Numériser les justificatifs

Scanner les quittances avec le téléphone

Sur le téléphone, l’espace de travail affiche un bouton appareil photo dans la barre du bas. Vous le touchez, cadrez la quittance et déclenchez. Si la photo est déjà dans votre galerie, vous la choisissez là. Sur l’ordinateur, vous téléversez le fichier sous Justificatifs, par exemple le PDF qu’un fournisseur vous a envoyé.

Bilanzi conserve chaque fichier comme original, dans un espace privé propre à votre entreprise. Au moment du dépôt, Bilanzi calcule une empreinte numérique du fichier, et l’original n’est plus jamais écrasé. Vous avez téléversé la mauvaise pièce ? Vous l’invalidez en indiquant un motif. Elle ne disparaît pas pour autant et reste visible comme invalide.

• PDF, JPEG, PNG, WebP et HEIC, jusqu’à 20 Mo par fichier
• Chaque justificatif s’ouvre et se lie à une écriture

Ce que l’IA lit sur le justificatif

La lecture par l’IA fait partie des plans Starter, Business et Fiduciaire, avec un nombre fixe de justificatifs par mois. Dès que vous photographiez un justificatif avec le bouton appareil photo, Bilanzi le lit. Pour un justificatif téléversé sous Justificatifs, vous lancez la lecture avec le bouton « Imputer par IA ».

Vous voyez alors le commerçant, la date, le montant et le compte proposé, avec son numéro et son nom. L’IA ne choisit que des comptes de votre propre plan comptable. Si votre entreprise est inscrite à la TVA, l’impôt préalable figure sur une ligne à part. Sinon, le montant entier va sur un seul compte.

Bilanzi regarde ensuite votre compte bancaire. Si le paiement y figure déjà, il propose d’attacher le justificatif à ce mouvement. La dépense n’apparaît ainsi qu’une fois dans vos livres. Rien ne se passe tant que vous n’avez pas confirmé.

Chaque proposition dit sur quoi elle repose

Bilanzi réunit les propositions sous Plus › Réception des justificatifs. Pour chaque justificatif, vous y voyez comment Bilanzi comptabiliserait, avec chaque compte au débit et au crédit. À côté figure le degré de certitude de Bilanzi, en pour cent. Sous « Ce que le modèle a lu », vous trouvez les passages du justificatif sur lesquels la proposition s’appuie, comme le montant, la date ou le fournisseur.

Avant d’afficher une proposition, Bilanzi la contrôle selon des règles fixes. Les comptes doivent exister dans votre plan comptable, et le débit doit égaler le crédit. Une proposition qui échoue à ce contrôle ne peut pas être acceptée.

Si vous acceptez, un brouillon d’écriture est créé. Il ne devient définitif que lorsque vous le comptabilisez sous Plus › Brouillons. Si vous refusez, vous indiquez un motif, et la proposition reste enregistrée avec votre décision. Une proposition expire après trente jours. Vous ne pouvez alors plus que la refuser.

Où l’IA fait son travail

Les propositions viennent d’un modèle de langage qu’Infomaniak exploite à Genève. Le traitement a lieu en Suisse. Nous l’écrivons ici parce que vous devez le savoir avant votre premier justificatif.

Infomaniak reçoit le justificatif et ce qui est nécessaire pour l’apprécier, par exemple votre plan comptable. Cela n’arrive que lorsqu’un justificatif est lu. Vos livres et vos justificatifs restent à Zurich. Les fiches de salaire ne sont jamais envoyées au modèle. Les détails figurent dans la déclaration de protection des données.

Les écritures sans justificatif

Le Code des obligations exige que chaque écriture soit prouvée par une pièce. Bilanzi vous montre donc la liste des écritures auxquelles aucun justificatif n’est encore attaché. Pour chaque ligne, vous photographiez la pièce manquante, en choisissez une déjà déposée ou notez qu’il n’en existe pas de séparée. Pour des frais bancaires, par exemple, c’est le relevé qui fait foi.

Certaines choses ne sont convenues qu’oralement, comme un loyer conclu d’une poignée de main. Vous rédigez alors une pièce justificative interne : de quoi il s’agit, avec qui, depuis quand, à quelle fréquence et qui le confirme. Bilanzi la conserve et l’attache à l’écriture.

Sources : Code des obligations, art. 957a (fedlex.admin.ch)

Conserver dix ans

Les livres et les pièces comptables se conservent pendant dix ans. Le délai court dès la fin de l’exercice. Les pièces peuvent être conservées sous forme électronique si elles concordent avec les faits qu’elles documentent et peuvent être rendues lisibles en tout temps. L’Olico, l’ordonnance sur les livres de comptes, en règle les détails.

Pour Bilanzi, ce délai est une règle. Un justificatif lié à une écriture ne peut pas être invalidé pendant le délai. Cela vaut aussi quand le lien a été supprimé entre-temps. Pour certains documents liés à des immeubles, la loi sur la TVA exige vingt ans. Si vous marquez un justificatif ainsi, Bilanzi le garde vingt ans. Tant qu’un blocage juridique est en place, aucun justificatif ne peut être invalidé.

Sources : Code des obligations, art. 958f (fedlex.admin.ch), Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, Olico (fedlex.admin.ch), Loi sur la TVA, art. 70 (fedlex.admin.ch)

Ce qui ne fonctionne pas encore

L’IA peut mal lire, surtout sur une photo floue. Vérifiez donc le montant, la date et le compte par rapport au justificatif avant d’accepter.

Bilanzi conserve une image au format HEIC, mais l’IA ne la lit pas. Vous ne pouvez pas transférer des justificatifs à Bilanzi par e-mail. Vous ouvrez chaque justificatif séparément, il n’existe pas d’export de tous les fichiers en une fois.

Bilanzi n’est pas une archive certifiée. Avant de jeter le papier après l’avoir photographié, parlez-en avec votre fiduciaire.

Questions fréquentes

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• Le rapprochement bancaire

  Vous importez le relevé de compte sous forme de fichier. Bilanzi propose une attribution pour chaque mouvement et vous dit pourquoi. La décision vous appartient.

• Le bouclement annuel de votre Sàrl

  Chaque Sàrl clôt son exercice par des comptes annuels. Bilanzi établit le bilan et le compte de résultat à partir de vos écritures et vous guide en cinq étapes jusqu’au bouclement. L’annexe, vous la rédigez vous-même ou avec votre fiduciaire.