Rechnungen mit QR-Zahlteil

Was im QR-Zahlteil steht

Seit dem Ende der orangen und roten Einzahlungsscheine trägt jede Schweizer Rechnung einen QR-Zahlteil. Er besteht aus dem Empfangsschein links und dem Zahlteil rechts mit dem Swiss QR Code in der Mitte. Die zahlende Person scannt den Code mit ihrer Bank-App, und alle Angaben sind ausgefüllt.

Im Code steckt, was die Bank für die Zahlung braucht:

• Konto: eine IBAN oder eine QR-IBAN
• Zahlungsempfänger: Name und Adresse deines Betriebs
• Betrag und Währung, in CHF oder EUR
• Zahlungspflichtiger: Name und Adresse deiner Kundschaft
• Referenz: eine QR-Referenz oder keine
• Zusätzliche Informationen, etwa eine Mitteilung

QR-IBAN und QR-Referenz

Eine QR-IBAN erkennst du an der Institutsnummer zwischen 30000 und 31999, also an der fünften bis neunten Stelle. Sie ist nur zusammen mit einer QR-Referenz zulässig. Das ist eine Zahl aus 27 Ziffern, deren letzte eine Prüfziffer ist. Mit ihr erkennst du jede Zahlung eindeutig wieder.

Mit einer gewöhnlichen IBAN schreibt Bilanzi die Rechnung ohne Referenz. Das funktioniert genauso, nur ordnest du die Zahlung dann über Betrag, Datum und Absender zu. Bilanzi prüft diese Regeln bei jeder Rechnung, bevor der Zahlteil entsteht. Einen fehlerhaften Zahlteil würde die Bank-App deiner Kundschaft zurückweisen, und du merktest es erst, wenn das Geld nicht kommt.

So schreibst du eine QR-Rechnung in Bilanzi

Du wählst den Kunden, setzt die Positionen mit Menge, Preis und MWST-Satz und stellst die Rechnung aus. Absender und Bankkonto kommen aus deinen Stammdaten. Ab dem Ausstellen sind Nummer und Buchung verbindlich, und die Rechnung steht als offene Forderung im Hauptbuch.

Danach erzeugst du das PDF mit Zahlteil und schickst es deiner Kundschaft. Die Rechnung steht in der Sprache des Kunden, auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Kundschaft im Euroraum bekommt eine Rechnung in EUR. Den Kurs nimmst du aus dem Monatsmittel der Steuerverwaltung oder setzt ihn selbst. Er wird beim Ausstellen festgehalten, und deine Bücher bleiben in Franken.

Kommt die Zahlung, liest du den Kontoauszug ein. Bilanzi erkennt die Referenz und schlägt die passende Rechnung vor. Du bestätigst, und der Posten ist bezahlt. Stimmt eine Rechnung nicht mehr, stellst du eine Gutschrift aus, statt die Rechnung zu ändern.

Wenn die Zahlung ausbleibt

Die Mahnstufen legst du selbst fest: nach wie vielen Tagen gemahnt wird, mit welcher Gebühr und mit welchem Verzugszins. Bilanzi gibt keinen Satz vor, weil das eine Entscheidung deines Betriebs ist. Zu jeder Gebühr und jedem Zins hältst du fest, worauf sie sich stützen.

Ein Mahnlauf ist ein Vorschlag mit Stichtag. Du siehst jede überfällige Rechnung mit der nächsten Stufe, nimmst einzelne heraus und gibst den Lauf frei. Hat jemand in der Zwischenzeit bezahlt, bekommt er keine Mahnung. Jede Mahnung trägt ihren eigenen Zahlteil, auch bei Rechnungen in EUR.

Eingehende QR-Rechnungen

Auch in die andere Richtung hilft der Code. Du fotografierst die Rechnung eines Lieferanten, und Bilanzi liest den QR-Code direkt in deinem Browser. Das Bild geht dafür an niemanden. Daraus entsteht ein Entwurf mit Empfänger, IBAN, Referenz und Betrag. Du prüfst jedes Feld gegen den Beleg und speicherst erst dann.

Die MWST liest Bilanzi nicht aus dem Code, denn der Code nennt nur den Bruttobetrag. MWST-Satz und Vorsteuerabzug gibst du selbst an.

Was heute noch nicht geht

Eine Creditor Reference, also eine Referenz mit RF am Anfang, setzt Bilanzi auf eigenen Rechnungen nicht ein. Auf eingehenden Rechnungen liest es sie.

Ein PDF liest der QR-Leser nicht. Fotografiere die Seite mit dem Zahlteil oder speichere sie als Bild. Der Zahlteil folgt den Schweizer Vorgaben und wird bei jeder Rechnung gegen ihre Regeln geprüft. Eine formelle Abnahme durch eine Bank gibt es nicht. Schick deine erste Rechnung darum an jemanden, bei dem eine Rückfrage nichts kostet.

Häufige Fragen

Verwandte Themen

• Der Bankabgleich

  Du liest den Kontoauszug als Datei ein. Bilanzi schlägt für jede Bewegung eine Zuordnung vor und sagt dir, warum. Die Entscheidung triffst du.

• Die MWST-Abrechnung

  Bilanzi rechnet die MWST-Abrechnung aus den Zeilen, die du ohnehin buchst. Du prüfst sie Position für Position und reichst sie selbst bei der ESTV ein.