Le bouclement annuel de votre Sàrl

Ce que la loi exige de votre Sàrl

Une Sàrl est une personne morale. Elle doit donc toujours tenir une comptabilité et présenter des comptes, quel que soit son chiffre d’affaires. Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Chaque montant est accompagné du chiffre de l’exercice précédent.

Les comptes doivent être établis dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice et soumis à l’assemblée des associés. Elle les approuve et décide de l’emploi du bénéfice. Ils sont signés par la personne qui préside la gérance et par la personne responsable de la présentation des comptes.

Sources : Code des obligations, art. 804, 805 et 957 à 958f (fedlex.admin.ch)

Bilan et compte de résultat selon le CO 959a et 959b

La loi fixe une structure minimale pour les deux. Le bilan sépare l’actif circulant et l’actif immobilisé, les capitaux étrangers à court et à long terme, et les capitaux propres. Dans les capitaux propres de votre Sàrl, le capital social vient en premier. Suivent les réserves, le report et le résultat de l’exercice.

Bilanzi présente le compte de résultat par nature, sous forme d’échelle. Il part du produit net des ventes et déduit le matériel, le personnel, les autres charges d’exploitation et les amortissements. Viennent ensuite le résultat financier, les postes hors exploitation et exceptionnels, puis les impôts directs. Tout en bas figure le bénéfice ou la perte de l’exercice.

Dans Bilanzi, chaque compte porte un groupe de présentation, qui décide de sa ligne. Si vous configurez votre entreprise avec le plan comptable suisse PME, Bilanzi attribue les groupes en même temps. Un compte sans groupe ne disparaît pas. Il figure sous « Pas encore classé » jusqu’à ce que vous l’attribuiez.

Les deux états sont disponibles toute l’année, pas seulement à la clôture. Sous chaque ligne, vous voyez les comptes dont elle provient, et vous pouvez les imprimer.

Sources : Code des obligations, art. 959a et 959b (fedlex.admin.ch)

Ce qui doit être comptabilisé avant la clôture

Un bouclement ne vaut que par les écritures qui le précèdent. Vos justificatifs devraient être complets et vos comptes bancaires rapprochés. L’aperçu vous montre combien de justificatifs manquent et quels paiements ne sont pas encore attribués.

Certaines écritures, Bilanzi ne peut pas les juger à votre place. La liste de contrôle les nomme quand même, pour que personne ne les croie déjà faites :

• Amortissements : le registre des immobilisations les calcule selon votre plan, linéaire ou dégressif, et prépare un brouillon d’écriture. Vous fixez la durée d’utilisation et le taux.
• Provisions et comptes de régularisation : vous les comptabilisez vous-même.
• Inventaire : vous comptez le stock et comptabilisez la variation.
• Provision pour impôts : vous l’estimez vous-même ou avec votre fiduciaire.
• Parts privées, par exemple pour une voiture d’entreprise utilisée aussi à titre privé : vous les saisissez vous-même.

Le bouclement en cinq étapes

Dans Bilanzi, le bouclement suit toujours le même ordre. Bilanzi ne vous propose que l’étape suivante, et chacune figure dans la piste d’audit avec le nom et l’heure.

• Préparer : Bilanzi calcule la liste de contrôle et ne comptabilise encore rien. Sont bloquants par exemple un brouillon d’écriture ouvert, un compte sans groupe de présentation ou un décompte TVA pas encore figé. Ces points ne se contournent pas d’un clic.
• Écriture de clôture : Bilanzi propose une écriture qui ramène à zéro chaque compte de charges et de produits. Le résultat va sur le compte du bénéfice ou de la perte de l’exercice, en général le 2979. L’écriture est datée du dernier jour de l’exercice.
• Figer : le bilan, le compte de résultat et la balance des comptes sont enregistrés tels quels. Si vous avez bouclé l’exercice précédent dans Bilanzi, il figure en regard. Des comptes figés ne sont jamais recalculés.
• Enregistrer l’approbation : vous notez quel organe a approuvé les comptes, à quelle date, et qui en est responsable.
• Ouvrir l’exercice suivant : Bilanzi comptabilise l’ouverture à partir des comptes de bilan figés. Le nouvel exercice commence ainsi exactement avec les chiffres de clôture de l’ancien.

Emploi du bénéfice, verrouillage et conservation

Après le bouclement, le résultat de l’exercice figure sur un compte propre dans les capitaux propres. L’assemblée des associés décide de l’emploi du bénéfice. Vous comptabilisez ensuite sa décision comme une écriture ordinaire du nouvel exercice, par exemple vers les réserves ou le report.

Pour que rien ne s’ajoute à l’ancien exercice, vous verrouillez sa période avec un bref motif. Bilanzi refuse ensuite toute écriture dans cet intervalle.

Les livres, les pièces comptables et le rapport de gestion se conservent dix ans à compter de la fin de l’exercice. Bilanzi tient ces délais par exercice. Vous exportez vos livres à tout moment en fichiers CSV, chacun avec une somme de contrôle.

Sources : Code des obligations, art. 958f (fedlex.admin.ch), Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, Olico (fedlex.admin.ch)

Ce qui ne fonctionne pas encore

Bilanzi n’établit pas l’annexe. Votre Sàrl en a pourtant besoin, par exemple pour les principes appliqués et le nombre d’emplois à plein temps. Vous la rédigez vous-même ou avec votre fiduciaire.

Bilanzi ne produit ni tableau des flux de trésorerie ni rapport annuel. La loi ne les exige que des entreprises soumises au contrôle ordinaire. Le compte de résultat existe uniquement par nature, pas par fonction.

Bilanzi ne produit aucune signature. L’approbation enregistrée est une mention, pas un rapport de gestion signé. La déclaration d’impôt de la Sàrl et l’impôt anticipé sur un dividende se règlent en dehors de Bilanzi.

Sources : Code des obligations, art. 959c et 961 (fedlex.admin.ch)

Questions fréquentes

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