Du erstellst die QR-Rechnung direkt aus der Buchhaltung. Sie wird zur offenen Forderung, sobald du sie ausstellst, und beim Bankabgleich findet die Zahlung zurück zu ihr.
Seit dem Ende der orangen und roten Einzahlungsscheine trägt jede Schweizer Rechnung einen QR-Zahlteil. Er besteht aus dem Empfangsschein links und dem Zahlteil rechts mit dem Swiss QR Code in der Mitte. Die zahlende Person scannt den Code mit ihrer Bank-App, und alle Angaben sind ausgefüllt.
Im Code steckt, was die Bank für die Zahlung braucht:
Eine QR-IBAN erkennst du an der Institutsnummer zwischen 30000 und 31999, also an der fünften bis neunten Stelle. Sie ist nur zusammen mit einer QR-Referenz zulässig. Das ist eine Zahl aus 27 Ziffern, deren letzte eine Prüfziffer ist. Mit ihr erkennst du jede Zahlung eindeutig wieder.
Mit einer gewöhnlichen IBAN schreibt Bilanzi die Rechnung ohne Referenz. Das funktioniert genauso, nur ordnest du die Zahlung dann über Betrag, Datum und Absender zu. Bilanzi prüft diese Regeln bei jeder Rechnung, bevor der Zahlteil entsteht. Einen fehlerhaften Zahlteil würde die Bank-App deiner Kundschaft zurückweisen, und du merktest es erst, wenn das Geld nicht kommt.
Du wählst den Kunden, setzt die Positionen mit Menge, Preis und MWST-Satz und stellst die Rechnung aus. Absender und Bankkonto kommen aus deinen Stammdaten. Ab dem Ausstellen sind Nummer und Buchung verbindlich, und die Rechnung steht als offene Forderung im Hauptbuch.
Danach erzeugst du das PDF mit Zahlteil und schickst es deiner Kundschaft. Die Rechnung steht in der Sprache des Kunden, auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Kundschaft im Euroraum bekommt eine Rechnung in EUR. Den Kurs nimmst du aus dem Monatsmittel der Steuerverwaltung oder setzt ihn selbst. Er wird beim Ausstellen festgehalten, und deine Bücher bleiben in Franken.
Kommt die Zahlung, liest du den Kontoauszug ein. Bilanzi erkennt die Referenz und schlägt die passende Rechnung vor. Du bestätigst, und der Posten ist bezahlt. Stimmt eine Rechnung nicht mehr, stellst du eine Gutschrift aus, statt die Rechnung zu ändern.
Die Mahnstufen legst du selbst fest: nach wie vielen Tagen gemahnt wird, mit welcher Gebühr und mit welchem Verzugszins. Bilanzi gibt keinen Satz vor, weil das eine Entscheidung deines Betriebs ist. Zu jeder Gebühr und jedem Zins hältst du fest, worauf sie sich stützen.
Ein Mahnlauf ist ein Vorschlag mit Stichtag. Du siehst jede überfällige Rechnung mit der nächsten Stufe, nimmst einzelne heraus und gibst den Lauf frei. Hat jemand in der Zwischenzeit bezahlt, bekommt er keine Mahnung. Jede Mahnung trägt ihren eigenen Zahlteil, auch bei Rechnungen in EUR.
Auch in die andere Richtung hilft der Code. Du fotografierst die Seite mit dem Zahlteil oder speicherst sie als Bild, und Bilanzi liest den QR-Code direkt in deinem Browser. Das Bild geht dafür an niemanden. Daraus entsteht ein Entwurf mit Empfänger, IBAN, Referenz und Betrag. Du prüfst jedes Feld gegen den Beleg und speicherst erst dann.
Der Code nennt den Bruttobetrag. MWST-Satz und Vorsteuerabzug gibst du beim Buchen an.
Ja. Zu einer QR-IBAN gehört immer eine QR-Referenz. Mit einer normalen IBAN schreibt Bilanzi die Rechnung ohne Referenz. Welche Art Konto du hast, sagt dir deine Bank.
Ja. Der Zahlteil kennt CHF und EUR, und Bilanzi auch. Der Kurs wird beim Ausstellen festgehalten. Weicht der Betrag auf dem Bankkonto später ab, bucht Bilanzi die Differenz auf das Kurskonto.
Ja, per E-Mail. Die Rechnung geht mit PDF und Zahlteil direkt an deinen Kunden, und dein Betrieb steht als Absender. Seine Antwort kommt bei dir an. Du kannst das PDF auch herunterladen und selbst verschicken.
Ja, aus einem Foto oder Bild im Format JPEG, PNG oder WebP. Der Code wird in deinem Browser gelesen. Daraus entsteht ein Entwurf, den du prüfst und speicherst.
Nein. Mit einer gewöhnlichen IBAN funktioniert die QR-Rechnung ebenso. Eine QR-IBAN mit QR-Referenz hilft, wenn du viele Zahlungen eindeutig zuordnen willst. Du bekommst sie bei deiner Bank.
Das ist im Plan Free enthalten, also kostenlos, und in jedem anderen Plan auch.
Deine Bank liefert die Bewegungen per EBICS jeden Morgen selbst, oder du liest den Kontoauszug als Datei ein. Bilanzi schlägt für jede Bewegung eine Zuordnung vor und sagt dir, warum. Die Entscheidung triffst du.
Bilanzi rechnet die MWST-Abrechnung aus den Zeilen, die du ohnehin buchst. Du prüfst sie Position für Position und reichst sie im ePortal der ESTV ein.
Am ehrlichsten zeigt sich das an einer echten Rechnung an einen echten Kunden. Leg ein Konto an und schreib deine erste QR-Rechnung im Free-Plan.
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