Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Zwei Rollen, und warum der Unterschied zählt

Für dein Konto ist Bilanzi verantwortlich: deine E-Mail-Adresse, deine Anmeldungen, dein zweiter Faktor, deine Spracheinstellung. Diese Daten braucht Bilanzi, um dich einzulassen und dein Konto zu führen.

Für die Buchhaltung deines Betriebs ist Bilanzi es nicht. Die Belege, Kontakte, Rechnungen und Buchungen gehören dem Betrieb. Bilanzi bearbeitet sie in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen und benutzt sie für nichts anderes, nicht für Auswertungen, nicht für Werbung, nicht für die Verbesserung eines Modells.

Praktisch heisst das: Fragen zu deinem Konto beantwortet der Betreiber. Fragen zu den Zahlen eines Betriebs beantwortet dieser Betrieb; er allein entscheidet über Rollen und darüber, wer welche Zeile sieht.

Welche Daten, wozu

Was Bilanzi nicht erhebt: keine Werbe-Kennungen, keine Profilbildung, keinen Verkauf und keine Weitergabe an Werbetreibende oder Datenhändler. Auf den öffentlichen Seiten werden Besuche gezählt, im Arbeitsbereich nicht; wie das geschieht, steht weiter unten.

Wo die Daten liegen, und wer sie sonst berührt

Bilanzi setzt für den Betrieb einige Dienste ein. Jeder, der dabei Personendaten berührt, steht hier mit dem, wofür er zuständig ist, und mit dem Ort, an dem er verarbeitet.

SMS versendet Bilanzi keine: der zweite Faktor ist eine Authenticator-App auf deinem Gerät. Twilio ist nur für WhatsApp im Einsatz.

Ausserhalb der Schweiz verarbeiten Cloudflare, Resend, Umami, Google, Apple, Stripe, Twilio, WhatsApp, Slack, der Suchdienst und das Entwicklungswerkzeug mit KI. Cloudflare, Resend, Google, Apple, Stripe, Twilio, WhatsApp, Slack, der Suchdienst und das Entwicklungswerkzeug bearbeiten Daten auch in den USA. Das steht hier, weil es ein Unterschied ist, den du kennen sollst, bevor du dich darauf einlässt.

Anmeldung mit Google und mit Apple

Neben E-Mail und Passwort kannst du dich mit Google oder mit Apple anmelden. Das steht hier gesondert, weil dabei ein anderes Unternehmen erfährt, dass es dich bei Bilanzi gibt.

Bilanzi erhält deine E-Mail-Adresse, die Bestätigung, dass sie dir gehört, und die Kennung, unter der Google oder Apple dein Konto führt. Von Google kommen zusätzlich dein Name und dein Profilbild, sofern hinterlegt. Apple schickt keinen Namen. Mehr wird nicht angefordert: kein Zugriff auf Kontakte, Kalender, Dateien oder Mails.

Google beziehungsweise Apple erfährt, dass du dich bei Bilanzi angemeldet hast, und wann. Was du danach in Bilanzi tust, erfährt keines der beiden Unternehmen.

Wählst du bei Apple «E-Mail verbergen», erhält Bilanzi eine Weiterleitungsadresse statt deiner eigenen. Das funktioniert, führt aber zu einem eigenen Konto, das mit einem bestehenden nicht zusammenfällt.

Dein Passwort erfährt Bilanzi in keinem Fall, und Google und Apple erfahren nie eines. Die Anmeldung läuft über auth.bilanzi.ch, die Anmeldeadresse von Bilanzi bei Supabase. Der Austausch läuft über ein einmal gültiges Geheimnis, das den Browser nie erreicht.

Die Bearbeitung dieser Angaben beruht auf dem Vertrag über dein Konto. Dass Google oder Apple dabei mitwirken, beruht auf deiner Einwilligung: du wählst diesen Weg bei jeder Anmeldung selbst. Du bist darauf nicht angewiesen, denn mit E-Mail und Passwort kommst du an dieselbe Stelle.

Für die Anmeldedaten sind Google und Apple selbst verantwortlich. Für Personen in der Schweiz sind das nach ihren eigenen Angaben die Google Ireland Limited und die Apple Distribution International Ltd., beide in Irland. Beide bearbeiten Daten auch in den USA.

Für die USA hat der Bundesrat ein angemessenes Datenschutzniveau nur für Unternehmen festgestellt, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Wie Google und Apple die Übermittlung absichern, steht in ihren Datenschutzerklärungen:

• Google: https://policies.google.com/privacy
• Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/

Die App für iPhone und Android

Bilanzi gibt es auch als App für iPhone, iPad und Android. Sie zeigt denselben Arbeitsbereich wie bilanzi.ch und spricht mit demselben Server. Was auf dieser Seite steht, gilt darum auch in der App, und die Bearbeitung beruht ebenso auf dem Vertrag über dein Konto.

Auf dem Telefon speichert die App nichts aus deinen Büchern. Ausgenommen sind Belege, die du ohne Netz fotografierst oder mit Bilanzi teilst. Sie liegen im Speicher der App, ausserhalb jeder Sicherung bei Apple oder Google, bis der Server sie angenommen hat. Danach löscht die App sie.

Fotografierst du einen Beleg, läuft der Scanner auf dem Telefon: auf dem iPhone VisionKit von Apple, unter Android der Dokumentenscanner von Google aus den Google-Play-Diensten. Das Bild geht nur an Bilanzi. Der Scanner von Google schickt Google Angaben zum Gerät und zur Nutzung, etwa die Version und wie lange ein Scan dauert, aber kein Bild. Für diese Angaben ist Google selbst verantwortlich.

Schützt du die App mit dem Gesicht oder dem Fingerabdruck, prüft das Telefon selbst. Die App erfährt nur, ob die Prüfung gelungen ist. Die Merkmale deines Gesichts oder Fingers verlassen das Telefon nicht, und der Server von Bilanzi erfährt von der Prüfung nichts.

Die Anmeldung mit Google oder Apple läuft in der App über den Browser des Telefons und kommt danach in die App zurück. Dafür gilt, was oben zur Anmeldung steht.

