Buchhaltung für die Einzelfirma

Was das Gesetz verlangt

Die Buchführungspflicht steht im Obligationenrecht, ab Art. 957. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften zählt der Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr. Lag er unter CHF 500’000, genügt eine einfache Buchhaltung über die Einnahmen, die Ausgaben und die Vermögenslage. In der Schweiz sagt man dazu Milchbüchlein.

Lag der Umsatz bei CHF 500’000 oder mehr, gilt die volle Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung. Dann brauchst du eine vollständige Buchhaltung, in der Praxis eine doppelte, und eine Jahresrechnung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Für eine GmbH oder eine AG gilt das immer, egal wie hoch der Umsatz ist.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 957 (fedlex.admin.ch)

Was auch im Milchbüchlein gilt

Einfach heisst nicht formlos. Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten auch für die einfache Buchhaltung, sinngemäss. Du erfasst jeden Vorgang vollständig und wahrheitsgetreu, und zu jeder Buchung gehört ein Beleg.

Bücher und Belege bewahrst du zehn Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Du darfst sie elektronisch aufbewahren, wenn du sie jederzeit wieder lesbar machen kannst.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 957, 957a und 958f (fedlex.admin.ch)

Bilanzi führt eine doppelte Buchhaltung

Einen eigenen Modus für das Milchbüchlein hat Bilanzi nicht. Jede Buchung steht mit Soll und Haben im Journal, auch bei einer kleinen Einzelfirma. Das Gesetz lässt das zu. Die einfache Buchhaltung ist das Minimum und nicht die Vorschrift.

Der Vorteil zeigt sich, wenn dein Umsatz wächst. Erreichst du CHF 500’000, musst du nichts umstellen. Bilanz und Erfolgsrechnung stehen schon bereit, mit den Konten hinter jeder Zeile.

Im Alltag siehst du von Soll und Haben wenig. Mit «Ausgabe erfassen» sagst du, was du gekauft hast, wie viel es gekostet hat, wofür es war und womit du bezahlt hast. Bilanzi macht daraus einen Buchungsentwurf mit beiden Seiten, und du buchst ihn.

Die MWST und die Grenze von CHF 100’000

Liegt dein Umsatz aus steuerbaren Leistungen im In- und Ausland unter CHF 100’000 im Jahr, bist du von der MWST-Pflicht befreit. Du kannst auf die Befreiung verzichten und dich freiwillig eintragen lassen. Wirst du pflichtig, meldest du dich innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht selbst bei der ESTV an.

Beim Einrichten fragt Bilanzi, ob dein Betrieb im MWST-Register steht. Steht er nicht darin, hält Bilanzi das mit deinem Namen und dem Datum fest, und du schreibst deine Rechnungen ohne MWST. Eine Umsatzgrenze rechnet Bilanzi nicht aus. Ob du die CHF 100’000 erreichst, behältst du selbst im Auge. Deine Erträge siehst du dafür jederzeit in der Erfolgsrechnung. Wirst du später pflichtig, trägst du die Registrierung mit Datum nach. Ab dann rechnet Bilanzi im Plan Starter die Abrechnung, effektiv oder mit Saldosteuersatz.

Quellen: Mehrwertsteuergesetz, Art. 10, 11 und 66 (fedlex.admin.ch)

Was Bilanzi für deine Einzelfirma tut

Beim Einrichten wählst du die Rechtsform Einzelunternehmen und deine Branche. Bilanzi schlägt dazu einen Kontenplan nach dem Schweizer KMU-Kontenrahmen vor. Das Kapitalkonto heisst Eigenkapital. Jedes Konto kannst du umbenennen, und weitere legst du selbst an, zum Beispiel ein Privatkonto.

Danach arbeitest du so, wie eine kleine Firma arbeitet. Alles davon gehört zum Free-Plan:

• Belege mit dem Telefon fotografieren und an die Buchung hängen
• Eine Liste der Buchungen, zu denen noch ein Beleg fehlt, mit Eigenbeleg für mündliche Abmachungen
• Rechnungen mit QR-Zahlteil und Mahnwesen
• Kontoauszug als Datei einlesen und abgleichen
• Bilanz und Erfolgsrechnung jederzeit, Jahresabschluss mit Prüfliste
• Deine Bücher jederzeit als Dateien herunterladen

Dein eigenes Einkommen und die AHV

Als Inhaberin oder Inhaber einer Einzelfirma bist du nicht bei dir selbst angestellt. Du bist selbständigerwerbend und zahlst AHV-Beiträge auf dem Einkommen aus dieser Tätigkeit. Diese Beiträge laufen über deine Ausgleichskasse und nicht über einen Lohnlauf.

Die Lohnbuchhaltung in Bilanzi ist für deine Angestellten. Sie gehört zu den bezahlten Plänen, ab Starter.

Quellen: AHV-Gesetz, Art. 8 und 9 (fedlex.admin.ch)

Was heute noch nicht geht

Eine reine Liste der Einnahmen und Ausgaben bietet Bilanzi nicht. Es führt immer eine doppelte Buchhaltung. Bilanzi warnt dich nicht, wenn dein Umsatz CHF 100’000 oder CHF 500’000 erreicht. Es rechnet auch keine Privatanteile aus, etwa für das Auto oder den Arbeitsraum zu Hause.

Deine eigenen AHV-Beiträge rechnet Bilanzi nicht aus, und eine Steuererklärung füllt es nicht aus. Die MWST-Abrechnung reichst du selbst im ePortal der ESTV ein. Eine direkte Verbindung zur Bank gibt es nicht.

Häufige Fragen

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