Informativa sulla protezione dei dati

Titolare del trattamento

Due ruoli, e perché la differenza conta

Del tuo account risponde Bilanzi: il tuo indirizzo e-mail, i tuoi accessi, il tuo secondo fattore, la lingua scelta. Questi dati servono per farti entrare e per tenere il tuo account.

Della contabilità della tua azienda non risponde. I giustificativi, i contatti, le fatture e le registrazioni appartengono all’azienda. Bilanzi li tratta su suo incarico e secondo le sue istruzioni, e non li usa per altro, né per analisi, né per pubblicità, né per migliorare un modello.

In pratica: alle domande sul tuo account risponde il gestore. Alle domande sui numeri di un’azienda risponde quell’azienda; solo essa decide ruoli e chi vede quale riga.

Quali dati, a quale scopo

Ciò che Bilanzi non raccoglie: nessun identificativo pubblicitario, nessuna profilazione, nessuna vendita né cessione a inserzionisti o intermediari di dati. Le visite delle pagine pubbliche vengono contate, quelle dell’area di lavoro no; come, sta più sotto.

Dove stanno i dati, e chi altro li tocca

Per funzionare Bilanzi si affida ad alcuni servizi. Ognuno di quelli che toccano dati personali figura qui, con ciò di cui risponde e con il luogo in cui tratta.

Bilanzi non invia SMS: il secondo fattore è un’app di autenticazione sul tuo dispositivo. Twilio serve solo per WhatsApp.

Cloudflare, Resend, Umami, Google, Apple, Stripe, Twilio, WhatsApp, Slack, il servizio di ricerca e lo strumento di sviluppo con IA trattano fuori dalla Svizzera. Cloudflare, Resend, Google, Apple, Stripe, Twilio, WhatsApp, Slack, il servizio di ricerca e lo strumento di sviluppo trattano dati anche negli Stati Uniti. Lo scriviamo perché è una differenza che devi conoscere prima di affidarti al servizio.

Accesso con Google e con Apple

Oltre a e-mail e password puoi accedere con Google o con Apple. Sta qui a parte perché in quel caso un’altra impresa viene a sapere che esisti presso Bilanzi.

Bilanzi riceve il tuo indirizzo e-mail, la conferma che è tuo e l’identificativo con cui Google o Apple tiene il tuo account. Google trasmette in più il tuo nome e la tua immagine del profilo, se presenti. Apple non invia il nome. Nulla di più viene richiesto: nessun accesso a contatti, calendario, file o messaggi.

Google, rispettivamente Apple, viene a sapere che hai effettuato l’accesso a Bilanzi, e quando. Che cosa fai poi in Bilanzi, nessuna delle due imprese lo viene a sapere.

Se da Apple scegli «Nascondi la mia e-mail», Bilanzi riceve un indirizzo di inoltro al posto del tuo. Funziona, ma porta a un account proprio, che non coincide con uno esistente.

La tua password Bilanzi non la viene mai a sapere, e Google e Apple non ne vengono mai a conoscere una. L’accesso passa da auth.bilanzi.ch, l’indirizzo di accesso di Bilanzi presso Supabase. Lo scambio avviene con un segreto valido una sola volta, che non raggiunge mai il browser.

Il trattamento di questi dati si basa sul contratto relativo al tuo account. Che Google o Apple vi partecipino si basa sul tuo consenso: sei tu a scegliere questa via, a ogni accesso. Non ne dipendi, perché con e-mail e password arrivi allo stesso posto.

Dei dati di accesso rispondono Google e Apple stessi. Per le persone in Svizzera sono, secondo le loro indicazioni, Google Ireland Limited e Apple Distribution International Ltd., entrambe in Irlanda. Entrambe trattano dati anche negli Stati Uniti.

Per gli Stati Uniti il Consiglio federale ha riconosciuto un livello di protezione adeguato solo per le imprese certificate secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Come Google e Apple tutelano il trasferimento sta nelle loro informative sulla protezione dei dati:

• Google: https://policies.google.com/privacy
• Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/

L’app per iPhone e Android

Bilanzi esiste anche come app per iPhone, iPad e Android. Mostra lo stesso spazio di lavoro di bilanzi.ch e parla con lo stesso server. Quanto sta in questa pagina vale quindi anche nell’app, e il trattamento si basa allo stesso modo sul contratto relativo al tuo account.

Sul telefono l’app non salva nulla dei tuoi libri. Fanno eccezione i giustificativi che fotografi senza rete o che condividi con Bilanzi. Restano nella memoria dell’app, fuori da ogni backup presso Apple o Google, finché il server non li ha accettati. Poi l’app li cancella.

Quando fotografi un giustificativo, lo scanner funziona sul telefono: sull’iPhone VisionKit di Apple, su Android lo scanner di documenti di Google dai servizi Google Play. L’immagine va solo a Bilanzi. Lo scanner di Google invia a Google indicazioni sul dispositivo e sull’uso, per esempio la versione e la durata di una scansione, ma nessuna immagine. Di queste indicazioni risponde Google stessa.

Se proteggi l’app con il volto o l’impronta digitale, è il telefono a verificare. L’app viene a sapere solo se la verifica è riuscita. Le caratteristiche del tuo volto o del tuo dito non lasciano il telefono, e il server di Bilanzi non sa nulla della verifica.