Laden kannst du die App aus dem App Store von Apple und aus Google Play. Dass du sie geladen hast, erfahren Apple und Google dabei nach ihren eigenen Bedingungen. Die App enthält keine Bibliothek für Werbung oder Statistik, und sie verfolgt dich nicht über Apps und Websites anderer Anbieter.

Was wir bei der Registrierung fragen

Nach deiner Registrierung schreiben wir dir zum Einstieg: kurz danach zur Begrüssung, an Tag 1, 3 und 7 zu noch offenen ersten Schritten, und wenn du mit Bilanzi arbeitest, nach zwei Wochen mit einem Tipp und nach einem Monat mit einem Rückblick. Das sind höchstens sechs Mails in dreissig Tagen und höchstens eine am Tag. Ausser der Begrüssung versenden wir tagsüber in Schweizer Zeit. Die Mails nennen deinen Vornamen, falls dein Konto ihn kennt, und zählen, wie viele Belege, Rechnungen und Bankauszüge du erfasst hast, ohne Beträge und ohne Inhalte. Hast du bei der Registrierung ein bisheriges Programm genannt, weisen wir dich einmal auf den Umzug hin. Konten, die am 10. November 2026 schon bestanden, haben wir einmal an der passenden Stelle in diese Reihe aufgenommen, ausser sie hatten den Newsletter abbestellt. Hinweise zu Autopilot erklären passende Unterstützung. Mit dem Link in jeder Mail bestellst du alle diese Mails ab, unabhängig vom Newsletter. Dafür speichern wir Registrierungszeit, ausgewählten ersten Schritt, Besuchstage, Versand und Kaufereignisse in unserer Datenbank. Wir messen Rückkehr und Käufe nach Quelle und Registrierungsdatum, ohne Buchhaltungsinhalte oder Drittanbieter-Tracking. Die Daten werden mit deinem Konto gelöscht. Zweck ist, dir den Einstieg zu erleichtern und unser Angebot zu verbessern.

Beim Registrieren stellt Bilanzi ein paar freiwillige Fragen: ob du einen eigenen Betrieb führst, für eine Treuhand arbeitest oder etwas anderes tust, mit welchem Programm du heute buchst, und ob du uns etwas mitteilen willst. Du kannst jede Frage leer lassen. Die Registrierung funktioniert trotzdem.

Dazu speichert Bilanzi die Sprache, in der du dich registriert hast, und die Quelle aus dem Link, über den du gekommen bist, falls er eine trägt. Das ist ein Wort im Link selbst, etwa der Name eines Newsletters.

Der Betreiber liest diese Angaben, um zu verstehen, woher die Leute kommen und was sie brauchen. Sie gehen an niemanden weiter und dienen weder der Werbung noch einem Profil. Sie liegen in der Datenbank in Zürich.

Die Angaben bleiben, bis dein Konto gelöscht wird. Willst du sie früher löschen lassen, genügt eine Nachricht an den Betreiber.

Vom 15. bis 22. September 2026 gab es auf dieser Website ein Formular für Testanfragen. Es ist nicht mehr in Betrieb. Anfragen, die darüber eingegangen sind, bleiben gespeichert, bis du ihre Löschung verlangst: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Rolle, Nachricht und Sprache.

Wenn du eine Rückmeldung gibst

Wenn du beim Firma-Schliessen oder Konto-Löschen ausdrücklich «Dürfen wir dich zu deiner Rückmeldung kontaktieren?» zustimmst, bewahrt Bilanzi deine E-Mail-Adresse mit deiner Rückmeldung auf, auch nach der Konto-Löschung. Sie dient nur dazu, dir zu antworten oder dich über deine Rückmeldung zu informieren. Du kannst die Einwilligung jederzeit beim Betreiber widerrufen.

Im Arbeitsbereich kannst du über «Rückmeldung geben» einen Fehler melden oder etwas vorschlagen. Bilanzi speichert deinen Text und die Art der Rückmeldung. Dazu kommen der Bildschirm und die Adresse, auf der du warst, der Name des offenen Betriebs, dein Browser, die Fenstergrösse, die Sprache und deine E-Mail-Adresse.

Der Betreiber liest jede Rückmeldung und entscheidet, ob sie umgesetzt wird. Öffentlich zeigt Bilanzi nur Nummer und Bereich einer Rückmeldung und wie viele es gibt, nie ihren Text.

Von jeder neuen Rückmeldung erfährt der Betreiber in einem internen Kanal bei Slack, einem Anbieter in den USA. Dorthin gehen Nummer, Art, Bildschirm und die ersten 300 Zeichen des Texts. Deine E-Mail-Adresse und der Name des Betriebs gehen nicht mit.

Nimmt der Betreiber eine Rückmeldung an, geht sie zur Umsetzung an die KI-Agenten, mit denen Bilanzi entwickelt wird. Diese laufen bei einem Anbieter in den USA. Weitergegeben werden Nummer, Art, Text, Bildschirm und Datum. Deine E-Mail-Adresse und der Name des Betriebs bleiben in Bilanzi.

Wird deine Rückmeldung umgesetzt oder beantwortet, bekommst du eine E-Mail. Eine persönliche Antwort des Betreibers kann auch aus dessen eigenem Postfach kommen.

Rückmeldungen bleiben gespeichert, bis du ihre Löschung verlangst.

Neuigkeiten per E-Mail

Ab und zu schreibt dir der Betreiber, was in Bilanzi neu ist. Die Mail geht an jedes Konto mit bestätigter Adresse. Sie kommt von einer Adresse unter bilanzi.ch, und wer antwortet, erreicht den Betreiber.

Dafür braucht Bilanzi deine E-Mail-Adresse, die Sprache deines Arbeitsbereichs und deinen Vornamen, falls du ihn unter Mein Konto angegeben hast. Meldest du dich mit Google an, nimmt Bilanzi das erste Wort des Namens, den Google mitgibt, bis du dort etwas anderes einträgst.

