Collegamento bancario e riconciliazione

La banca consegna da sé

Con Autopilot colleghi Bilanzi alla tua banca tramite EBICS. È tramite EBICS che le banche svizzere scambiano dati con i programmi di contabilità. Inserisci due numeri presi dai documenti della tua banca e le mandi una lettera firmata. Appena la banca attiva il collegamento, i movimenti arrivano da soli ogni mattina.

Gli ordini di pagamento e il file di pagamento dei salari li mandi alla tua banca con un clic. Nulla viene eseguito prima che tu lo autorizzi nell’app della tua banca. Poi Bilanzi ti mostra se la banca ha accettato o respinto l’ordine.

• Movimenti ogni mattina, da soli
• Pagamenti mandati direttamente alla banca, autorizzati nella tua app bancaria
• Lo stesso file di pagamento non parte mai due volte
• PostFinance, UBS, Raiffeisen, molte banche cantonali e altre banche

L’estratto conto come file

Scarichi l’estratto conto dall’e-banking della tua banca e lo importi in Bilanzi. Prima di riprendere qualcosa vedi cosa è stato riconosciuto e puoi annullare. Se il saldo iniziale e quello finale non tornano con i movimenti, Bilanzi te lo segnala.

Il file stesso viene conservato come originale. Bilanzi non accetta due volte lo stesso file. Se due estratti si sovrappongono, Bilanzi riconosce i movimenti già presenti e non li riprende una seconda volta. Due pagamenti uguali nello stesso giorno restano comunque due righe.

CAMT.053, CAMT.054 e CSV

Il CAMT.053 è l’estratto conto elettronico secondo lo standard ISO 20022. Contiene ogni movimento registrato con importo, data, controparte, IBAN e riferimento, più il saldo iniziale e quello finale. La maggior parte delle banche svizzere lo offre da scaricare nell’e-banking. Il CAMT.054 è l’avviso di accredito o di addebito, per esempio il dettaglio di un accredito cumulativo.

Se la tua banca offre solo CSV, abbini una volta le colonne: data, importo, testo e, se vuoi, controparte, IBAN e riferimento. Confermi l’abbinamento prima che venga ripreso qualcosa.

• CAMT.053 e CAMT.054 nelle versioni 04 e 08
• CSV con un abbinamento delle colonne che confermi tu
• Anteprima e controllo dei saldi prima della ripresa
• Più conti bancari per società

L’abbinamento con motivazione

Per ogni movimento Bilanzi cerca la partita aperta che corrisponde: una fattura cliente, una fattura fornitore o un pagamento in sospeso. Contano solo criteri precisi. Se riferimento e importo coincidono esattamente, e data e IBAN della controparte corrispondono, la proposta è solida. Se coincidono solo importo e data, è debole, e Bilanzi te lo dice.

Se due fatture sono possibili, Bilanzi non ne sceglie nessuna. Se l’importo è diverso, per esempio per un pagamento parziale o per spese dedotte, Bilanzi non tira a indovinare ma mostra la differenza. Niente diventa definitivo finché non hai confermato.

Anche i giustificativi trovano il loro posto. Se fotografi uno scontrino già addebitato sul conto, Bilanzi propone di allegarlo a quel movimento. Così la spesa non compare due volte nei libri.

Un esempio

Hai mandato a un cliente una fattura QR di CHF 1’250 con riferimento QR. Due settimane dopo nell’estratto c’è un accredito dello stesso importo con lo stesso riferimento. Bilanzi propone la fattura e ne indica il motivo: riferimento e importo coincidono esattamente. Confermi, e la fattura è pagata.

Se il cliente ha versato solo CHF 1’240, Bilanzi mostra la differenza di dieci franchi. Decidi tu come trattare il resto. Se la fattura era in euro e il pagamento è arrivato sul tuo conto in franchi, indichi entrambi gli importi, e la differenza di cambio va sul conto apposito.

E nell’altra direzione

Inserisci le fatture dei fornitori, le approvi e le raggruppi in un ordine di pagamento. Se la tua banca è collegata, glielo mandi direttamente. Altrimenti carichi il file pain.001 nell’e-banking. Una volta eseguito, il pagamento compare tra i movimenti, e lo abbini alla fattura del fornitore.

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