Nell’app l’accesso con Google o Apple passa dal browser del telefono e poi torna nell’app. Vale quanto sta sopra sull’accesso.

Puoi scaricare l’app dall’App Store di Apple e da Google Play. Apple e Google vengono così a sapere che l’hai scaricata, secondo le loro condizioni. L’app non contiene librerie per pubblicità o statistiche, e non ti segue attraverso app e siti web di altri fornitori.

Che cosa chiediamo alla registrazione

Dopo la registrazione ti scriviamo per aiutarti a iniziare: poco dopo per darti il benvenuto, dopo uno, tre e sette giorni sui primi passi ancora mancanti, e se lavori con Bilanzi, dopo due settimane con un consiglio e dopo un mese con un riepilogo. Sono al massimo sei messaggi in trenta giorni e al massimo uno al giorno. Tranne il benvenuto, inviamo di giorno, secondo l’ora svizzera. I messaggi riportano il tuo nome, se il tuo account lo conosce, e contano quanti giustificativi, fatture ed estratti conto hai registrato, senza importi e senza contenuti. Se alla registrazione hai indicato un programma precedente, ti segnaliamo una volta il trasloco. Gli account che esistevano già il 10 novembre 2026 sono stati inseriti una volta in questa serie, nel punto adatto, salvo chi aveva disdetto la newsletter. I messaggi su Autopilot presentano un aiuto pertinente. Il link in ogni messaggio disattiva tutti questi messaggi, indipendentemente dalla newsletter. Nella nostra banca dati conserviamo registrazione, primo passo scelto, giorni di visita, invii e acquisti. Misuriamo ritorni e acquisti per fonte e data di registrazione, senza contenuti contabili né tracciamento di terzi. I dati vengono eliminati con il tuo account. Lo scopo è facilitare i primi passi e migliorare la nostra offerta.

Alla registrazione Bilanzi fa qualche domanda facoltativa: se gestisci un’azienda tua, se lavori per una fiduciaria o fai altro, con quale programma tieni la contabilità oggi, e se vuoi dirci qualcosa. Puoi lasciare vuota ogni domanda. La registrazione funziona lo stesso.

Bilanzi salva anche la lingua in cui ti sei registrato e la fonte indicata nel link da cui sei arrivato, se ne porta una. È una parola contenuta nel link stesso, per esempio il nome di una newsletter.

Il gestore legge queste risposte per capire da dove arrivano le persone e di che cosa hanno bisogno. Non vengono passate a nessuno e non servono né alla pubblicità né a un profilo. Stanno nella banca dati a Zurigo.

Le risposte restano finché il tuo account non viene eliminato. Se vuoi farle cancellare prima, basta un messaggio al gestore.

Dal 15 al 22 settembre 2026 questo sito aveva un modulo per richiedere di partecipare ai test. Non è più in funzione. Le richieste arrivate da lì restano salvate finché non ne chiedi la cancellazione: nome, indirizzo e-mail, azienda, ruolo, messaggio e lingua.

Quando ci dai un feedback

Se acconsenti espressamente a «Possiamo contattarti in merito alla tua segnalazione?» quando chiudi un’azienda o elimini il tuo account, Bilanzi conserva il tuo indirizzo e-mail con la segnalazione, anche dopo l’eliminazione dell’account. Serve solo a risponderti o ad aggiornarti sulla segnalazione. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento contattando il gestore.

Nell’area di lavoro puoi segnalare un errore o proporre qualcosa con «Dare un feedback». Bilanzi salva il tuo testo e il tipo di feedback. Si aggiungono la schermata e l’indirizzo in cui ti trovavi, il nome dell’azienda aperta, il tuo browser, le dimensioni della finestra, la lingua e il tuo indirizzo e-mail.

Il gestore legge ogni feedback e decide se realizzarlo. Pubblicamente Bilanzi mostra solo il numero e l’ambito di un feedback e quanti ce ne sono, mai il testo.

Ogni nuovo feedback viene segnalato al gestore in un canale interno presso Slack, un fornitore negli Stati Uniti. Vi arrivano numero, tipo, schermata e i primi 300 caratteri del testo. Il tuo indirizzo e-mail e il nome dell’azienda non vi arrivano.

Quando il gestore accetta un feedback, questo passa per la realizzazione agli agenti di IA con cui viene sviluppato Bilanzi. Questi funzionano presso un fornitore negli Stati Uniti. Vengono passati numero, tipo, testo, schermata e data. Il tuo indirizzo e-mail e il nome dell’azienda restano in Bilanzi.

Quando il tuo feedback viene realizzato o riceve una risposta, ricevi un’e-mail. Una risposta personale del gestore può arrivare anche dalla sua casella di posta.

I feedback restano salvati finché non ne chiedi la cancellazione.

Novità per e-mail

Ogni tanto il gestore ti scrive cosa c’è di nuovo in Bilanzi. L’e-mail va a ogni account con indirizzo confermato. Arriva da un indirizzo con bilanzi.ch, e se rispondi raggiungi il gestore.

Per questo Bilanzi usa il tuo indirizzo e-mail, la lingua del tuo spazio di lavoro e il tuo nome, se l’hai indicato sotto Il mio conto. Se accedi con Google, Bilanzi usa la prima parola del nome che Google trasmette, finché non vi indichi altro.