Bilanzi zählt, ob eine Mail zugestellt, abgewiesen oder als Spam gemeldet wurde, ob du sie geöffnet hast und welche Verweise darin du angeklickt hast. Das Öffnen zeigt ein unsichtbares Bild, das dein Mailprogramm von bilanzi.ch lädt. Ein Klick geht zuerst an bilanzi.ch und dann weiter. Lädt dein Mailprogramm keine Bilder, zählt das Öffnen nicht.

Der Betreiber sieht diese Zahlen je Ausgabe zusammengezählt, um zu verstehen, was die Leute interessiert. Sie dienen keiner Werbung und gehen an niemanden weiter. Sie liegen in der Datenbank in Zürich und bleiben, bis du ihre Löschung verlangst oder dein Konto gelöscht wird.

Die Mails beruhen auf deinem Konto bei Bilanzi: Wer ein Angebot benutzt, darf über ähnliche eigene Angebote informiert werden, solange er das jederzeit ablehnen kann (Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG).

Abbestellen geht jederzeit: mit dem Link unten in jeder Mail, mit dem Knopf zum Abbestellen in deinem Mailprogramm oder unter Mein Konto. Mails zu deinem Konto, etwa ein neues Passwort, bekommst du weiterhin.

Briefe an neu eingetragene Firmen

Bilanzi liest jeden Werktag die Neueintragungen im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB): Firma, UID, Rechtsform, Sitz, Adresse samt c/o, Zweck und Kapital. Das Handelsregister ist öffentlich, und seine Daten dürfen genutzt werden (Art. 14 HRegV).

Kleinen Betrieben schreibt Bilanzi einen Brief auf Papier mit einem Angebot. Feste Regeln sortieren Holdings, Immobilienfirmen und Briefkastenfirmen aus. Die KI bei Infomaniak in der Schweiz ordnet den Rest einer Branche zu. Der Betreiber gibt frei, was hinausgeht, und ein Los entscheidet, wer einen Brief bekommt.

Bei einem Einzelunternehmen und einer Kollektivgesellschaft steht der Name einer Person in der Firma. Darum steht hier, wer schreibt, wozu und woher die Adresse stammt: die Mainbranch GmbH, als Werbung für Bilanzi, aus dem SHAB. Dasselbe steht klein im Brief.

Im Brief steht ein persönlicher Code. Wer ihn öffnet, findet seine Firma auf bilanzi.ch vorbereitet. Bilanzi zählt, ob der Code geöffnet wurde und ob danach ein Konto und ein Betrieb mit derselben UID entstanden. Dasselbe zählt Bilanzi bei Firmen ohne Brief, um die Wirkung des Briefs zu messen.

Keine Post mehr: unter bilanzi.ch/stopp mit dem Code aus dem Brief, oder mit einer E-Mail an die Adresse oben. Die Firma kommt dann auf eine Sperrliste und bekommt nie wieder einen Brief (Art. 30 Abs. 2 Bst. b DSG).

Was aussortiert wird oder keinen Brief bekommt, löscht Bilanzi nach 90 Tagen bis auf UID und Grund. Angeschriebene Firmen bleiben 12 Monate für die Auswertung. Die Sperrliste bleibt.

Auf dieselbe Weise schreibt Bilanzi Treuhandbüros an. Ihre Adresse stammt aus dem Handelsregister: aus einer Suche in Zefix nach Wörtern wie «Treuhand» oder «Buchhaltung», oder weil eine neue Firma im SHAB ihr Domizil bei einem Büro hat. Welche Büros einen Brief bekommen, kann auch aus Listen stammen, die der Betreiber aus öffentlichen Verzeichnissen zusammenstellt, die Adresse stammt aber auch dann aus dem Handelsregister. Bilanzi zählt je Brief, ob der Code geöffnet, das Video angesehen und ein Konto eröffnet wurde. Keine Post mehr geht wie oben, und die Sperrliste gilt für beide Briefe. Büros ohne Brief löscht Bilanzi nach 12 Monaten.

Jedes angeschriebene Büro führt der Betreiber als Interessenten in seinem Verzeichnis, mit Name, UID und Adresse aus dem Handelsregister und mit Welle und Code des Briefs. Hat ein Büro den Code geöffnet, das Video angesehen oder ein Konto eröffnet, ruft dort vielleicht einmal jemand von Bilanzi an. Wer keine Post mehr will, bekommt auch keinen Anruf. Das Büro bleibt im Verzeichnis, bis es seine Löschung verlangt.

Erfolgsmessung von Google-Anzeigen

Bilanzi wirbt mit Anzeigen in der Google-Suche und will wissen, welche davon etwas bringen. Dafür läuft auf bilanzi.ch kein Skript von Google, und dein Browser spricht mit keiner Adresse von Google.

Kommst du über eine Google-Anzeige, trägt der Link eine Klick-Kennung, die Google vergeben hat, und Angaben zur Kampagne. Dein Browser behält beides lokal unter «bz_attr», dazu die Seite, auf der du gelandet bist, den Namen der Seite davor ohne ihren Pfad und den Zeitpunkt. Der Eintrag bleibt dort bis zur Registrierung und verfällt nach 90 Tagen. Aus der Adresszeile nimmt Bilanzi die Angaben gleich nach dem Laden heraus, damit sie in keinem geteilten Link landen.

Registrierst du dich, gehen diese Angaben an Bilanzi und werden bei deinem Konto gespeichert, in der Datenbank in Zürich. Die Angaben zur Kampagne liest der Betreiber, um zu sehen, welche Kampagne Registrierungen bringt. Das gilt auch für Links mit Kampagnenangaben, die nicht von Google stammen, etwa aus einem Newsletter.

Trägt dein Konto eine Klick-Kennung, meldet Bilanzi Google, dass aus deinem Klick eine Registrierung, eine eingerichtete Firma oder ein Abo wurde. Darauf weist ein Satz unter dem Knopf «Konto erstellen» hin. Du kannst jederzeit widersprechen, wie unten beschrieben.

