La comptabilité des salaires

Ce que le module fait aujourd’hui

Vous saisissez vos employés, fixez leurs salaires et lancez chaque mois un décompte. Il en sort une fiche de salaire par personne et un brouillon d’écriture pour le grand livre. Le compte de salaire annuel montre ce qui a été décompté sur l’année.

• Engagements avec numéro AVS, entrée et sortie
• Salaire mensuel, salaire horaire et travail sur appel
• Types de salaire avec compte et assujettissement, fixés par vous
• Décomptes avec décompte correctif et fiche de salaire en PDF
• Impôt à la source selon le canton et le code de barème
• Compte de salaire annuel et certificat de salaire selon le formulaire 11 par engagement

Vous validez vous-même les taux de cotisation

L’employeur retient la cotisation AVS sur chaque paiement de salaire. Il la verse à la caisse de compensation avec sa propre part. L’AI, l’APG et l’AC passent par la même caisse. Les taux peuvent changer au début de l’année. C’est pourquoi Bilanzi ne calcule avec aucun taux de mémoire.

Les taux fédéraux figurent avec leur source sous Pour les pros › Bases légales. La personne propriétaire lit la source et valide le taux. Bilanzi note qui a lu la source et ne calcule avec ce taux qu’à partir de ce moment.

Les taux qui figurent sur les factures de votre entreprise se saisissent sous Réglages › Salaires. Ce sont les frais d’administration de la caisse de compensation, les primes de l’assurance accidents et le taux de la caisse d’allocations familiales. La prévoyance professionnelle n’est pas calculée à partir de taux. Pour chaque engagement, vous reprenez les deux montants mensuels de l’attestation de la caisse de pension. S’il manque un taux, Bilanzi ne calcule aucun salaire et vous dit lequel manque.

Sources : Loi sur l’AVS, art. 14 et 51 (fedlex.admin.ch)

Le premier salaire, étape par étape

Bilanzi vous guide par étapes jusqu’au premier décompte. D’abord les données de l’entreprise : canton, caisse de compensation avec numéro de décompte, caisse d’allocations familiales, assureur accidents avec numéro de police et caisse de pension. Vous choisissez aussi dans votre plan comptable les comptes sur lesquels le salaire est comptabilisé.

Vous créez ensuite les types de salaire. Le catalogue standard suffit pour commencer : salaire mensuel, salaire horaire, 13e salaire, bonus, heures supplémentaires, frais et une retenue. C’est vous qui décidez si un type de salaire est soumis à l’AVS, à l’AC, à l’assurance accidents, à la prévoyance ou à l’impôt à la source. Vous notez aussi sur quoi repose ce choix.

Enfin, vous saisissez les engagements : nom, date de naissance, numéro AVS, entrée, canton de travail et pays de domicile. Vous fixez le salaire convenu avec une date. S’il change, l’ancien salaire reste valable pour les mois passés.

Ce que fait un décompte de salaire

Vous ouvrez le mois et saisissez ce qui ne revient qu’une fois, comme un bonus ou les heures d’un auxiliaire. Bilanzi calcule les heures au tarif horaire convenu. Puis vous lancez le calcul. Pour chaque engagement, vous voyez le salaire brut, les retenues, le salaire net et les cotisations de l’employeur.

Si tout est juste, vous clôturez le décompte. Il ne change plus ensuite. Vous téléchargez la fiche de salaire de chaque personne en PDF, en français, allemand, italien ou anglais, et l’archivez dans Bilanzi. Une erreur se corrige par un décompte correctif qui remplace le mois.

À la clôture, Bilanzi prépare un brouillon d’écriture. Il porte une ligne par compte et jamais le salaire d’une seule personne. La comptabilité voit ainsi les charges de personnel, mais aucun salaire individuel. Le brouillon est comptabilisé par une personne qui a accès à la comptabilité.

L’impôt à la source

Pour certains employés, l’employeur retient l’impôt directement sur le salaire et le verse au canton. Cela concerne par exemple les employés étrangers sans permis d’établissement. Chaque canton fixe ses propres barèmes.

Dans Bilanzi, vous indiquez pour chaque engagement s’il est soumis à l’impôt à la source. Vous notez le canton, le code de barème, la date et le fondement de la décision. La personne propriétaire saisit le barème avec sa source et le valide. Le décompte retient l’impôt, l’affiche sur la fiche de salaire et le comptabilise sur un compte à part.

Sources : Impôt à la source, Administration fédérale des contributions, page en allemand (estv.admin.ch)

Annoncer et verser

Les fiches de salaire et le compte de salaire annuel vous donnent les chiffres pour les annonces à la caisse de compensation, à l’assureur accidents, à la caisse de pension et au fisc. Vous les déclarez sur le portail de chaque organisme. Le certificat de salaire, vous le téléchargez en PDF et le remettez à vos employés.

Vous versez les salaires depuis votre e-banking. L’impôt à la source retenu figure sur un compte séparé, et vous le décomptez avec l’administration fiscale de votre canton.

Qui voit les salaires

Les salaires sont visibles pour la personne propriétaire, l’administration et les personnes qui ont le rôle salaires. Une personne qui a seulement accès à la comptabilité ne voit aucun salaire.

Les fiches de salaire archivées sont séparées des autres justificatifs et ne sont jamais envoyées à l’IA. L’interface pour vos propres logiciels ne permet de modifier aucun salaire. Les fiches de salaire sont des pièces comptables et se conservent dix ans, comme elles.

Sources : Code des obligations, art. 958f (fedlex.admin.ch)

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