La comptabilité de votre Sàrl
Une Sàrl doit tenir une comptabilité complète, même si elle est petite. Voici ce que le Code des obligations exige et comment vous le faites avec Bilanzi, un logiciel de comptabilité suisse. Le cœur comptable est inclus dans le plan Free.
Pourquoi une Sàrl tient une comptabilité en partie double
Le Code des obligations oblige chaque personne morale à tenir une comptabilité et à présenter des comptes. La Sàrl en fait partie, quel que soit son chiffre d’affaires.
Une comptabilité simplifiée, limitée aux recettes, aux dépenses et à l’état du patrimoine, ne suffit qu’aux entreprises individuelles et aux sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires du dernier exercice est inférieur à 500’000 francs. S’y ajoutent les associations et fondations qui n’ont pas à s’inscrire au registre du commerce. Votre Sàrl tient donc une comptabilité en partie double, avec bilan et compte de résultat.
En partie double signifie que chaque écriture touche au moins deux comptes, au débit et au crédit, pour le même montant. Dans Bilanzi, une écriture ne s’enregistre que si les deux côtés s’équilibrent.
Ce que veut dire une comptabilité régulière
La loi fixe les principes d’une tenue régulière des comptes. Les opérations sont saisies de manière complète, fidèle et systématique. Chaque écriture repose sur une pièce justificative. La comptabilité est claire, adaptée à l’entreprise et vérifiable par une personne du métier.
Voici comment Bilanzi l’applique :
- Vous photographiez ou téléversez le justificatif, et il reste lié à son écriture.
- Une ligne comptabilisée n’est jamais écrasée. Vous corrigez par une extourne, visiblement liée à l’écriture d’origine.
- Chaque action figure dans la piste d’audit. Les entrées sont chaînées entre elles, si bien qu’une modification après coup se prouve.
- Vous verrouillez une période avec un motif. Ensuite, plus rien ne s’y comptabilise.
La configuration pour une Sàrl
À la configuration, vous choisissez la forme juridique Sàrl, l’exercice et votre branche. Bilanzi crée un plan comptable selon le plan comptable suisse PME, adapté à votre branche. Pour une Sàrl, le compte de capital s’appelle directement capital social.
La première écriture d’une nouvelle Sàrl est souvent le versement du capital social. Bilanzi prépare un brouillon d’écriture à cet effet. Il n’est comptabilisé qu’une fois que vous l’avez vérifié dans le journal.
Viennent ensuite l’adresse de facturation, le compte bancaire et la TVA. Vous pouvez tout modifier plus tard.
L’année en cours
Pendant l’année, vous saisissez vos justificatifs, établissez des factures avec section de paiement QR et validez les factures fournisseurs. Vous importez le relevé bancaire sous forme de fichier et attribuez les paiements. Le bilan et le compte de résultat sont visibles à tout moment.
Votre Sàrl n’est libérée de la TVA que tant que son chiffre d’affaires provenant de prestations imposables reste inférieur à 100’000 francs par an, en Suisse et à l’étranger réunis. Dès le plan Starter, Bilanzi calcule le décompte à partir de vos écritures, selon la méthode effective ou au taux de la dette fiscale nette. Le dépôt sur l’ePortal de l’AFC, vous le faites vous-même.
Si la Sàrl vous verse un salaire de gérante ou de gérant, c’est un salaire comme un autre, soumis aux cotisations AVS. Dans Bilanzi, la comptabilité des salaires fait partie des plans payants, dès Starter.
Sources : Loi sur la TVA (LTVA), art. 10 (fedlex.admin.ch), Loi sur l’AVS (LAVS), art. 5 (fedlex.admin.ch)
Comptes annuels et conservation
À la fin de l’exercice, votre Sàrl établit des comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l’annexe. Bilanzi établit le bilan et le compte de résultat selon le CO 959a et 959b et vous guide avec une liste de contrôle. Le détail figure sur la page consacrée au bouclement annuel.
Les livres, les pièces comptables et le rapport de gestion se conservent dix ans. Les livres et les pièces peuvent être conservés sous forme électronique s’ils peuvent être rendus lisibles à tout moment. Le rapport de gestion se conserve par écrit et signé.
Bilanzi tient le délai par exercice et refuse, pendant ce délai, de retirer une pièce des livres. Comme pour les taux de TVA, une personne titulaire valide une fois ce délai contre la source officielle. Vous exportez vos livres à tout moment en fichiers CSV, avec une somme de contrôle par fichier. Bilanzi n’est pas une archive certifiée : vous conservez vous-même les fichiers.