Google erhält dabei die Klick-Kennung, den Zeitpunkt, die Art des Ereignisses und bei einem Abo den Betrag der ersten Zahlung. Keine E-Mail-Adresse, keinen Namen und nichts aus deinen Büchern. Google holt die Angaben einmal am Tag als Datei bei bilanzi.ch ab. Für personalisierte Werbung gibt Bilanzi sie nicht frei.

Empfängerin ist für Personen in der Schweiz die Google Ireland Limited in Irland. Google bearbeitet die Angaben auch bei der Google LLC in den USA. Für die USA hat der Bundesrat ein angemessenes Datenschutzniveau für Unternehmen festgestellt, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Die Google LLC ist das nach eigenen Angaben.

Die Klick-Kennung löscht Bilanzi 90 Tage nach dem Klick. Die Angaben zur Kampagne bleiben bei deinem Konto, bis es gelöscht wird.

Du kannst der Messung jederzeit widersprechen: im Arbeitsbereich unter Mein Konto › Datenschutz, mit dem Kästchen «Nicht für die Messung von Google-Anzeigen verwenden», oder per E-Mail an die Adresse oben. Danach meldet Bilanzi nichts mehr über dich. Was Google schon erhalten hat, bleibt bei Google.

Termine mit Bilanzi

Auf bilanzi.ch buchst du einen Termin mit dem Betreiber. Dafür gibst du Name, Büro, E-Mail-Adresse, auf Wunsch eine Telefonnummer, ein Thema und Telefon oder Video an. Diese Angaben bleiben in Bilanzi.

Die freien Zeiten kommen aus dem Google Kalender des Betreibers. Bilanzi liest dort nur, wann er belegt ist, keine Titel und keine Inhalte.

In diesen Kalender trägt Bilanzi deinen Termin ein, ohne dich als Teilnehmerin oder Teilnehmer und ohne Einladung von Google. Google erhält dafür nur den Namen deines Büros, die Zeit und einen Link auf den Termin bei Bilanzi. Wählst du Video, legt Google dazu einen Raum in Google Meet an.

Google ist dabei Auftragsbearbeiter von Bilanzi. Empfängerin ist die Google Ireland Limited in Irland, und Google bearbeitet Daten auch in den USA. Die Google LLC ist nach eigenen Angaben unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Bilanzi schickt dir eine Bestätigung per E-Mail und erinnert dich 24 Stunden und eine Stunde vorher. Verschieben und Absagen gehen über die Links darin.

Den Termin und seine E-Mails löscht Bilanzi 12 Monate nach dem Termin. Dein Büro bleibt als Kontakt im Verzeichnis des Betreibers, bis du seine Löschung verlangst.

Bewerbung als Gründungsbüro

Bis zum 30. Oktober 2026 konnte sich ein Treuhandbüro als Gründungsbüro bewerben, auf bilanzi.ch, über den Brief oder im Arbeitsbereich. Dafür speicherte Bilanzi Büro, Ort, Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch eine Telefonnummer und die Antworten auf drei Fragen. Kam die Bewerbung über den Brief, steht sein Code dabei.

Bilanzi brauchte diese Angaben, um über die Bewerbung zu entscheiden und dem Büro zu antworten. Dafür kam das Büro als Interessent ins Verzeichnis des Betreibers, und er bekam eine Meldung.

Ein Gründungsbüro sah die Ideen aller Gründungsbüros, jede mit dem Namen des Büros, das sie geschrieben hatte. Unter «Die Gründungsbüros» stand ein Büro nur, wenn es zugestimmt hatte.

Das Programm ist beendet. Bilanzi nimmt keine Bewerbung mehr an und zeigt weder Ideen noch eine Liste der Gründungsbüros. Eine Bewerbung, über die noch nicht entschieden war, ist abgelehnt, und jeder Platz als Gründungsbüro hat geendet.

Eine abgelehnte Bewerbung löscht Bilanzi zwölf Monate nach dem Entscheid. Endet der Platz eines Gründungsbüros, löscht Bilanzi Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus der Bewerbung nach zwölf Monaten. Name und Ort des Büros, seine Nummer und seine Ideen bleiben in der Geschichte der Gründungsbüros. Das Büro bleibt als Kontakt im Verzeichnis des Betreibers, bis es seine Löschung verlangt.

Bezahlen mit Stripe

Die bezahlten Pläne und das Briefguthaben bezahlst du über Stripe Payments Europe Ltd. in Dublin, Irland. Zum Bezahlen und zum Ändern des Zahlungsmittels leitet Bilanzi dich auf Seiten von Stripe weiter. Dort gibst du deine Karte oder TWINT an. Auf bilanzi.ch läuft kein Skript von Stripe.

Den Plan wählst, wechselst und kündigst du in Bilanzi. Das dürfen nur Personen, die die Organisation verwalten, und nur sie sehen die Zahlungen. Die Verlängerung belastet Bilanzi automatisch auf dem gespeicherten Zahlungsmittel. Ein KI-Guthaben lässt sich seit dem 14. Oktober 2026 nicht mehr aufladen, auch nicht automatisch. Einen Rest zahlt der Betreiber auf Wunsch über Stripe zurück. Läuft ein Plan jährlich oder ist kein Zahlungsmittel gespeichert, kommt eine Woche vorher eine E-Mail.

Beim Kauf eines Plans erhält Stripe von Bilanzi den Namen der Organisation, die E-Mail-Adresse der Person, die kauft, die Sprache, den Betrag und interne Nummern für Organisation, Zahlung und Plan. Beim Aufladen des Briefguthabens erhält Stripe nur den Betrag, die Sprache und interne Nummern für Organisation und Zahlung. Auf den Seiten von Stripe kommen deine Zahlungsangaben dazu. Beim Kauf eines Plans fragt Stripe auch nach der Rechnungsadresse und, wenn du sie angeben willst, nach deiner UID oder MWST-Nummer. Die Quittung schickt Stripe per E-Mail.

Bilanzi speichert die Meldungen von Stripe zu jeder Zahlung vollständig. Darin stehen unter anderem die Kundennummer, der Betrag, der Zustand der Zahlung, die Marke, die letzten vier Ziffern und das Ablaufdatum der Karte oder TWINT und der Link zur Quittung. Eine vollständige Kartennummer sieht Bilanzi nie.

