Vous photographiez une quittance, et Bilanzi la conserve comme original. Si vous le souhaitez, l’IA lit le justificatif et propose une écriture. Elle vous montre sur quoi repose sa proposition, et rien n’est comptabilisé avant votre confirmation.
Sur le téléphone, l’espace de travail affiche un bouton appareil photo dans la barre du bas. Vous le touchez, cadrez la quittance et déclenchez. Si la photo est déjà dans votre galerie, vous la choisissez là. Sur l’ordinateur, vous téléversez le fichier sous Justificatifs, par exemple le PDF qu’un fournisseur vous a envoyé. Vous pouvez aussi envoyer le justificatif en pièce jointe à l’adresse de votre entreprise, indiquée dans la réception des justificatifs. Écrivez depuis l’adresse avec laquelle vous vous connectez.
Bilanzi conserve chaque fichier comme original, dans un espace privé propre à votre entreprise. Au moment du dépôt, Bilanzi calcule une empreinte numérique du fichier, et l’original n’est plus jamais écrasé. Vous avez téléversé la mauvaise pièce ? Vous l’invalidez en indiquant un motif. Elle ne disparaît pas pour autant et reste visible comme invalide.
La lecture par l’IA fait partie d’Autopilot, sans prix par justificatif. Si vous photographiez un justificatif avec le bouton appareil photo ou le téléversez sous Justificatifs, Bilanzi le lit tout de suite. Les justificatifs reçus par e-mail et par WhatsApp sont lus dès leur arrivée, tant que l’option est activée dans la réception. Dans Free, Autopilot lit quelques pages de justificatifs gratuitement, pour essayer.
Vous voyez alors le commerçant, la date, le montant et le compte proposé, avec son numéro et son nom. L’IA ne choisit que des comptes de votre propre plan comptable. Si votre entreprise est inscrite à la TVA, l’impôt préalable figure sur une ligne à part. Sinon, le montant entier va sur un seul compte.
Bilanzi regarde ensuite votre compte bancaire. Si le paiement y figure déjà, il propose d’attacher le justificatif à ce mouvement. La dépense n’apparaît ainsi qu’une fois dans vos livres. Rien ne se passe tant que vous n’avez pas confirmé.
Bilanzi réunit les propositions sous Dépenses › Justificatifs. Pour chaque justificatif, vous y voyez comment Bilanzi comptabiliserait, avec chaque compte au débit et au crédit. À côté figure le degré de certitude de Bilanzi, en pour cent. Sous « Ce que le modèle a lu », vous trouvez les passages du justificatif sur lesquels la proposition s’appuie, comme le montant, la date ou le fournisseur. Vous vérifiez le montant, la date et le compte sur le justificatif avant d’accepter.
Avant d’afficher une proposition, Bilanzi la contrôle selon des règles fixes. Les comptes doivent exister dans votre plan comptable, et le débit doit égaler le crédit. Une proposition qui échoue à ce contrôle ne peut pas être acceptée.
Si vous acceptez, un brouillon d’écriture est créé. Il ne devient définitif que lorsque vous le comptabilisez sous Pour les pros › Brouillons. Si vous refusez, vous indiquez un motif, et la proposition reste enregistrée avec votre décision. Une proposition expire après trente jours. Vous ne pouvez alors plus que la refuser.
Les propositions viennent d’un modèle de langage qu’Infomaniak exploite à Genève. Le traitement a lieu en Suisse. Nous l’écrivons ici parce que vous devez le savoir avant votre premier justificatif.
Infomaniak reçoit le justificatif et ce qui est nécessaire pour l’apprécier, par exemple votre plan comptable. Cela n’arrive que lorsqu’un justificatif est lu. Vos livres et vos justificatifs restent à Zurich. Les fiches de salaire ne sont jamais envoyées au modèle. Les détails figurent dans la déclaration de protection des données.
Le Code des obligations exige que chaque écriture soit prouvée par une pièce. Bilanzi vous montre donc la liste des écritures auxquelles aucun justificatif n’est encore attaché. Pour chaque ligne, vous photographiez la pièce manquante, en choisissez une déjà déposée ou notez qu’il n’en existe pas de séparée. Pour des frais bancaires, par exemple, c’est le relevé qui fait foi.
Certaines choses ne sont convenues qu’oralement, comme un loyer conclu d’une poignée de main. Vous rédigez alors une pièce justificative interne : de quoi il s’agit, avec qui, depuis quand, à quelle fréquence et qui le confirme. Bilanzi la conserve et l’attache à l’écriture.
Les livres et les pièces comptables se conservent pendant dix ans. Le délai court dès la fin de l’exercice. Les pièces peuvent être conservées sous forme électronique si elles concordent avec les faits qu’elles documentent et peuvent être rendues lisibles en tout temps. L’Olico, l’ordonnance sur les livres de comptes, en règle les détails.
Pour Bilanzi, ce délai est une règle. Un justificatif lié à une écriture ne peut pas être invalidé pendant le délai. Cela vaut aussi quand le lien a été supprimé entre-temps. Pour certains documents liés à des immeubles, la loi sur la TVA exige vingt ans. Si vous marquez un justificatif ainsi, Bilanzi le garde vingt ans. Tant qu’un blocage juridique est en place, aucun justificatif ne peut être invalidé.
Sources : Code des obligations, art. 958f (fedlex.admin.ch), Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, Olico (fedlex.admin.ch), Loi sur la TVA, art. 70 (fedlex.admin.ch)
Non. L’IA propose, et vous décidez. Une proposition acceptée devient un brouillon d’écriture, que vous comptabilisez ensuite. L’attache à un paiement du compte bancaire ne se fait, elle aussi, qu’après votre clic.
PDF, JPEG, PNG, WebP et HEIC, jusqu’à 20 Mo par fichier. L’IA lit ces cinq formats.
Photographier, conserver et lier les justificatifs fait partie du plan Free et ne coûte rien. Bilanzi réduit les photos avant de les classer, et la place suffit pour de nombreuses années. La lecture par l’IA fait partie d’Autopilot, sans prix par justificatif ni solde. Dans Free, Autopilot lit quelques pages gratuitement pour essayer, et la saisie à la main reste sans frais supplémentaires.
La loi permet de conserver les pièces sous forme électronique, si elles restent complètes et lisibles en tout temps. Vérifiez donc sur la photo que le montant, la date et le fournisseur se lisent bien avant de jeter le papier. Une fois lié à une écriture, le justificatif ne peut plus être invalidé pendant tout le délai.
Les personnes à qui vous donnez accès à votre entreprise, selon leur rôle. Un justificatif ne part vers le modèle que lorsqu’il est lu. Bilanzi n’utilise vos justificatifs pour rien d’autre, pas même pour améliorer un modèle.
C’est compris dans le plan Free, donc gratuit, et dans tous les autres plans aussi.
Votre banque livre vos mouvements par EBICS chaque matin, ou vous importez le relevé sous forme de fichier. Bilanzi propose une attribution pour chaque mouvement et vous dit pourquoi. La décision vous appartient.
Chaque Sàrl clôt son exercice par des comptes annuels. Bilanzi établit le bilan et le compte de résultat à partir de vos écritures et vous guide en quatre étapes jusqu’au bouclement. L’annexe, vous la rédigez vous-même.
Sortez trois quittances de votre porte-monnaie et photographiez-les. La conservation des justificatifs fait partie du plan Free, et un compte se crée vite.
Free à vie. Sans carte de crédit.