Bilanzi conta se un’e-mail è stata recapitata, respinta o segnalata come spam, se l’hai aperta e quali link hai cliccato. L’apertura la segnala un’immagine invisibile che il tuo programma di posta carica da bilanzi.ch. Un clic passa prima da bilanzi.ch e poi prosegue. Se il tuo programma di posta non carica le immagini, l’apertura non viene contata.

Il gestore vede questi dati sommati per numero, per capire cosa interessa alle persone. Non servono alla pubblicità e non vengono trasmessi a nessuno. Si trovano nella banca dati a Zurigo e restano finché non ne chiedi la cancellazione o il tuo account viene cancellato.

Queste e-mail si basano sul tuo account presso Bilanzi: chi usa un’offerta può essere informato su offerte simili dello stesso fornitore, purché possa rifiutare in qualsiasi momento (art. 3 cpv. 1 lett. o LCSl).

Puoi annullare l’iscrizione in qualsiasi momento: con il link in fondo a ogni e-mail, con il pulsante per annullare l’iscrizione del tuo programma di posta o sotto Il mio conto. Le e-mail sul tuo account, per esempio una nuova password, continuano ad arrivarti.

Lettere alle ditte appena iscritte

Ogni giorno feriale Bilanzi legge le nuove iscrizioni nel Foglio ufficiale svizzero di commercio (FUSC): ditta, IDI, forma giuridica, sede, indirizzo con c/o, scopo e capitale. Il registro di commercio è pubblico e i suoi dati possono essere utilizzati (art. 14 ORC).

Alle piccole aziende Bilanzi scrive una lettera su carta con un’offerta. Regole fisse scartano holding, società immobiliari e società bucalettere. L’IA di Infomaniak in Svizzera attribuisce il resto a un settore. Il gestore dà il via libera a ciò che parte, e un sorteggio decide chi riceve una lettera.

In una ditta individuale e in una società in nome collettivo la ditta contiene il nome di una persona. Per questo qui c’è scritto chi scrive, a che scopo e da dove viene l’indirizzo: la Mainbranch GmbH, come pubblicità per Bilanzi, dal FUSC. La lettera lo dice anche in piccolo.

Nella lettera c’è un codice personale. Chi lo apre trova la sua ditta già preparata su bilanzi.ch. Bilanzi conta se il codice è stato aperto e se poi sono nati un conto e un’azienda con lo stesso IDI. Bilanzi conta lo stesso per ditte senza lettera, per misurare l’effetto della lettera.

Niente più posta: su bilanzi.ch/stopp con il codice della lettera, oppure con un’e-mail all’indirizzo qui sopra. La ditta finisce allora in una lista di blocco e non riceve mai più una lettera (art. 30 cpv. 2 lett. b LPD).

Ciò che viene scartato o non riceve una lettera, Bilanzi lo cancella dopo 90 giorni, tranne l’IDI e il motivo. Le ditte contattate restano 12 mesi per la valutazione. La lista di blocco resta.

Allo stesso modo Bilanzi scrive alle fiduciarie. Il loro indirizzo proviene dal registro di commercio: da una ricerca in Zefix con parole come «Treuhand» o «Buchhaltung», oppure perché una nuova ditta del FUSC ha il domicilio presso una fiduciaria. Le fiduciarie che ricevono una lettera possono anche provenire da elenchi che il gestore compila da annuari pubblici, ma il loro indirizzo proviene sempre dal registro di commercio. Per ogni lettera Bilanzi conta se il codice è stato aperto, se il video è stato guardato e se è stato aperto un conto. Per non ricevere più posta vale la stessa via descritta sopra, e la lista di blocco vale per entrambe le lettere. Le fiduciarie senza lettera Bilanzi le cancella dopo 12 mesi.

Il gestore registra ogni fiduciaria contattata come potenziale cliente nel suo elenco, con nome, IDI e indirizzo del registro di commercio, e con l’ondata e il codice della lettera. Se una fiduciaria ha aperto il codice, guardato il video o aperto un conto, può darsi che qualcuno di Bilanzi la chiami una volta. Chi non vuole più ricevere posta non riceve nemmeno una chiamata. La fiduciaria resta nell’elenco finché non ne chiede la cancellazione.

Misurare il successo degli annunci Google

Bilanzi fa pubblicità con annunci nella ricerca Google e vuole sapere quali funzionano. Per questo su bilanzi.ch non gira nessuno script di Google, e il tuo browser non parla con nessun indirizzo di Google.

Se arrivi da un annuncio Google, il link contiene un identificativo del clic assegnato da Google e alcune indicazioni sulla campagna. Il tuo browser le conserva localmente sotto «bz_attr», insieme alla pagina di arrivo, al nome della pagina precedente senza il suo percorso e all’ora. La voce resta lì fino alla registrazione e scade dopo 90 giorni. Subito dopo il caricamento Bilanzi toglie queste indicazioni dalla barra degli indirizzi, perché non finiscano in un link condiviso.

Se ti registri, queste indicazioni arrivano a Bilanzi e vengono salvate con il tuo account, nella banca dati a Zurigo. Il gestore legge le indicazioni sulla campagna per capire quale campagna porta registrazioni. Lo stesso vale per i link con indicazioni di campagna che non vengono da Google, per esempio da una newsletter.