Die Bearbeitung beruht auf dem Vertrag über den Kauf. Für einen Teil der Daten ist Stripe selbst verantwortlich, etwa für die Abwehr von Betrug und für gesetzliche Pflichten. Stripe bearbeitet Daten auch in den USA. Wie Stripe das absichert, steht in seiner Datenschutzerklärung: https://stripe.com/privacy

Zahlungen und Quittungen gehören in die Buchhaltung des Betreibers und werden zehn Jahre aufbewahrt (OR Art. 958f Abs. 1).

Wenn ein Modell einen Beleg liest

Bilanzi kann einen Beleg von einem Sprachmodell lesen lassen und daraus einen Buchungsvorschlag machen. Das gibt es in den bezahlten Plänen wie Autopilot, im Preis des Plans. In Free kann die Inhaberin oder der Inhaber eines Betriebs die KI einmal an ein paar Belegseiten ausprobieren.

In den bezahlten Plänen geht ein Beleg, den du im Belegeingang hochlädst oder mit «Beleg scannen» ablegst, gleich an das Modell. Belege, die per E-Mail oder WhatsApp ankommen, liest es, sobald der Schalter «Von selbst lesen» im Belegeingang an ist. Beim Kauf von Autopilot ist er an, und du kannst ihn jederzeit ausschalten. Was in einer Pause der KI liegen bleibt, liest das Modell am Ersten des nächsten Monats nach. In Free geht ein Beleg nur mit dem Knopf zum Ausprobieren hinaus. Lohnabrechnungen gehen nie hinaus.

Mit dem Beleg gehen der Name deines Betriebs, die Währung, das heutige Datum, ob der Betrieb MWST-pflichtig ist, der Dateiname und der Kontenplan hinaus. Diese Angaben braucht das Modell, um eine Buchung vorzuschlagen.

Dasselbe Modell beantwortet Fragen, die du Bilanzi zu deinen Büchern stellst. Dann geht die Frage mit einem Auszug aus den Büchern hinaus, und zwar nur mit dem, was du selbst sehen darfst. Der Auszug kann Namen von Kunden, Lieferanten und Gegenparteien auf der Bank enthalten, dazu Zahlungszwecke, Zahlen aus der Erfolgsrechnung und die Summe des letzten Lohnlaufs. Dazu kommen Artikel und Preise aus deinem Katalog. Geht es um einen bestimmten Kunden, gehen auch seine Ansprechpersonen mit Funktion, E-Mail und Telefon hinaus, seine letzten Notizen und Aktivitäten, offene nächste Schritte, Offerten und Aufträge.

Dasselbe Modell schlägt Konten für Bankzeilen vor, prüft Buchungen vor einem Abschluss und schreibt Texte für Offerten und Mahnungen, jeweils erst, wenn du es auslöst. Für die Bank gehen die offenen Zeilen mit Gegenpartei und Zahlungszweck hinaus, dazu der Kontenplan und die Zuordnungen, die du früher gemacht hast. Für die Prüfung gehen einzelne Buchungen mit Text, Betrag, Konto und MWST-Code hinaus. Für einen Text gehen der Name des Kunden und die Positionen der Offerte oder der offene Betrag der Rechnung hinaus.

Steht in einer Bankzeile eine Webadresse, ruft der Server von Bilanzi die Startseite dieser Adresse auf und gibt dem Modell ihren Titel und ihre Beschreibung mit. Hinaus geht dabei nur die Adresse selbst, nichts aus deinen Büchern.

Nennt eine Bankzeile eine Firma, die Bilanzi noch nicht kennt, fragt der Server von Bilanzi zuerst einen Suchdienst mit KI in den USA, was diese Firma tut. Der Dienst sucht dafür im Web. Hinaus geht nur der Name der Firma, nie der Name einer Person, kein Betrag und nichts aus deinen Büchern. Die Antwort geht mit der Zeile an das Modell bei Infomaniak, und der Vorschlag nennt am Ende ihre Quelle.

Mit Autopilot beim Lohn kannst du Bilanzi Lohn in einem Satz schreiben, was passiert ist, etwa dass jemand aufhört oder das Pensum wechselt. Das geht nur, wenn die Inhaberin oder der Inhaber Autopilot beim Lohn eingeschaltet hat, und nur für Personen, die beim Lohn schreiben dürfen. Dann gehen dein Satz und die Vor- und Nachnamen der Mitarbeitenden des Betriebs an dasselbe Modell. Was du in den Satz schreibst, geht mit, auch eine Abwesenheit, ein Pensum oder ein Lohn. AHV-Nummer, Geburtsdatum, Adresse, Bankverbindung und der Lohn aus den Stammdaten gehen nicht hinaus. Das Modell schlägt vor, um wen und um was es geht, und erst wenn du den Vorschlag bestätigst, wird daraus eine Meldung in Bilanzi Lohn. Bilanzi speichert weder den Satz noch die Antwort des Modells. Festgehalten wird nur, dass gefragt wurde, wer gefragt hat und was es gekostet hat, und im Prüfpfad, welchen Fall du für welche Anstellung bestätigt hast.

