Der Jahresabschluss deiner GmbH

Was das Gesetz von deiner GmbH verlangt

Eine GmbH ist eine juristische Person. Darum muss sie immer Buch führen und Rechnung legen, egal wie hoch ihr Umsatz ist. Die Jahresrechnung besteht aus der Bilanz, der Erfolgsrechnung und dem Anhang. Neben jeder Zahl steht der Wert des Vorjahres.

Spätestens sechs Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres muss die Jahresrechnung fertig sein und der Gesellschafterversammlung vorliegen. Diese genehmigt sie und beschliesst, was mit dem Gewinn geschieht. Unterschreiben müssen die Person, die der Geschäftsführung vorsitzt, und die Person, die für die Rechnungslegung zuständig ist.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 804, 805 und 957 bis 958f (fedlex.admin.ch)

Bilanz und Erfolgsrechnung nach OR 959a und 959b

Das Gesetz schreibt für beide Rechnungen eine Mindestgliederung vor. Die Bilanz trennt Umlaufvermögen und Anlagevermögen, kurzfristiges und langfristiges Fremdkapital und das Eigenkapital. Im Eigenkapital deiner GmbH steht zuerst das Stammkapital. Danach folgen Reserven, Gewinnvortrag und Jahresergebnis.

Die Erfolgsrechnung zeigt Bilanzi nach dem Gesamtkostenverfahren. Sie beginnt beim Nettoerlös und zieht Material, Personal, übrigen Aufwand und Abschreibungen ab. Danach kommen Finanzerfolg, betriebsfremde und ausserordentliche Posten und die direkten Steuern. Ganz unten steht der Jahresgewinn oder Jahresverlust.

Jedes Konto trägt in Bilanzi eine Berichtsgruppe, und diese bestimmt seine Zeile. Richtest du die Firma mit dem KMU-Kontenrahmen ein, setzt Bilanzi die Gruppen gleich mit. Ein Konto ohne Gruppe fällt nicht weg. Es steht unter «Noch nicht klassifiziert», bis du es zuordnest.

Beide Rechnungen stehen das ganze Jahr bereit und nicht erst am Ende. Unter jeder Zeile siehst du die Konten, aus denen sie kommt, und du kannst beide drucken.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 959a und 959b (fedlex.admin.ch)

Was vor dem Abschluss gebucht sein muss

Ein Abschluss ist nur so gut wie die Buchungen davor. Die Belege sollten vollständig und die Bankkonten abgestimmt sein. Die Übersicht zeigt dir, wie viele Belege fehlen und welche Zahlungen noch nicht zugeordnet sind.

Einige Buchungen kann Bilanzi nicht für dich beurteilen. Die Prüfliste nennt sie trotzdem, damit niemand glaubt, sie seien schon erledigt:

• Abschreibungen rechnet das Anlagenregister linear oder degressiv nach deinem Plan und legt einen Buchungsentwurf an. Nutzungsdauer und Satz bestimmst du.
• Rückstellungen und Abgrenzungen buchst du selbst als gewöhnliche Buchungen.
• Die Inventur machst du selbst und buchst danach die Veränderung des Bestands.
• Die Steuerrückstellung schätzt du selbst.
• Privatanteile, etwa für ein Geschäftsauto, das auch privat gefahren wird, erfasst du ebenfalls selbst.

Der Abschluss in vier Schritten

Der Abschluss läuft in Bilanzi immer in derselben Reihenfolge. Bilanzi bietet dir jeweils nur den nächsten Schritt an, und jeder steht mit Namen und Zeit im Prüfpfad.

• Jahr vollständig: Bilanzi zeigt dir, wie viele Belege fehlen, welche Zahlungen noch nicht zugeordnet sind und welche MWST-Periode noch offen ist.
• Abschlussbuchungen: Bilanzi rechnet die Prüfliste und schlägt eine Buchung vor, die jedes Aufwands- und Ertragskonto auf null stellt. Das Ergebnis geht auf das Konto für den Jahresgewinn oder Jahresverlust, meist 2979. Blockierende Punkte wie ein offener Buchungsentwurf lassen sich nicht wegklicken.
• Jahresrechnung: Bilanz, Erfolgsrechnung und Saldenbilanz werden eingefroren. Hast du das Vorjahr in Bilanzi abgeschlossen, steht es daneben. Ein eingefrorenes Bild wird nie neu gerechnet.
• Genehmigen: Du hältst fest, welches Organ die Jahresrechnung an welchem Tag genehmigt hat und wer verantwortlich ist. Danach bucht Bilanzi die Eröffnung des neuen Jahres aus den eingefrorenen Bilanzkonten.

Gewinnverwendung, Sperre und Aufbewahrung

Nach dem Abschluss steht das Jahresergebnis auf einem eigenen Konto im Eigenkapital. Was mit einem Gewinn geschieht, beschliesst die Gesellschafterversammlung. Den Beschluss buchst du danach im neuen Jahr als gewöhnliche Buchung, etwa in die Reserven oder in den Gewinnvortrag.

Mit der Abnahme sperrt Bilanzi das alte Jahr, damit nichts mehr dazukommt. Danach lehnt Bilanzi jede Buchung in diesem Zeitraum ab.

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsbericht bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Bilanzi führt die Fristen je Geschäftsjahr. Die Bücher holst du jederzeit als CSV-Dateien heraus, jede mit einer Prüfsumme.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 958f (fedlex.admin.ch), Geschäftsbücherverordnung, GeBüV (fedlex.admin.ch)

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