Se il tuo account ha un identificativo del clic, Bilanzi comunica a Google che dal tuo clic è nata una registrazione, un’azienda configurata o un abbonamento. Te lo segnala una frase sotto il pulsante «Crea account». Puoi opporti in ogni momento, come descritto più sotto.

Google riceve l’identificativo del clic, l’ora, il tipo di evento e, per un abbonamento, l’importo del primo pagamento. Nessun indirizzo e-mail, nessun nome e niente della tua contabilità. Google preleva queste indicazioni una volta al giorno come file da bilanzi.ch. Bilanzi non ne consente l’uso per la pubblicità personalizzata.

Per le persone in Svizzera la destinataria è Google Ireland Limited, in Irlanda. Google tratta le indicazioni anche presso Google LLC, negli Stati Uniti. Per gli Stati Uniti il Consiglio federale ha constatato un livello di protezione adeguato per le aziende certificate secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Secondo le sue indicazioni, Google LLC lo è.

Bilanzi cancella l’identificativo del clic 90 giorni dopo il clic. Le indicazioni sulla campagna restano con il tuo account finché non viene cancellato.

Puoi opporti a questa misurazione in ogni momento: nello spazio di lavoro, in Il mio conto › Protezione dei dati, con la casella «Non usare per misurare gli annunci Google», oppure per e-mail all’indirizzo indicato sopra. Da quel momento Bilanzi non segnala più nulla su di te. Ciò che Google ha già ricevuto resta presso Google.

Appuntamenti con Bilanzi

Su bilanzi.ch prenoti un appuntamento con il gestore. Indichi nome, studio, indirizzo e-mail, se vuoi un numero di telefono, un tema e telefono o video. Questi dati restano in Bilanzi.

Gli orari liberi vengono dal calendario Google del gestore. Bilanzi vi legge solo quando è occupato, senza titoli e senza contenuti.

Bilanzi iscrive il tuo appuntamento in questo calendario, senza di te come partecipante e senza un invito di Google. Google riceve solo il nome del tuo studio, l’ora e un link all’appuntamento presso Bilanzi. Se scegli il video, Google crea anche una stanza Google Meet.

Google è qui responsabile del trattamento per conto di Bilanzi. La destinataria è Google Ireland Limited in Irlanda, e Google tratta dati anche negli Stati Uniti. Secondo le sue indicazioni, Google LLC è certificata secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Bilanzi ti manda una conferma per e-mail e te lo ricorda 24 ore e un’ora prima. Con i link contenuti sposti o annulli l’appuntamento.

Bilanzi cancella l’appuntamento e le sue e-mail 12 mesi dopo l’appuntamento. Il tuo studio resta come contatto nella rubrica del gestore, finché non ne chiedi la cancellazione.

Candidatura come fiduciaria fondatrice

Fino al 30 ottobre 2026 una fiduciaria poteva candidarsi come fiduciaria fondatrice, su bilanzi.ch, con la lettera o nell’area di lavoro. Per questo Bilanzi salvava fiduciaria, località, nome, indirizzo e-mail, se volevi un numero di telefono e le risposte a tre domande. Se la candidatura è arrivata con la lettera, vi figura il suo codice.

Bilanzi aveva bisogno di questi dati per decidere sulla candidatura e rispondere alla fiduciaria. Per questo la fiduciaria entrava come interessata nella rubrica del gestore, e lui riceveva un messaggio.

Una fiduciaria fondatrice vedeva le idee di tutte le fiduciarie fondatrici, ognuna con il nome della fiduciaria che l’aveva scritta. Una fiduciaria figurava tra «Le fiduciarie fondatrici» solo se aveva dato il suo consenso.

Il programma è terminato. Bilanzi non accetta più candidature e non mostra più idee né una lista delle fiduciarie fondatrici. Una candidatura ancora senza decisione è respinta, e ogni posto di fiduciaria fondatrice è finito.

Bilanzi cancella una candidatura respinta dodici mesi dopo la decisione. Quando il posto di una fiduciaria fondatrice finisce, Bilanzi cancella nome, indirizzo e-mail e numero di telefono della candidatura dopo dodici mesi. Nome e località della fiduciaria, il suo numero e le sue idee restano nella storia delle fiduciarie fondatrici. La fiduciaria resta come contatto nella rubrica del gestore, finché non ne chiede la cancellazione.

Pagare con Stripe

Paghi i piani a pagamento e il credito lettere tramite Stripe Payments Europe Ltd., a Dublino, in Irlanda. Per pagare e per cambiare il mezzo di pagamento, Bilanzi ti porta su pagine di Stripe. Lì indichi la tua carta o TWINT. Su bilanzi.ch non gira alcuno script di Stripe.

Scegli, cambi e disdici il piano in Bilanzi. Possono farlo solo le persone che amministrano l’organizzazione, e solo loro vedono i pagamenti. Bilanzi addebita il rinnovo automaticamente sul mezzo di pagamento salvato. Dal 14 ottobre 2026 un saldo IA non si può più ricaricare, né a mano né in automatico. Su richiesta il gestore rimborsa un saldo rimasto tramite Stripe. Se il piano è annuale o non c’è un mezzo di pagamento salvato, arriva un’e-mail una settimana prima.