Trägst du mit Autopilot beim Lohn Monate nach, die deine bisherige Software schon bezahlt hat, kannst du die alten Lohnabrechnungen hochladen, als PDF oder Foto. Auch das geht nur, wenn die Inhaberin oder der Inhaber Autopilot beim Lohn eingeschaltet hat, und nur für Personen, die beim Lohn schreiben dürfen. Dann geht jede hochgeladene Datei ganz an dasselbe Modell, mit allem, was darauf steht. Auf einer Lohnabrechnung sind das in der Regel Name, Adresse, AHV-Nummer, Lohn, Abzüge und Bankverbindung der Person. Weglassen lässt sich davon nichts, weil das Modell die Seiten als Bild liest. Aus Bilanzi Lohn selbst geht dabei nichts mit, auch keine Liste der Mitarbeitenden. Das Modell liest je Lohnabrechnung den Namen, den Monat, den Nettolohn und den Tag der Auszahlung, und Bilanzi ordnet den Namen selbst einer Anstellung zu. Bilanzi legt die Datei nicht ab und speichert weder ihren Namen noch die Antwort des Modells. Das Gelesene steht nur in deinem Browser und füllt das Nachtragen vor, bis du den Monat prüfst und bestätigst. Gespeichert wird dann dasselbe wie beim Nachtragen von Hand, also der Tag der Auszahlung und ob das Netto stimmt, nicht der gelesene Betrag. Festgehalten wird ausserdem, dass gelesen wurde, wer es ausgelöst hat und was es gekostet hat, und im Prüfpfad, für welche Anstellung und welchen Monat.

Der Anbieter ist Infomaniak Network SA in Genf, und die Verarbeitung findet in der Schweiz statt. Im Arbeitsbereich nennt Bilanzi Anbieter und Verarbeitungsort auf dem Bildschirm, auf dem gearbeitet wird. Hinaus geht nur, was auf einer erfassten, nachgewiesenen und freigegebenen Route ausdrücklich freigegeben ist; sonst verweigert die Datenbank den Aufruf. Nicht der Bildschirm, sondern die Datenbank.

Nach eigenen Angaben speichert Infomaniak die Anfragen nicht und verwendet sie nicht, um Modelle zu trainieren. Es gelten die Vertragsbedingungen, die der Betreiber mit Infomaniak abgeschlossen hat.

Zu jeder Nutzung der KI hält Bilanzi fest, wann sie war, wofür, was sie gekostet hat und wer sie ausgelöst hat. Daraus rechnet Bilanzi ein verbliebenes KI-Guthaben ab und sieht, wie viel die KI für einen Betrieb im Monat liest. Mit diesem Eintrag bleibt das Ergebnis gespeichert, etwa der Buchungsvorschlag, die Antwort oder der vorgeschlagene Text. So kostet eine wiederholte Anfrage nicht zweimal, und es bleibt nachvollziehbar, was die KI getan hat. Frage und Beleg stehen nicht darin. Beim Ausprobieren in Free hält Bilanzi fest, wer es begonnen hat und wie viele Seiten gelesen sind.

Liest die KI für einen Betrieb in einem Monat aussergewöhnlich viel, erfährt es der Betreiber, damit er sich melden kann. Er sieht dabei den Betrieb und die Kosten, keinen Inhalt.

Eine Frage ohne Bücher trägt Bilanzi selbst, etwa in Free oder von einer WhatsApp-Nummer ohne Konto. Auch dafür hält es nur fest, wann, über welchen Kanal, aus welchem Grund und was es gekostet hat, und bei einem Konto, wer gefragt hat.

Der Vorschlag bleibt ein Vorschlag. Gebucht wird erst, wenn ein Mensch ihn annimmt, und die Annahme wird im Prüfpfad festgehalten.

Wenn du Bilanzi über WhatsApp schreibst

In den bezahlten Plänen kannst du Belege per WhatsApp an Bilanzi schicken und mit einem Knopf buchen. Du verbindest WhatsApp selbst unter Mein Konto und willigst dabei ausdrücklich ein. Bilanzi hält fest, wann das war und welchem Text du zugestimmt hast.

Erinnerungen schickt Bilanzi nur, wenn du sie bei WhatsApp unter Mein Konto einschaltest, jede Art für sich. Eine Erinnerung nennt die Firma und eine Anzahl, einen Betrag oder eine Frist aus deinen Büchern. Abschalten kannst du sie dort jederzeit.

Bilanzi erhält deine Telefonnummer, die Nachrichten, Fotos und PDFs, die du schickst, und welche Knöpfe du drückst. Ein Foto oder PDF wird ein Beleg deines Betriebs wie ein hochgeladener. Das Modell aus dem Abschnitt oben liest ihn, wenn der Schalter «Von selbst lesen» an ist. Eine Frage beantwortet dasselbe Modell aus den Büchern, die du selbst lesen darfst, wie im Feld «Frag Bilanzi». Die Antworten nennen darum Beträge, Konten und Namen aus deinen Büchern. Arbeitest du in einem Treuhandbüro, geht ein Text ohne «Bilanzi:» davor an den Betreiber und nicht an das Modell, wie im nächsten Abschnitt.

Eine Sprachnachricht schreibt Infomaniak in der Schweiz ab, über eine eigene freigegebene Route. Dafür lädt Bilanzi den Ton bei Twilio, schickt ihn an Infomaniak und löscht ihn danach bei Twilio. Bilanzi speichert den Ton nicht. Der Text geht den Weg einer getippten Frage und steht über der Antwort. Festgehalten werden nur Zeitpunkt, Grösse der Datei und Länge des Texts.

Schreibt jemand von einer Nummer, die mit keinem Konto verbunden ist, geht der Text als Anfrage an den Betreiber, wie im nächsten Abschnitt. Steht «Bilanzi:» vor der Frage, beantwortet Bilanzi sie aus seinen eigenen Seiten und seiner Hilfe, ohne Bücher. Dafür geht der Text der Frage an das Modell aus dem Abschnitt oben. Von einer solchen Frage behält Bilanzi nur einen Hash der Nummer und der Nachricht, einen Tag lang, gegen Wiederholung und Missbrauch. Die Nachricht löscht Bilanzi bei Twilio.

Die Nachrichten laufen über WhatsApp, einen Dienst von Meta, und über Twilio Inc., das für Bilanzi den Anschluss an WhatsApp betreibt. Auf dem Weg von deinem Telefon zu Meta ist eine Nachricht verschlüsselt. Bei Meta und bei Twilio liegt sie entschlüsselt vor, damit Bilanzi sie lesen und beantworten kann. Beide bearbeiten die Nachrichten auch in den USA.

Für die USA hat der Bundesrat ein angemessenes Datenschutzniveau für Unternehmen festgestellt, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Twilio Inc. und Meta Platforms, Inc. sind das nach eigenen Angaben.

