüfbarkeit.[2]

Zur Aufbewahrung sagt das OR: Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren.[2] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.[2] Die Form ist frei. Bücher und Belege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.[2]

Für die MWST gilt zusätzlich die Verjährung. Verjährung heisst: Nach einer bestimmten Zeit kann die Steuer nicht mehr eingefordert werden. Du bewahrst die Unterlagen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung (10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist) auf.[7] Bei Immobilien ist die Frist länger. Das Gesetz verlangt für Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen eine Aufbewahrung während 20 Jahren.[4] Die ESTV nennt in ihrer Praxis für Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sogar eine Aufbewahrung im Hinblick auf mögliche Nutzungsänderungen, Prüfungen, Kontrollen usw. während 26 Jahren.[8]

Was die GeBüV für elektronische Belege verlangt

Die GeBüV ist die Geschäftsbücherverordnung. Sie legt fest, wie du Bücher und Belege technisch aufbewahrst. Der Kern steht in Artikel 3: Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.[3]

Belege müssen ausserdem greifbar bleiben. Sie müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.[3] Dafür sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.[3]

Die GeBüV unterscheidet zwei Arten von Speicher. Zulässig sind zuerst unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger.[3] Veränderbare Träger wie Festplatten sind ebenfalls erlaubt, aber nur unter Bedingungen. Es braucht unter anderem technische Verfahren, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren).[3] Integrität heisst hier: Die Daten sind vollständig und unverändert. Zudem muss der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar sein, etwa mit einem Zeitstempel.[3] Auch die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz müssen festgelegt und dokumentiert sein.[3]

Die Pflicht endet nicht mit dem Speichern. Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.[3] Du darfst Daten in ein anderes Format oder auf einen anderen Speicher übertragen. Das nennt man Datenmigration. Dabei müssen die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben.[3] Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren.[3] Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.[3]

Papierbeleg einscannen und Original entsorgen

Viele KMU scannen Quittungen ein und werfen das Papier danach weg. Die ESTV beschreibt genau diesen Fall. In ihrem Beispiel werden die Lieferantenrechnungen beim Eingang gescannt, als PDF gespeichert und elektronisch weiterverarbeitet, und danach werden die Originalrechnungen vernichtet.[6] Das Ergebnis: Die elektronischen Belege sind den Papierbelegen gleichgestellt und werden als Nachweise akzeptiert, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind.[6]

Das Risiko liegt bei dir. Das aufbewahrungspflichtige Unternehmen trägt die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbundenen Risiken.[6] Neben der ordnungsmässigen Buchführung müssen bei MWST-relevanten elektronischen Daten auch die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung gewährleistet sein (Art. 2 Abs. 2 GeBüV).[6]

Die ESTV weist darauf hin, dass sich ihre Praxis ändert. Sie bittet, immer auch die aktuellste Version einer Praxispublikation zu beachten.[6]

Was bei einer MWST-Kontrolle vorliegen muss

Das Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer ermächtigt die ESTV, MWST-Kontrollen durchzuführen (Art. 78 MWSTG).[7] Die MWST-Kontrolle findet grundsätzlich an Ihrem Domizil zu den üblichen Geschäftszeiten statt.[7] In der Regel werden alle abgeschlossenen, noch nicht verjährten Steuerperioden kontrolliert, was üblicherweise vier Kalenderjahren entspricht.[7]

Führst du deine Belege elektronisch, musst du Zugang geben. Es kann es notwendig sein, der Steuerexpertin oder dem Steuerexperten MWST den Zugriff auf andere Datenträger als Papier zu gewähren.[7] Dann sind ihr oder ihm auch die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen sowie deren Handhabung zu erklären.[7]

Wichtig ist die Prüfspur. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung.[7] Sie muss ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein.[7] Wie deine Abrechnung entsteht, liest du auf der Seite zur MWST-Abrechnung.

Kurze Checkliste für deine Ablage

• Jede Buchung hat einen Beleg. Das OR verlangt den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge.[2]
• Deine Belege sind mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken versehen.[7] Kontierung heisst: Auf dem Beleg steht, auf welches Konto er gebucht ist.
• Bücher und Belege sind geordnet, lückenlos und systematisch je Geschäftsjahr klassiert.[7]
• Änderungen an elektronischen Belegen lassen sich feststellen, wie es Art. 3 GeBüV verlangt.[6]
• Du prüfst deine Speicher regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit.[3]
• Wechselst du das System, protokollierst du die Übertragung der Daten.

Mehr dazu, wie du Quittungen digital ablegst, findest du auf der Seite Belege scannen.