All’acquisto di un piano Bilanzi passa a Stripe il nome dell’organizzazione, l’indirizzo e-mail di chi acquista, la lingua, l’importo e numeri interni per organizzazione, pagamento e piano. Quando ricarichi il credito lettere, Stripe riceve solo l’importo, la lingua e numeri interni per organizzazione e pagamento. Sulle pagine di Stripe si aggiungono i tuoi dati di pagamento. All’acquisto di un piano Stripe chiede anche l’indirizzo di fatturazione e, se vuoi indicarlo, il tuo IDI o numero IVA. La ricevuta la manda Stripe per e-mail.

Bilanzi conserva per intero le notifiche di Stripe su ogni pagamento. Vi figurano tra l’altro il numero cliente, l’importo, lo stato del pagamento, la marca, le ultime quattro cifre e la scadenza della carta oppure TWINT, e il link alla ricevuta. Bilanzi non vede mai un numero di carta completo.

Il trattamento si fonda sul contratto d’acquisto. Per una parte dei dati Stripe è responsabile in proprio, per esempio per la lotta alle frodi e per i suoi obblighi di legge. Stripe tratta dati anche negli Stati Uniti. Come tutela questo trasferimento lo spiega la sua informativa sulla protezione dei dati: https://stripe.com/privacy

Pagamenti e ricevute fanno parte della contabilità del gestore e vengono conservati dieci anni (CO art. 958f cpv. 1).

Quando un modello legge un giustificativo

Bilanzi può far leggere un giustificativo a un modello linguistico e ricavarne una proposta di registrazione. Questa funzione c’è nei piani a pagamento come Autopilot, compresa nel prezzo del piano. In Free la o il titolare di un’azienda può provare l’IA una volta su alcune pagine di giustificativi.

Nei piani a pagamento un giustificativo che carichi nella «Ricezione dei giustificativi» o salvi con «Scansiona un giustificativo» va subito al modello. I giustificativi che arrivano per e-mail o WhatsApp vengono letti non appena la lettura automatica è accesa nella «Ricezione dei giustificativi». Con l’acquisto di Autopilot è accesa, e puoi spegnerla in qualsiasi momento. Quello che resta in attesa durante una pausa dell’IA viene letto il primo giorno del mese successivo. In Free un giustificativo esce solo con il pulsante di prova. Le buste paga non escono mai.

Con il giustificativo escono il nome della tua azienda, la valuta, la data di oggi, se l’azienda è assoggettata all’IVA, il nome del file e il piano dei conti. Al modello servono per proporre una registrazione.

Lo stesso modello risponde alle domande che fai a Bilanzi sulla tua contabilità. La domanda esce allora con un estratto dei libri, limitato a ciò che tu stesso puoi vedere. L’estratto può contenere nomi di clienti, fornitori e controparti bancarie, causali di pagamento, cifre del conto economico e il totale dell’ultimo calcolo dei salari. Si aggiungono articoli e prezzi del tuo catalogo. Se si tratta di un cliente preciso, escono anche le sue persone di contatto con funzione, e-mail e telefono, le ultime note e attività, i prossimi passi aperti, le offerte e le commesse.

Lo stesso modello propone conti per le righe bancarie, controlla le registrazioni prima di una chiusura e scrive testi per offerte e solleciti, ogni volta solo quando lo avvii tu. Per la banca escono le righe aperte con controparte e causale, il piano dei conti e le attribuzioni che hai già fatto. Per il controllo escono singole registrazioni con testo, importo, conto e codice IVA. Per un testo escono il nome del cliente e le posizioni dell’offerta o l’importo aperto della fattura.

Se una riga bancaria contiene un indirizzo web, il server di Bilanzi apre la pagina iniziale di quell’indirizzo e passa al modello il suo titolo e la sua descrizione. Esce solo l’indirizzo stesso, niente dalla tua contabilità.

Se una riga bancaria nomina un’azienda che Bilanzi non conosce ancora, il server di Bilanzi chiede prima a un servizio di ricerca con IA, negli Stati Uniti, che cosa fa quell’azienda. Per farlo il servizio cerca sul web. Esce solo il nome dell’azienda, mai il nome di una persona, nessun importo e niente dalla tua contabilità. La risposta va con la riga al modello di Infomaniak, e la proposta indica la fonte alla fine.

Con Autopilot per i salari puoi scrivere a Bilanzi Lohn in una frase che cosa è successo, per esempio che una persona se ne va o cambia grado di occupazione. È possibile solo se la titolare o il titolare ha attivato Autopilot per i salari, e solo per chi può scrivere nei salari. In quel caso la tua frase e i nomi e cognomi dei collaboratori dell’azienda vanno allo stesso modello. Quello che scrivi nella frase parte con essa, anche un’assenza, un grado di occupazione o un salario. Il numero AVS, la data di nascita, l’indirizzo, le coordinate bancarie e il salario dei dati di base non vengono trasmessi. Il modello propone di chi e di che cosa si tratta, e solo quando confermi la proposta questa diventa una notifica in Bilanzi Lohn. Bilanzi non salva né la frase né la risposta del modello. Viene annotato soltanto che è stata posta una domanda, da chi e quanto è costata, e nella pista di controllo quale caso hai confermato per quale impiego.