Bei Twilio löscht Bilanzi jedes Foto, sobald es als Beleg abgelegt ist, und jede Nachricht, sobald sie verarbeitet oder zugestellt ist. In Bilanzi bleibt der Text einer Nachricht nur, bis sie verarbeitet oder verschickt ist, ausser in einer Anfrage an den Betreiber. Was Meta und Twilio darüber hinaus aufbewahren, richtet sich nach ihren Bedingungen.

Deine Nummer und von jeder Nachricht Zeitpunkt, Art und Stand bleiben bei Bilanzi, auch nach dem Trennen. So lässt sich nachvollziehen, was per WhatsApp gebucht wurde. Willst du, dass etwas davon gelöscht wird, genügt eine Nachricht an den Betreiber. Belege bleiben, solange die Aufbewahrungspflicht läuft.

Die Bearbeitung beruht auf deiner Einwilligung. Du widerrufst sie mit «Trennen» in Bilanzi oder mit STOPP im Chat. Danach verarbeitet Bilanzi keine Nachricht mehr von deiner Nummer.

Für WhatsApp selbst gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von WhatsApp. Wie Twilio und WhatsApp Daten bearbeiten, steht in ihren Datenschutzerklärungen:

• Twilio: https://www.twilio.com/en-us/legal/privacy
• WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy

Anfragen an den Betreiber

Über [email protected] und über die WhatsApp-Nummer von Bilanzi erreichst du den Betreiber direkt. Per WhatsApp gilt das, wenn du in einem Treuhandbüro arbeitest und deine Nummer verbunden hast, und für Nummern ohne Konto. Steht «Bilanzi:» vor deinem Text, antwortet Bilanzi selbst, wie im Abschnitt zu WhatsApp.

Bilanzi legt jede Nachricht als Anfrage ab und meldet sie gleich dem Betreiber, per WhatsApp über Twilio und Meta. Die Meldung nennt dein Büro, deinen Namen, deine Adresse oder einen Teil deiner Nummer und einen Auszug deines Texts. Erreicht WhatsApp den Betreiber nicht, geht die Meldung per E-Mail über Resend an die Administratoren der Plattform.

Eine Mail an [email protected] nimmt Cloudflare mit Email Routing entgegen und leitet sie an Resend weiter, das sie für Bilanzi empfängt. Bilanzi speichert Absender, Name, Betreff und Text.

Du bekommst eine Bestätigung mit der Frist. Die Antwort des Betreibers kommt auf demselben Weg zurück, per WhatsApp oder per E-Mail über Resend. Seine eigene Nummer siehst du dabei nicht.

Für jede Anfrage hält Bilanzi fest, wann sie einging, wann die erste Antwort kam und wann sie gelöst war. So prüft der Betreiber seine Zusage zu den Antwortzeiten.

Text, Name, Adresse, Nummer und Betreff einer Anfrage und ihrer Antworten löscht Bilanzi 12 Monate nach dem Eingang. Die Zeiten bleiben danach ohne Bezug zu einer Person, für die Zahlen je Monat. Die Liste der Mails an [email protected] löscht Bilanzi nach 30 Tagen. Bei Twilio löscht Bilanzi jede Nachricht, sobald sie in der Anfrage steht oder zugestellt ist.

Wie Besuche gezählt werden

Auf den öffentlichen Seiten zählt Bilanzi, welche Seite aufgerufen wird. Im Arbeitsbereich wird nicht gezählt: ein Weg dort kann die Kennung eines Belegs oder einer Rechnung tragen, und so ein Weg gehört in keine Statistik.

Gezählt wird ohne Cookie und ohne Kennung, die in deinem Browser zurückbleibt. Deshalb steht auf diesen Seiten kein Zustimmungsbanner.

Dein Browser spricht dafür mit keiner fremden Adresse. Das Zählskript wird von bilanzi.ch ausgeliefert, und die Messung nimmt dieser Server entgegen und reicht sie an Umami weiter. Übermittelt wird dabei:

• die aufgerufene Seite und die Seite, von der du gekommen bist
• Sprache, Bildschirmgrösse, Browser und Betriebssystem
• deine IP-Adresse, damit Umami einen Besuch vom nächsten unterscheiden kann; Bilanzi speichert sie nicht

Wer im Browser Do Not Track eingeschaltet hat, wird nicht gezählt. Das Zählskript lädt der Browser trotzdem, und dabei reicht bilanzi.ch deine IP-Adresse und die Kennung deines Browsers an Umami weiter.

Aus deinen Büchern ist nie etwas Teil einer Messung: kein Betrag, kein Name, kein Beleg.

Cookies und was im Browser bleibt

Bilanzi setzt weder ein Werbe-Cookie noch ein Cookie für die Zählung: die Zählung oben kommt ohne aus, und im Arbeitsbereich wird gar nicht gezählt. Deshalb steht hier auch kein Zustimmungsbanner: die vier Cookies unten sind für die Anmeldung nötig, und nötige Cookies sind nicht zustimmungspflichtig.

Diese vier Cookies sind nötig, damit eine Anmeldung überhaupt funktioniert:

Dazu hält dein Browser einige Angaben lokal fest: mit welchem Weg du dich zuletzt angemeldet hast, welchen Betrieb und welchen Bildschirm du zuletzt offen hattest, welche Hinweise du weggeklickt hast und welche Einträge im Changelog du schon kennst. Diese Angaben erreichen Bilanzi nie.

Bis zur Registrierung merkt er sich den gewählten Plan, bis zur Annahme eine Einladung. Beides geht mit der Registrierung oder der Annahme an Bilanzi.

Solange ein Tab offen ist, hält er Aktionen, deren Ausgang noch offen ist, und die Antworten von Bilanzi auf deine Fragen. Beides verschwindet mit dem Tab.

Ob eine Hilfe auf- oder zugeklappt ist, speichert Bilanzi bei deinem Konto, damit sie auf jedem Gerät so bleibt, wie du sie verlassen hast. Der Browser hält davon eine Abschrift.

