Digitalizzare i giustificativi

Scansionare le ricevute con il telefono

Sul telefono, l’area di lavoro ha un pulsante con la fotocamera nella barra in basso. Lo tocchi, inquadri la ricevuta e scatti. Se la foto è già nella tua galleria, la scegli da lì. Al computer carichi il file sotto Giustificativi, per esempio il PDF che ti ha mandato un fornitore.

Bilanzi conserva ogni file come originale, in un archivio privato della tua azienda. Al momento del deposito calcola un’impronta digitale del file, e l’originale non viene mai più sovrascritto. Hai caricato il file sbagliato? Lo annulli indicando un motivo. Non sparisce, ma resta visibile come annullato.

• PDF, JPEG, PNG, WebP e HEIC, fino a 20 MB per file
• Ogni giustificativo si apre e si collega a una registrazione

Cosa legge l’IA sul giustificativo

La lettura con l’IA fa parte dei piani Starter, Business e Fiduciaria, con un numero fisso di giustificativi al mese. Quando fotografi un giustificativo con il pulsante della fotocamera, Bilanzi lo legge appena la foto è pronta. Per un giustificativo caricato sotto Giustificativi avvii la lettura con il pulsante «Contabilizza con IA».

Poi vedi il commerciante, la data, l’importo e il conto proposto, con numero e nome. L’IA sceglie solo conti del tuo piano dei conti. Se la tua azienda è iscritta all’IVA, l’imposta precedente sta su una riga a parte. Altrimenti l’importo intero va su un solo conto.

Poi Bilanzi guarda il tuo conto bancario. Se il pagamento c’è già, propone di collegare il giustificativo a quel movimento. Così la spesa compare una volta sola nei tuoi libri. Non succede nulla finché non confermi.

Ogni proposta dice su cosa si basa

Bilanzi raccoglie le proposte sotto Altro › Ricezione dei giustificativi. Lì vedi per ogni giustificativo come Bilanzi registrerebbe, con ogni conto in dare e avere. Accanto c’è quanto Bilanzi è sicuro, in percentuale. Sotto «Che cosa ha letto il modello» trovi i punti del giustificativo su cui si basa la proposta, come importo, data e fornitore.

Prima di mostrare una proposta, Bilanzi la controlla con regole fisse. I conti devono esistere nel tuo piano dei conti, e dare e avere devono pareggiare. Una proposta che non supera il controllo non si può accettare. Quando accetti, Bilanzi controlla di nuovo, rispetto allo stato dei tuoi libri in quel giorno.

Se accetti, nasce una bozza di registrazione. Diventa definitiva solo quando la registri sotto Altro › Bozze. Se rifiuti, scrivi un motivo, e la proposta resta con la tua decisione. Dopo trenta giorni una proposta scade, e puoi solo rifiutarla.

Dove lavora l’IA

Le proposte arrivano da un modello linguistico che Infomaniak gestisce a Ginevra. Il trattamento avviene in Svizzera. Lo scriviamo qui perché devi saperlo prima del primo giustificativo.

A Infomaniak va il giustificativo e ciò che serve per valutarlo, per esempio il tuo piano dei conti. Succede solo quando un giustificativo viene letto. I tuoi libri e i tuoi giustificativi restano a Zurigo. I conteggi di salario non vanno mai al modello. I dettagli sono nell’informativa sulla protezione dei dati.

Registrazioni senza giustificativo

Il Codice delle obbligazioni chiede che ogni registrazione sia comprovata da un giustificativo. Per questo Bilanzi ti mostra la lista delle registrazioni che non hanno ancora un giustificativo. Per ogni riga fotografi quello che manca, ne scegli uno già archiviato o annoti che non ne esiste uno proprio. Per le spese bancarie, per esempio, la prova è l’estratto conto.

Alcune cose sono concordate solo a voce, come un affitto con una stretta di mano. Allora scrivi un giustificativo interno: di cosa si tratta, con chi, da quando, ogni quanto e chi lo conferma. Bilanzi lo archivia e lo collega alla registrazione.

Fonti: Codice delle obbligazioni, art. 957a (fedlex.admin.ch)

Conservare per dieci anni

I libri contabili e i giustificativi si conservano per dieci anni. Il termine decorre dalla fine dell’esercizio. I giustificativi possono essere conservati in forma elettronica, se corrispondono ai fatti che documentano e possono essere resi leggibili in ogni momento. I dettagli li regola l’ordinanza sui libri di commercio.

Per Bilanzi il termine è una regola. Un giustificativo collegato a una registrazione non si può annullare durante il termine. Vale anche se il collegamento è stato tolto prima. Per alcuni documenti legati a immobili la legge sull’IVA chiede vent’anni. Se segni un giustificativo così, Bilanzi lo tiene vent’anni. Finché c’è un blocco legale, nessun giustificativo si può annullare.

Fonti: Codice delle obbligazioni, art. 958f (fedlex.admin.ch), Ordinanza sui libri di commercio (fedlex.admin.ch), Legge sull’IVA, art. 70 (fedlex.admin.ch)

Cosa non funziona ancora

L’IA può leggere male, soprattutto da una foto sfocata. Controlla quindi importo, data e conto sul giustificativo prima di accettare.

Bilanzi archivia un’immagine in formato HEIC, ma l’IA non la legge. Non puoi inoltrare giustificativi a Bilanzi per e-mail. Apri ogni giustificativo singolarmente, un’esportazione di tutti i file in una volta non esiste.

Bilanzi non è un archivio certificato. Prima di buttare la carta dopo la foto, chiedi al tuo fiduciario.

Domande frequenti

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