Giustificativi IVA su carta o elettronici: cosa richiedono CO e Olc

Cosa chiarisce l’OIVA sui giustificativi

L’OIVA è l’ordinanza della Confederazione sull’imposta sul valore aggiunto. Per i giustificativi elettronici non crea regole speciali. Rinvia al diritto generale: la trasmissione e la conservazione dei giustificativi in forma non cartacea sono rette dagli articoli 957–958f del Codice delle obbligazioni e dall’ordinanza del 24 aprile 2002 sui libri di commercio.[1]

Anche la legge sull’IVA si collega al diritto commerciale. Il contribuente deve tenere i suoi libri contabili e i pertinenti documenti secondo i principi del diritto commerciale.[4]

L’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) lo riassume così: la fattura cartacea, la fattura cartacea scansionata e la fattura elettronica sono equiparate, perché i principi della tenuta regolare dei conti valgono per tutti i tipi di documenti contabili. Per i dati importanti ai fini della deduzione dell’imposta precedente, che siano su carta o in forma elettronica, deve essere fornita la prova dell’origine e dell’inalterabilità. Questa prova è considerata fornita quando sono rispettati i principi della tenuta regolare dei conti secondo gli articoli 957 segg. CO.[5]

Le regole degli art. 957–958f CO

Il Codice delle obbligazioni (CO) disciplina la contabilità. Il documento contabile vi è definito in modo ampio. Vi rientrano tutti i documenti scritti, su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire l’operazione o l’evento oggetto di una registrazione contabile.[2]

La contabilità rispetta i principi della tenuta regolare dei conti. Ne fanno parte: 1. la registrazione completa, fedele e sistematica delle operazioni e degli altri eventi; 2. la prova documentata delle singole registrazioni contabili; 3. la chiarezza; 4. l’adeguatezza alla natura e alle dimensioni dell’impresa; 5. la verificabilità.[2]

Sulla conservazione il CO dice: i libri di commercio, i documenti contabili, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservati per dieci anni. Il termine di conservazione decorre dalla fine dell’esercizio.[2] La forma è libera. Libri e documenti possono essere conservati su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento.[2]

Per l’IVA vale inoltre la prescrizione. Prescrizione significa che, trascorso un certo tempo, l’imposta non può più essere richiesta. Conservi i documenti fino alla scadenza del termine assoluto di prescrizione (10 anni dalla fine del periodo fiscale in cui è sorto il credito fiscale).[7] Per gli immobili il termine è più lungo. La legge richiede la conservazione per 20 anni dei documenti commerciali necessari per il calcolo dello sgravio fiscale successivo e del consumo proprio di beni immobili.[4] Nella sua prassi l’AFC indica addirittura una conservazione di 26 anni per i documenti commerciali relativi a beni immobili, in vista di possibili cambiamenti di utilizzazione, verifiche, controlli ecc.[8]

Cosa richiede l’Olc per i giustificativi elettronici

L’Olc è l’ordinanza sui libri di commercio. Stabilisce come conservi libri e documenti dal punto di vista tecnico. Il nucleo è nell’articolo 3: i libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.[3]

I documenti devono inoltre restare accessibili. Devono poter essere consultati e verificati dalla persona autorizzata entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione. Per questo il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari necessari vanno tenuti a disposizione.[3]

L’Olc distingue due tipi di supporto. Sono ammessi anzitutto i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili.[3] Anche i supporti alterabili, come i dischi rigidi, sono permessi, ma solo a certe condizioni. Servono tra l’altro procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale).[3] Integrità significa qui che i dati sono completi e inalterati. Inoltre deve essere possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni, ad esempio con la marcatura oraria. Anche gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego devono essere stabiliti e documentati.[3]

L’obbligo non finisce con la memorizzazione. L’integrità e la leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente.[3] Puoi trasferire i dati in un altro formato o su un altro supporto. Si parla di migrazione di dati. Devono però restare garantite la completezza e l’esattezza delle informazioni. La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale. Il verbale è conservato assieme alle informazioni.[3]

Scansionare il giustificativo cartaceo e smaltire l’originale

Molte PMI scansionano le ricevute e poi buttano la carta. L’AFC descrive proprio questo caso. Nel suo esempio le fatture dei fornitori sono scansionate all’arrivo, salvate come PDF ed elaborate elettronicamente, e poi le fatture originali sono distrutte. Il risultato: i giustificativi elettronici sono equiparati a quelli cartacei e sono accettati come prova se sono rispettati i principi della tenuta regolare dei conti e tutti i requisiti dell’Olc.[6]

Il rischio è tuo. L’impresa tenuta alla conservazione sopporta i rischi legati alla distruzione del supporto d’informazione originale. Oltre alla tenuta regolare dei conti, per i dati elettronici rilevanti ai fini dell’IVA devono essere garantiti anche i principi del trattamento regolare dei dati (art. 2 cpv. 2 Olc).[6]

L’AFC segnala che la sua prassi cambia. Chiede di tenere sempre conto anche della versione più aggiornata di una pubblicazione sulla prassi.[6]

Cosa deve essere disponibile in un controllo IVA

La legge federale sull’IVA autorizza l’AFC a eseguire controlli IVA (art. 78 LIVA). Il controllo IVA si svolge di regola al tuo domicilio durante i normali orari di lavoro. Di norma sono controllati tutti i periodi fiscali conclusi e non ancora prescritti, il che corrisponde di solito a quattro anni civili.[7]

Se tieni i giustificativi in forma elettronica, devi dare accesso. Può essere necessario concedere all’esperta o all’esperto fiscale IVA l’accesso a supporti diversi dalla carta. In tal caso vanno messi a sua disposizione anche i mezzi ausiliari necessari e va spiegato come si usano.[7]

È importante la pista di controllo. Per pista di controllo si intende il tracciamento delle operazioni sia dal singolo giustificativo, attraverso la contabilità, fino al conteggio IVA, sia nel senso inverso. Deve essere garantita in ogni momento, senza perdite di tempo.[7] Come nasce il tuo conteggio lo leggi alla pagina sul conteggio IVA.

Breve checklist per il tuo archivio

• Ogni registrazione ha un giustificativo. Il CO richiede la prova documentata delle singole registrazioni contabili.[2]
• I tuoi giustificativi riportano le annotazioni di contabilizzazione e di pagamento.[7] Contabilizzazione significa che sul giustificativo è indicato su quale conto è registrato.
• Libri e giustificativi sono ordinati, completi e classificati in modo sistematico per esercizio.[7]
• Le modifiche ai giustificativi elettronici sono constatabili, come richiede l’art. 3 Olc.[6]
• Controlli regolarmente l’integrità e la leggibilità dei tuoi supporti.[3]
• Se cambi sistema, metti a verbale il trasferimento dei dati.

Per saperne di più su come archiviare le ricevute in digitale, vai alla pagina Scansionare i giustificativi.