Se con Autopilot per i salari recuperi mesi che il tuo software precedente ha già pagato, puoi caricare i vecchi conteggi salariali, in PDF o come foto. Anche questo è possibile solo se la titolare o il titolare ha attivato Autopilot per i salari, e solo per chi può scrivere nei salari. In quel caso ogni file caricato va per intero allo stesso modello, con tutto ciò che contiene. Su un conteggio salariale si trovano di regola nome, indirizzo, numero AVS, salario, deduzioni e coordinate bancarie della persona. Niente di tutto questo si può togliere, perché il modello legge le pagine come immagini. Da Bilanzi Lohn non esce nient’altro, nemmeno un elenco dei collaboratori. Il modello legge per ogni conteggio il nome, il mese, il salario netto e il giorno del versamento, e Bilanzi attribuisce da sé il nome a un impiego. Bilanzi non conserva il file e non salva né il suo nome né la risposta del modello. Ciò che è stato letto si trova solo nel tuo browser e precompila il recupero, finché non controlli e confermi il mese. A quel punto viene salvato lo stesso che con un recupero a mano, cioè il giorno del versamento e se il netto corrisponde, non l’importo letto. Viene inoltre annotato che è avvenuta una lettura, chi l’ha avviata e quanto è costata, e nella pista di controllo per quale impiego e quale mese.

Il fornitore è Infomaniak Network SA, a Ginevra, e il trattamento avviene in Svizzera. Nell’area di lavoro Bilanzi indica fornitore e luogo del trattamento sulla schermata in cui si lavora. Esce solo ciò che è espressamente autorizzato su una via registrata, documentata e approvata; altrimenti la banca dati rifiuta la chiamata. Non la schermata, la banca dati.

Secondo quanto dichiara, Infomaniak non conserva le richieste e non le usa per addestrare modelli. Valgono le condizioni contrattuali che il gestore ha concluso con Infomaniak.

Per ogni uso dell’IA Bilanzi annota quando è avvenuto, per che cosa, quanto è costato e chi l’ha avviato. Con questi dati Bilanzi conteggia un saldo IA rimasto e vede quanto legge l’IA per un’azienda in un mese. Con questa annotazione resta salvato il risultato, per esempio la proposta di registrazione, la risposta o il testo proposto. Così una richiesta ripetuta non costa due volte, e resta tracciabile che cosa ha fatto l’IA. Domanda e giustificativo non vi figurano. Per la prova in Free Bilanzi annota chi l’ha iniziata e quante pagine sono state lette.

Se in un mese l’IA legge per un’azienda molto più del solito, il gestore lo viene a sapere, per potersi fare vivo. Vede l’azienda e i costi, nessun contenuto.

Una domanda senza contabilità è a carico di Bilanzi, per esempio in Free o da un numero WhatsApp senza conto. Anche qui annota solo quando, da quale canale, per quale motivo e quanto è costato, e con un conto, chi ha chiesto.

La proposta resta una proposta. Si registra solo quando una persona la accetta, e l’accettazione viene annotata nella pista di controllo.

Quando scrivi a Bilanzi via WhatsApp

Nei piani a pagamento puoi inviare giustificativi a Bilanzi via WhatsApp e registrarli con un pulsante. Colleghi WhatsApp tu stesso in Il mio conto e in quel momento dai il tuo consenso esplicito. Bilanzi registra quando è successo e quale testo hai accettato.

Bilanzi ti manda promemoria solo se li attivi da WhatsApp in Il mio conto, ogni tipo per sé. Un promemoria indica l’azienda e un numero, un importo o una scadenza dai tuoi libri contabili. Puoi disattivarli lì in ogni momento.

Bilanzi riceve il tuo numero di telefono, i messaggi, le foto e i PDF che invii e i pulsanti che premi. Una foto o un PDF diventa un giustificativo della tua azienda, come un file caricato. Lo legge il modello descritto sopra, se la lettura automatica è accesa. A una domanda risponde lo stesso modello, dai libri che puoi leggere tu stesso, come nel campo «Chiedi a Bilanzi». Le risposte indicano quindi importi, conti e nomi della tua contabilità. Se lavori in una fiduciaria, un testo senza «Bilanzi:» davanti va al gestore e non al modello, come descritto nella sezione seguente.

Un messaggio vocale lo trascrive Infomaniak in Svizzera, su una via approvata a parte. Per farlo Bilanzi scarica l’audio da Twilio, lo invia a Infomaniak e poi lo cancella da Twilio. Bilanzi non conserva l’audio. Il testo segue la via di una domanda scritta e compare sopra la risposta. Si annotano solo il momento, la dimensione del file e la lunghezza del testo.

Se qualcuno scrive da un numero non collegato a nessun conto, il testo va al gestore come richiesta, come descritto nella sezione seguente. Se la domanda inizia con «Bilanzi:», Bilanzi risponde dalle proprie pagine e dal proprio aiuto, senza contabilità. Per farlo, il testo della domanda va al modello descritto sopra. Di una domanda simile Bilanzi conserva solo un’impronta del numero e del messaggio, per un giorno, contro ripetizioni e abusi. Bilanzi cancella il messaggio presso Twilio.

I messaggi passano da WhatsApp, un servizio di Meta, e da Twilio Inc., che gestisce per Bilanzi il collegamento a WhatsApp. Tra il tuo telefono e Meta un messaggio viaggia cifrato. Presso Meta e Twilio viene decifrato, perché Bilanzi possa leggerlo e rispondere. Entrambi trattano i messaggi anche negli Stati Uniti.

