Pour les fiduciaires

Un mandat n’est pas un échange de fichiers

Le schéma habituel : l’entreprise rassemble ses justificatifs et envoie un classeur une fois par trimestre. La fiduciaire saisit dans son propre logiciel, et l’entreprise reçoit à la fin un PDF du mois passé. Il existe deux versions qu’il faut réconcilier, et chaque question coûte des jours.

Dans Bilanzi, il n’y a qu’une version. Un mandat, c’est l’autorisation que l’entreprise donne à sa fiduciaire de travailler sur ses livres. Ce que vous comptabilisez, l’entreprise le voit tout de suite. Ce que l’entreprise saisit arrive chez vous, sans que personne n’envoie quoi que ce soit.

Comment naît un mandat

Il y a deux chemins. Dans le premier, l’entreprise tient déjà ses livres dans Bilanzi. Elle crée une offre de mandat et reçoit un code. Elle vous transmet ce code en personne ou par téléphone. Vous le saisissez dans votre portefeuille de mandants, et le mandat est en place.

Dans le second, vous créez vous-même le mandant. Cela convient à une clientèle qui n’a jamais tenu sa comptabilité. La nouvelle société n’a d’abord pas de titulaire, et votre bureau la gère. Vous invitez une personne de l’entreprise. Dès qu’elle accepte le rôle de titulaire, l’entreprise poursuit ses livres elle-même, et votre mandat reste en place.

Dans les deux cas, c’est l’entreprise qui décide si les salaires font partie du mandat. Elle peut suspendre, reprendre ou terminer le mandat à tout moment.

Les droits sont définis par le rôle

Dans votre bureau, seules les personnes que vous affectez expressément à un mandat y ont accès. Pour chaque affectation, vous choisissez un rôle : comptabilité pour saisir, révision pour lire sans modifier, salaires pour la comptabilité des salaires. Le rôle salaires n’agit que si l’entreprise a inclus les salaires dans le mandat.

Chaque action figure dans la piste d’audit, avec la personne et l’heure, y compris chaque changement apporté à un mandat. Chaque personne peut activer un deuxième facteur pour sa connexion, avec une application d’authentification. Il est facultatif, et pour une fiduciaire, il en vaut la peine.

• Mandats par société, par code de mandat ou créés par vous
• Rôles par mandat : comptabilité, révision et salaires
• Salaires seulement si l’entreprise les inclut dans le mandat
• Piste d’audit aux entrées chaînées pour chaque action
• Quatre langues, au choix de chaque personne dans le même mandat

La clôture annuelle

La clôture se déroule en cinq étapes : préparer, passer les écritures de clôture, figer les comptes annuels, enregistrer l’approbation et ouvrir l’exercice suivant. La liste de contrôle comporte des points bloquants qu’on ne peut pas ignorer d’un clic. Ce qui est clôturé ne se retouche pas en silence.

Le bilan et le compte de résultat suivent CO 959a et 959b et montrent l’exercice précédent à côté. Derrière chaque ligne se trouvent les comptes dont elle provient. Bilanzi calcule le décompte TVA à partir des mêmes écritures, selon la méthode effective ou au taux de la dette fiscale nette. Vous le déposez sur l’ePortal comme d’habitude, puis vous notez le dépôt dans le logiciel.

Les données restent chez l’entreprise

Les livres appartiennent à l’entreprise, pas à la fiduciaire. Quand un mandat prend fin, votre accès disparaît, et les données restent là où elles doivent être.

Pour une remise de dossier ou vos propres archives, les livres s’exportent par exercice sous forme de fichiers CSV. Chaque fichier porte une somme de contrôle, et l’intégralité se vérifie sans Bilanzi.

Ce que cela coûte

Pour l’entreprise elle-même, le plan Free suffit souvent. Il ne coûte rien et permet à l’entreprise de confier un mandat à sa fiduciaire. Vous n’y comptez pas comme personne. Si l’entreprise est assujettie à la TVA, il lui faut le plan Starter pour le décompte.

La gestion des mandats pour votre bureau fait partie du plan Fiduciaire. Il coûte CHF 199 par mois et comprend jusqu’à 25 mandats et 100 personnes. Vous le souscrivez sous Réglages › Abonnement et payez par carte, TWINT, Apple Pay ou Google Pay. Les salaires, l’IA et l’interface font partie de chaque plan payant.

Ce qu’il faut savoir avant d’y placer un mandat

Bilanzi ne dépose pas le décompte TVA auprès de l’AFC. Vous obtenez le décompte calculé et un export pour vos dossiers, et vous faites le dépôt sur l’ePortal. Les salaires n’ont pas de certification Swissdec. Il n’y a pas de connexion bancaire directe.

Il n’existe pas de reprise depuis un autre logiciel de comptabilité. Vous saisissez le plan comptable et l’écriture d’ouverture dans l’assistant de configuration.

Questions fréquentes

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  La plupart des petites entreprises suisses tiennent leurs chiffres elles-mêmes et les transmettent une fois par an à leur fiduciaire. Bilanzi est un logiciel de comptabilité suisse fait pour ce quotidien, et le plan Free ne coûte rien.

• Le décompte TVA

  Bilanzi calcule le décompte TVA à partir des lignes que vous comptabilisez de toute façon. Vous le vérifiez position par position et le déposez vous-même auprès de l’AFC.