Sources : Code des obligations, art. 958 et 958f (fedlex.admin.ch), Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, Olico (fedlex.admin.ch)
Révision et fiduciaire
Un organe de révision contrôle les comptes annuels, pas le logiciel. Les petites et moyennes Sàrl sont soumises au contrôle restreint. Le contrôle ordinaire s’applique surtout lorsque deux de trois valeurs sont dépassées deux exercices de suite. Ce sont un total du bilan de 20 millions de francs, un chiffre d’affaires de 40 millions de francs et 250 emplois à plein temps en moyenne annuelle.
Avec l’accord de tous les associés, une Sàrl qui n’a pas plus de dix emplois à plein temps en moyenne annuelle peut renoncer au contrôle restreint. C’est l’opting-out.
Votre fiduciaire travaille dans vos livres grâce à un mandat, et non sur une copie. Chaque personne a un rôle, et ce rôle définit ce qu’elle voit et ce qu’elle peut faire.
Sources : Code des obligations, art. 727, 727a et 818 (fedlex.admin.ch)
Ce qui ne fonctionne pas encore
Bilanzi n’établit ni l’annexe aux comptes annuels, ni tableau des flux de trésorerie, ni rapport annuel. Votre Sàrl a toujours besoin de l’annexe : vous la rédigez vous-même ou avec votre fiduciaire.
La déclaration d’impôt de la Sàrl et l’impôt anticipé sur les dividendes se règlent en dehors de Bilanzi. Bilanzi ne transmet pas le décompte TVA à l’AFC. Il n’y a pas de connexion bancaire directe : relevés et ordres de paiement passent par des fichiers.
Bilanzi ne vérifie pas si votre Sàrl subit une perte de capital ou se trouve surendettée. Il n’existe pas de reprise des écritures depuis un autre logiciel. La comptabilité des salaires n’a pas de certification Swissdec.
Questions fréquentes
Une Sàrl peut-elle tenir une comptabilité simplifiée ?
Non. La comptabilité simplifiée, limitée aux recettes et aux dépenses, est réservée aux petites entreprises individuelles et sociétés de personnes, ainsi qu’à certaines associations et fondations. Une Sàrl tient toujours une comptabilité en partie double et établit des comptes annuels.
Combien de temps ma Sàrl doit-elle conserver ses pièces ?
Dix ans à compter de la fin de l’exercice. Cela vaut pour les livres, les pièces comptables et le rapport de gestion.
Ma Sàrl doit-elle faire réviser ses comptes ?
Sans opting-out, oui, en général par un contrôle restreint. Une Sàrl de dix emplois à plein temps au plus peut y renoncer si tous les associés sont d’accord.
Puis-je gérer plusieurs Sàrl avec Bilanzi ?
Oui. Chaque société a ses propres livres, bien séparés. Le plan Free comprend une société, le plan Business trois.
Ai-je encore besoin d’une fiduciaire ?
C’est à vous de décider. Beaucoup de Sàrl comptabilisent le courant elles-mêmes et confient le bouclement et la déclaration d’impôt.
Combien coûte la comptabilité d’une Sàrl avec Bilanzi ?
Le cœur comptable est inclus dans le plan Free et ne coûte rien, bilan, compte de résultat et bouclement annuel compris. Les salaires et le décompte TVA font partie des plans payants, dès Starter.
Ce que cela coûte
C’est compris dans le plan Free, donc gratuit, et dans tous les autres plans aussi.
Thèmes liés
Le bouclement annuel de votre Sàrl
Chaque Sàrl clôt son exercice par des comptes annuels. Bilanzi établit le bilan et le compte de résultat à partir de vos écritures et vous guide en cinq étapes jusqu’au bouclement. L’annexe, vous la rédigez vous-même ou avec votre fiduciaire.
La comptabilité des salaires
Bilanzi calcule les salaires de vos employés, établit les fiches de salaire et prépare l’écriture. La comptabilité des salaires fait partie des plans payants et n’a pas de certification Swissdec. Cette page dit ce qu’elle fait aujourd’hui et ce qui lui manque.
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Le mieux est de configurer votre Sàrl une fois avec le plan Free et de saisir un mois. Vous verrez ainsi si Bilanzi convient à votre quotidien avant de changer.
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