Per gli Stati Uniti il Consiglio federale ha constatato un livello di protezione adeguato per le aziende certificate secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Secondo le loro indicazioni, Twilio Inc. e Meta Platforms, Inc. lo sono.

Presso Twilio, Bilanzi cancella ogni foto non appena è archiviata come giustificativo e ogni messaggio non appena è elaborato o recapitato. In Bilanzi il testo di un messaggio resta solo finché non è elaborato o inviato, tranne in una richiesta al gestore. Ciò che Meta e Twilio conservano oltre a questo dipende dalle loro condizioni.

Il tuo numero e, per ogni messaggio, momento, tipo e stato restano in Bilanzi, anche dopo lo scollegamento. Così si può ricostruire che cosa è stato registrato via WhatsApp. Se vuoi che una parte venga cancellata, basta un messaggio al gestore. I giustificativi restano finché dura l’obbligo di conservazione.

Il trattamento si basa sul tuo consenso. Lo revochi con «Scollega» in Bilanzi o scrivendo STOP nella chat. Da quel momento Bilanzi non elabora più alcun messaggio del tuo numero.

Per WhatsApp stesso valgono le condizioni e l’informativa sulla privacy di WhatsApp. Come Twilio e WhatsApp trattano i dati sta nelle loro informative sulla protezione dei dati:

• Twilio: https://www.twilio.com/en-us/legal/privacy
• WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy

Richieste al gestore

A [email protected] e al numero WhatsApp di Bilanzi raggiungi direttamente il gestore. Via WhatsApp vale se lavori in una fiduciaria e hai collegato il tuo numero, e per i numeri senza conto. Se il tuo testo inizia con «Bilanzi:», risponde Bilanzi stesso, come descritto nella sezione su WhatsApp.

Bilanzi registra ogni messaggio come richiesta e lo segnala subito al gestore, via WhatsApp tramite Twilio e Meta. La segnalazione indica la tua fiduciaria, il tuo nome, il tuo indirizzo o una parte del tuo numero e un estratto del tuo testo. Se WhatsApp non raggiunge il gestore, la segnalazione va per e-mail tramite Resend agli amministratori della piattaforma.

Un’e-mail a [email protected] la riceve Cloudflare Email Routing, che la inoltra a Resend, il quale la riceve per Bilanzi. Bilanzi salva mittente, nome, oggetto e testo.

Ricevi una conferma con la scadenza. La risposta del gestore torna per la stessa via, su WhatsApp o per e-mail tramite Resend. Il suo numero non lo vedi.

Per ogni richiesta Bilanzi annota quando è arrivata, quando è giunta la prima risposta e quando è stata risolta. Così il gestore verifica la sua promessa sui tempi di risposta.

Testo, nome, indirizzo, numero e oggetto di una richiesta e delle sue risposte Bilanzi li cancella 12 mesi dopo l’arrivo. Gli orari restano poi senza riferimento a una persona, per le cifre di ogni mese. L’elenco delle e-mail indirizzate a [email protected] Bilanzi lo cancella dopo 30 giorni. Presso Twilio, Bilanzi cancella ogni messaggio non appena figura nella richiesta o è recapitato.

Come vengono contate le visite

Sulle pagine pubbliche Bilanzi conta quale pagina viene richiamata. Nell’area di lavoro non si conta nulla: lì un percorso può portare l’identificativo di un giustificativo o di una fattura, e un percorso simile non appartiene a nessuna statistica.

Si conta senza cookie e senza un identificativo che resti nel tuo browser. Per questo su queste pagine non compare alcun banner di consenso.

Per farlo il tuo browser non parla con nessun indirizzo estraneo. Lo script di conteggio viene servito da bilanzi.ch, e la misurazione la riceve questo server, che la inoltra a Umami. Vengono trasmessi:

• la pagina richiamata e la pagina da cui sei arrivato
• lingua, dimensione dello schermo, browser e sistema operativo
• il tuo indirizzo IP, perché Umami possa distinguere una visita dall’altra; Bilanzi non lo conserva

Chi ha attivato Do Not Track nel browser non viene contato. Il browser carica comunque lo script di conteggio, e in quel momento bilanzi.ch passa a Umami il tuo indirizzo IP e l’identificativo del tuo browser.

Dei tuoi libri non entra mai nulla in una misurazione: nessun importo, nessun nome, nessun giustificativo.

Cookie e ciò che resta nel browser

Bilanzi non pone cookie pubblicitari né cookie di conteggio: il conteggio descritto sopra ne fa a meno, e l’area di lavoro non viene contata affatto. Per questo non compare alcun banner di consenso: i quattro cookie qui sotto servono all’accesso, e un cookie necessario non si fa accettare.

Questi quattro cookie sono necessari perché un accesso funzioni:

Il tuo browser tiene inoltre alcune indicazioni in locale: per quale via hai fatto l’ultimo accesso, quale azienda e quale schermata avevi aperto per ultime, quali avvisi hai chiuso e quali voci del changelog conosci già. Queste indicazioni non raggiungono mai Bilanzi.

Fino alla registrazione ricorda il piano scelto, fino all’accettazione un invito. Entrambi arrivano a Bilanzi con la registrazione o con l’accettazione.

Finché una scheda è aperta, tiene le azioni il cui esito è ancora aperto e le risposte di Bilanzi alle tue domande. Entrambe spariscono con la scheda.

