Pièces justificatives TVA sur papier ou électroniques: ce que le CO et l’Olico exigent

Ce que l’OTVA précise sur les pièces justificatives

L’OTVA est l’ordonnance de la Confédération régissant la taxe sur la valeur ajoutée. Elle ne crée pas de règles particulières pour les pièces électroniques. Elle renvoie au droit général: pour la transmission et la conservation des pièces justificatives électroniques, les art. 957 à 958f du Code des obligations et l’ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes s’appliquent.[1]

La loi sur la TVA se réfère elle aussi au droit commercial. L’assujetti doit tenir ses livres comptables et ses documents pertinents conformément aux principes du droit commercial.[4]

L’Administration fédérale des contributions (AFC) résume ainsi la situation: la facture papier, la facture papier numérisée et la facture électronique sont équivalentes, car les principes de la comptabilité régulière s’appliquent à tous les types de pièces comptables. Pour les données importantes pour la déduction de l’impôt préalable, la preuve de l’origine et de l’intégrité doit être apportée, que ces données soient sur papier ou sous forme électronique. Cette preuve est réputée apportée lorsque les principes de la comptabilité régulière selon les art. 957 ss CO sont respectés.[5]

Les règles du CO, art. 957 à 958f

Le Code des obligations (CO) règle la comptabilité. La notion de pièce comptable y est large. Elle couvre tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement.[2]

La comptabilité suit le principe de régularité. Il comprend notamment l’enregistrement intégral, fidèle et systématique des transactions et des autres faits nécessaires; 2. la justification de chaque enregistrement par une pièce comptable; 3. la clarté; 4. l’adaptation à la nature et à la taille de l’entreprise; 5. la traçabilité des enregistrements comptables.[2]

Pour la conservation, le CO dit ceci: les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision sont conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice.[2] La forme est libre. Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances.[2]

Pour la TVA, la prescription s’ajoute. La prescription signifie qu’après un certain temps, l’impôt ne peut plus être réclamé. Vous conservez les documents jusqu’à la prescription absolue (10 ans après la fin de la période fiscale au cours de laquelle la créance fiscale est née).[7] Pour les immeubles, le délai est plus long. La loi exige une conservation de 20 ans pour les documents commerciaux nécessaires au calcul des prestations à soi-même et du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable concernant les immeubles.[4] Dans sa pratique, l’AFC mentionne même une conservation de 26 ans pour les documents commerciaux liés à des immeubles, en vue d’éventuels changements d’affectation, révisions, contrôles, etc.[8]

Ce que l’Olico exige pour les pièces électroniques

L’Olico est l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes. Elle fixe comment vous conservez techniquement les livres et les pièces. L’essentiel figure à l’art. 3: le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres et les pièces comptables ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente.[3]

Les pièces doivent en outre rester accessibles. Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir les consulter et les vérifier en tout temps et dans un délai raisonnable. Le personnel, les appareils et les instruments auxiliaires nécessaires doivent être mis à disposition.[3]

L’Olico distingue deux types de supports. Sont autorisés en premier lieu les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables.[3] Les supports modifiables, comme les disques durs, sont aussi permis, mais sous conditions. Il faut notamment des procédés techniques qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées (p. ex. signature électronique).[3] L’intégrité signifie ici que les données sont complètes et inchangées. De plus, le moment où les informations ont été enregistrées doit pouvoir être prouvé sans possibilité de falsification, par exemple grâce à un système d’horodatage. Les procédures et les modes d’utilisation de ces supports doivent aussi être consignés.[3]

L’obligation ne s’arrête pas à l’enregistrement. L’intégrité et la lisibilité des supports d’information sont régulièrement contrôlées.[3] Vous pouvez modifier le format des données ou les transférer sur un autre support. On parle de migration des données. L’exhaustivité et l’exactitude des informations doivent alors rester garanties. Le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet d’un procès-verbal. Ce procès-verbal est conservé avec les informations.[3]

Scanner une pièce papier et détruire l’original

Beaucoup de PME scannent leurs quittances et jettent ensuite le papier. L’AFC décrit précisément ce cas. Dans son exemple, les factures de fournisseurs sont scannées à leur réception, enregistrées en PDF et traitées électroniquement, puis les factures originales sont détruites. Le résultat: les pièces électroniques sont assimilées aux pièces papier et acceptées comme preuves lorsque les principes de la comptabilité régulière et toutes les exigences de l’Olico sont remplis.[6]

Le risque est pour vous. L’entreprise soumise à l’obligation de conserver supporte les risques liés à la destruction du support d’information d’origine. Outre la comptabilité régulière, pour les données électroniques pertinentes en matière de TVA, les principes du traitement régulier des données doivent aussi être garantis (art. 2, al. 2, Olico).[6]

L’AFC souligne que sa pratique évolue. Elle demande de toujours tenir compte aussi de la version la plus récente d’une publication sur sa pratique.[6]

Ce qui doit être disponible lors d’un contrôle TVA

La loi fédérale sur la TVA autorise l’AFC à effectuer des contrôles TVA (art. 78 LTVA). Le contrôle TVA a en principe lieu à votre domicile, pendant les heures de bureau habituelles. En règle générale, toutes les périodes fiscales closes et non prescrites sont contrôlées, ce qui correspond habituellement à quatre années civiles.[7]

Si vous tenez vos pièces sous forme électronique, vous devez donner accès. Il peut être nécessaire d’accorder à l’experte ou à l’expert fiscal TVA l’accès à des supports de données autres que le papier. Les moyens auxiliaires requis doivent alors aussi être mis à sa disposition, et leur utilisation doit lui être expliquée.[7]

La piste d’audit est importante. On entend par piste d’audit le suivi des transactions, de la pièce individuelle à travers la comptabilité jusqu’au décompte TVA, ainsi que dans le sens inverse. Elle doit pouvoir être assurée en tout temps, sans perte de temps.[7] Vous trouverez comment naît votre décompte sur la page consacrée au décompte TVA.

Courte checklist pour votre classement

• Chaque écriture a sa pièce. Le CO exige la justification de chaque enregistrement par une pièce comptable.[2]
• Vos pièces portent des mentions d’imputation et de paiement.[7] L’imputation signifie que la pièce indique sur quel compte elle est comptabilisée.
• Les livres et les pièces sont classés de manière ordonnée, complète et systématique pour chaque exercice.[7]
• Les modifications apportées aux pièces électroniques sont apparentes, comme l’exige l’art. 3 Olico.[6]
• Vous contrôlez régulièrement l’intégrité et la lisibilité de vos supports.[3]
• Si vous changez de système, vous établissez un procès-verbal du transfert des données.

Pour en savoir plus sur le classement numérique de vos quittances, consultez la page Numériser les pièces.