Vous établissez la facture QR directement depuis votre comptabilité. Elle devient une créance ouverte dès son émission, et le rapprochement bancaire la relie ensuite au paiement.
Depuis la fin des bulletins de versement orange et rouges, chaque facture suisse porte une section paiement QR. Elle se compose du récépissé à gauche et de la section paiement à droite, avec le Swiss QR Code au milieu. Votre client scanne le code avec l’application de sa banque, et tout est déjà rempli.
Le code contient ce dont la banque a besoin pour payer :
Un QR-IBAN se reconnaît à son identifiant d’institut entre 30000 et 31999, soit de la cinquième à la neuvième position. Il n’est admis qu’avec une référence QR. C’est un nombre de 27 chiffres dont le dernier est un chiffre de contrôle. Grâce à elle, vous reconnaissez chaque paiement sans ambiguïté.
Avec un IBAN ordinaire, Bilanzi établit la facture sans référence. Cela fonctionne tout aussi bien, vous rapprochez alors le paiement par le montant, la date et l’expéditeur. Bilanzi vérifie ces règles pour chaque facture avant de créer la section paiement. Une section paiement erronée serait refusée par l’application bancaire de votre client, et vous ne le remarqueriez qu’en ne voyant pas l’argent arriver.
Vous choisissez le client, saisissez les positions avec quantité, prix et taux de TVA, puis vous émettez la facture. L’expéditeur et le compte bancaire proviennent de vos données de base. Dès l’émission, le numéro et l’écriture sont définitifs, et la facture figure comme créance ouverte dans le grand livre.
Vous générez ensuite le PDF avec section paiement et l’envoyez à votre client. La facture est rédigée dans la langue du client : français, allemand, italien ou anglais. Vos clients de la zone euro reçoivent une facture en EUR. Vous prenez le cours moyen mensuel publié par l’AFC ou vous le fixez vous-même. Il est figé à l’émission, et votre comptabilité reste en francs.
Quand le paiement arrive, vous importez le relevé de compte. Bilanzi reconnaît la référence et propose la facture correspondante. Vous confirmez, et le poste est soldé. Si une facture n’est plus juste, vous émettez une note de crédit au lieu de modifier la facture.
Vous définissez vous-même les niveaux de rappel : après combien de jours, avec quels frais et avec quel intérêt moratoire. Bilanzi n’impose aucun taux, car c’est une décision de votre entreprise. Pour chaque frais et chaque intérêt, vous notez sur quoi ils reposent.
Une série de rappels est une proposition à une date de référence. Vous voyez chaque facture échue avec son prochain niveau, vous en retirez certaines, puis vous validez la série. Un client qui a payé entre-temps ne reçoit pas de rappel. Chaque rappel porte sa propre section paiement, y compris pour les factures en EUR.
Le code aide aussi dans l’autre sens. Vous photographiez la page avec la section paiement ou vous l’enregistrez comme image, et Bilanzi lit le code QR directement dans votre navigateur. L’image n’est envoyée à personne. Il en résulte un brouillon avec bénéficiaire, IBAN, référence et montant. Vous vérifiez chaque champ par rapport au document, puis vous enregistrez.
Le code indique le montant brut. Le taux de TVA et la déduction de l’impôt préalable, vous les indiquez en comptabilisant.
Oui. Un QR-IBAN va toujours avec une référence QR. Avec un IBAN ordinaire, Bilanzi établit la facture sans référence. Votre banque vous dira quel type de compte vous avez.
Oui. La section paiement connaît le CHF et l’EUR, Bilanzi aussi. Le cours est figé à l’émission. Si le montant crédité sur le compte diffère ensuite, Bilanzi comptabilise l’écart sur le compte de différences de change.
Oui, par e-mail. La facture part directement chez votre client avec le PDF et la section paiement, et votre entreprise apparaît comme expéditeur. Sa réponse vous parvient. Vous pouvez aussi télécharger le PDF et l’envoyer vous-même.
Oui, à partir d’une photo ou d’une image au format JPEG, PNG ou WebP. Le code est lu dans votre navigateur. Il en résulte un brouillon que vous vérifiez et enregistrez.
Non. Avec un IBAN ordinaire, la facture QR fonctionne tout aussi bien. Un QR-IBAN avec référence QR aide si vous voulez rapprocher beaucoup de paiements sans ambiguïté. Vous l’obtenez auprès de votre banque.
C’est compris dans le plan Free, donc gratuit, et dans tous les autres plans aussi.
Votre banque livre vos mouvements par EBICS chaque matin, ou vous importez le relevé sous forme de fichier. Bilanzi propose une attribution pour chaque mouvement et vous dit pourquoi. La décision vous appartient.
Bilanzi calcule le décompte TVA à partir des lignes que vous comptabilisez de toute façon. Vous le vérifiez position par position et le déposez sur l’ePortal de l’AFC.
Le plus honnête, c’est une vraie facture à un vrai client. Créez un compte et établissez votre première facture QR avec le plan Free.
Free à vie. Sans carte de crédit.