Se un aiuto è aperto o chiuso, Bilanzi lo salva con il tuo account, così resta su ogni dispositivo come l’hai lasciato. Il browser ne tiene una copia.

Se arrivi da un annuncio o da un link con indicazioni di campagna, il tuo browser le ricorda sotto «bz_attr» fino alla registrazione, per al massimo 90 giorni. Raggiungono Bilanzi solo se ti registri. Maggiori dettagli nella sezione sulla misurazione degli annunci Google.

Quanto a lungo restano le cose

I dati contabili soggiacciono a un obbligo legale di conservazione: i libri, i giustificativi e la corrispondenza commerciale dieci anni (CO art. 958f cpv. 1), i documenti relativi a beni immobili vent’anni (LIVA art. 70 cpv. 3).

Bilanzi non lo tratta come un’indicazione ma come una regola: entro il termine la banca dati rifiuta la distruzione di un giustificativo legato a una registrazione o a una nota spese. Una registrazione non viene mai sovrascritta; una correzione è una registrazione di storno visibile e collegata.

Puoi eliminare il tuo account in qualsiasi momento nell’area di lavoro, nella zona di pericolo sotto Conto. I libri della tua azienda ne restano intatti finché il termine decorre. Non è una decisione di Bilanzi, ma un obbligo dell’azienda.

Con l’account, Bilanzi elimina il tuo indirizzo di accesso, la password, le impostazioni, i dati della registrazione, i tuoi feedback e un collegamento con WhatsApp, numero compreso. Nei libri, nella pista di controllo e nei dati sull’uso dell’IA figuri poi senza nome e senza indirizzo.

Per ciò che non rientra nell’obbligo di conservazione oggi non esiste, tranne che per le lettere alle ditte e alle fiduciarie, per gli appuntamenti con Bilanzi, per le candidature di fiduciaria fondatrice e per le richieste al gestore, una cancellazione automatica: inviti, feedback e indicazioni sull’uso dell’IA restano salvati. Se vuoi che qualcosa venga cancellato, basta un messaggio al gestore. Bilanzi non conserva il testo delle e-mail inviate, tranne le risposte a una richiesta al gestore.

Soci, azionisti, gerenza, consiglio d’amministrazione e chi firma restano salvati come cronologia, anche dopo la fine di un ruolo, finché l’azienda tiene i suoi libri in Bilanzi. Nella pista di controllo i loro ruoli figurano senza nome e senza indirizzo. Se l’azienda rimuove una voce inserita per errore, Bilanzi la cancella, con l’ultimo ruolo la persona e con l’ultimo ruolo con quote il suo indirizzo.

Che cosa viene imposto a protezione di questi dati

I punti seguenti sono imposti nel codice e coperti da test automatici, non sono semplici intenzioni:

• La separazione fra aziende sta nella banca dati ed è verificata a ogni singola interrogazione, non nell’applicazione a monte.
• Il tuo elemento di accesso non raggiunge mai il browser in forma leggibile: sta in un cookie a cui nessuno script arriva.
• Il secondo fattore è facoltativo e appartiene all’accesso: chi configura un’app di autenticazione conferma una volta dopo la password. Che cosa può fare poi una persona dipende dal suo ruolo.
• La pista di controllo annota registrazioni, giustificativi, piano dei conti, conti bancari, blocchi dei periodi e permessi in una catena: ogni voce rimanda alla precedente. Una modifica fatta in Bilanzi vi compare, e «Verifica la catena» mostra se ogni voce corrisponde ancora alla precedente. I download di libri e giustificativi e gli accessi tramite link per revisori sono registrati con momento, documento e account oppure organo indicato. I registri sono conservati almeno quanto i libri corrispondenti. Non tutte le visualizzazioni sono registrate.
• La trasmissione è esclusivamente cifrata, e il browser parla solo con bilanzi.ch. Cloudflare riceve questo collegamento e lo inoltra a Bilanzi. Dalla tua sessione non parte alcun collegamento verso un altro servizio, salvo un reindirizzamento che avvii tu stesso, per esempio per accedere con Google o Apple o per pagare presso Stripe.
• Se Bilanzi accede ai libri di un’azienda, su sua richiesta o per eliminare un guasto, lo annota in un protocollo che titolare e amministrazione vedono nelle impostazioni. L’accesso del supporto l’azienda lo autorizza a tempo e lo revoca in ogni momento.

I tuoi diritti

Puoi chiedere quali dati che ti riguardano vengono trattati, esigere la rettifica di indicazioni errate, richiedere i tuoi dati in un formato corrente e opporti al trattamento, nella misura in cui non poggi su un obbligo di legge.

Per il tuo account rivolgiti al gestore indicato sopra. Per la contabilità di un’azienda rivolgiti a quell’azienda; Bilanzi vi agisce su sua istruzione e inoltra una richiesta che gli pervenga.

La consegna non è un favore ma una funzione: sotto «Estrarre i libri» l’area di lavoro consegna i libri di un’azienda come file, senza che si debba chiedere a qualcuno.

Ti è inoltre aperta la via all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.

Modifiche

Questa informativa viene aggiornata quando il trattamento cambia, per esempio quando un servizio viene collegato o sostituito. La data qui sopra indica lo stato, e le modifiche sostanziali vengono comunicate alle aziende registrate.