Kamst du über eine Anzeige oder einen Link mit Kampagnenangaben, merkt sich dein Browser diese Angaben unter «bz_attr» bis zur Registrierung, höchstens 90 Tage. Sie erreichen Bilanzi erst, wenn du dich registrierst. Mehr dazu im Abschnitt zur Erfolgsmessung von Google-Anzeigen.

Wie lange etwas bleibt

Buchhaltungsdaten unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht: die Bücher, die Belege und die Geschäftskorrespondenz zehn Jahre (OR Art. 958f Abs. 1), Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen zwanzig Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 3).

Bilanzi behandelt das nicht als Hinweis, sondern als Regel: Innerhalb der Frist verweigert die Datenbank das Vernichten eines Belegs, der an einer Buchung oder einer Spesenabrechnung hängt. Eine Buchung wird nie überschrieben; eine Korrektur ist eine sichtbare, verknüpfte Gegenbuchung.

Dein Konto löschst du jederzeit selbst, im Arbeitsbereich in der Gefahrenzone unter Konto. Die Bücher deines Betriebs bleiben davon unberührt, solange die Frist läuft. Das ist keine Entscheidung von Bilanzi, sondern die Pflicht des Betriebs.

Mit dem Konto löscht Bilanzi deine Anmeldeadresse, dein Passwort, deine Einstellungen, die Angaben aus der Registrierung, deine Rückmeldungen und eine Verbindung mit WhatsApp samt Nummer. In den Büchern, im Prüfpfad und in den Angaben zur Nutzung der KI stehst du danach ohne Namen und ohne Adresse.

Für Angaben ausserhalb der Aufbewahrungspflicht gibt es heute, ausser bei den Briefen an Firmen und Treuhandbüros, bei den Terminen mit Bilanzi, bei den Bewerbungen als Gründungsbüro und bei den Anfragen an den Betreiber, keine automatische Löschung: Einladungen, Rückmeldungen und die Angaben zur Nutzung der KI bleiben gespeichert. Willst du, dass etwas davon gelöscht wird, genügt eine Nachricht an den Betreiber. Den Text gesendeter E-Mails speichert Bilanzi nicht, ausser den Antworten auf eine Anfrage an den Betreiber.

Gesellschafter, Aktionäre, Geschäftsführung, Verwaltungsrat und wer unterschreibt bleiben als Verlauf gespeichert, auch nach dem Ende einer Rolle, solange der Betrieb seine Bücher in Bilanzi führt. Im Prüfpfad stehen ihre Rollen ohne Namen und ohne Adresse. Entfernt der Betrieb einen falsch erfassten Eintrag, löscht Bilanzi ihn, mit der letzten Rolle die Person und mit der letzten Rolle mit Anteilen ihre Adresse.

Was zum Schutz dieser Daten durchgesetzt wird

Die folgenden Punkte sind im Code durchgesetzt und durch automatisierte Tests abgesichert, nicht bloss Absicht:

• Die Trennung zwischen Betrieben liegt in der Datenbank und wird bei jeder einzelnen Abfrage geprüft, nicht in der Anwendung davor.
• Dein Zugriffsmerkmal erreicht den Browser nie als lesbaren Wert: es liegt in einem Cookie, an das kein Skript herankommt.
• Der zweite Faktor ist freiwillig und gehört zur Anmeldung: wer eine Authenticator-App einrichtet, bestätigt einmal nach dem Passwort. Was eine Person danach tun darf, entscheidet ihre Rolle.
• Buchungen, Belege, Kontenplan, Bankkonten, Periodensperren und Berechtigungen hält der Prüfpfad in einer Kette fest: Jeder Eintrag verweist auf den vorherigen. Eine Änderung über Bilanzi steht darin, und «Kette prüfen» zeigt, ob jeder Eintrag noch zu seinem Vorgänger passt. Downloads von Büchern und Belegen sowie Zugriffe über Prüfer-Links werden mit Zeitpunkt, Unterlage und Konto oder benannter Prüfstelle aufgezeichnet. Die Protokolle bleiben mindestens so lange wie die zugehörigen Bücher erhalten. Nicht jeder Bildschirmaufruf wird protokolliert.
• Die Übertragung läuft ausschliesslich verschlüsselt, und der Browser spricht nur mit bilanzi.ch. Cloudflare nimmt diese Verbindung entgegen und reicht sie an Bilanzi weiter. Aus deiner Sitzung heraus geht keine Verbindung zu einem anderen Dienst, ausser bei einer Weiterleitung, die du selbst auslöst, etwa zur Anmeldung bei Google oder Apple oder zum Bezahlen bei Stripe.
• Greift Bilanzi selbst auf die Bücher eines Betriebs zu, auf seine Bitte oder zur Behebung einer Störung, steht das in einem Protokoll, das Inhaber und Administration unter Einstellungen sehen. Den Zugriff für den Support gibt der Betrieb befristet frei und nimmt ihn jederzeit zurück.

Deine Rechte

Du kannst Auskunft darüber verlangen, welche Daten über dich bearbeitet werden, Berichtigung falscher Angaben verlangen, deine Daten in einem gängigen Format herausverlangen und der Bearbeitung widersprechen, soweit sie nicht auf einer gesetzlichen Pflicht beruht.

Für dein Konto wendest du dich an den Betreiber, oben genannt. Für die Buchhaltung eines Betriebs wendest du dich an diesen Betrieb; Bilanzi handelt dort auf seine Weisung und leitet ein Anliegen weiter, das bei ihm eingeht.

Die Herausgabe ist kein Gefallen, sondern eingebaut: unter «Bücher herausholen» gibt der Arbeitsbereich die Bücher eines Betriebs als Datei heraus, ohne dass jemand gefragt werden muss.

Ausserdem steht dir der Weg zum Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten offen.

Änderungen

Diese Erklärung wird nachgeführt, wenn sich die Bearbeitung ändert, etwa wenn ein Dienst angebunden oder abgelöst wird. Das Datum oben nennt den Stand, und wesentliche Änderungen werden den angemeldeten Betrieben mitgeteilt.