Belege scannen mit dem Telefon

Quittungen scannen mit dem Telefon

Im Arbeitsbereich steht auf dem Telefon ein Kameraknopf in der Leiste unten. Du tippst darauf, hältst die Quittung ins Bild und löst aus. Liegt das Foto schon in deiner Fotothek, wählst du es dort aus. Am Computer lädst du die Datei unter Belege hoch, zum Beispiel das PDF, das dir ein Lieferant geschickt hat.

Bilanzi legt jede Datei als Original ab, in einer privaten Ablage für deinen Betrieb. Beim Ablegen berechnet Bilanzi einen digitalen Fingerabdruck der Datei, und das Original wird danach nie überschrieben. Hast du etwas Falsches hochgeladen, machst du den Beleg mit einer Begründung ungültig. Er verschwindet dabei nicht, sondern bleibt als ungültig sichtbar.

• PDF, JPEG, PNG, WebP und HEIC, bis 20 MB je Datei
• Jeder Beleg lässt sich öffnen und mit einer Buchung verknüpfen

Was die KI aus dem Beleg liest

Das Lesen durch die KI gehört zu den Plänen Starter, Business und Treuhand, mit einer festen Zahl Belege im Monat. Fotografierst du einen Beleg mit dem Kameraknopf, liest Bilanzi ihn, sobald das Foto da ist. Einen Beleg, den du unter Belege hochgeladen hast, lässt du mit dem Knopf «Kontieren lassen (KI)» lesen.

Danach siehst du Händler, Datum, Betrag und das vorgeschlagene Konto mit Nummer und Namen. Die KI wählt nur Konten aus deinem eigenen Kontenplan. Ist dein Betrieb für die MWST angemeldet, steht die Vorsteuer auf einer eigenen Zeile. Sonst steht der ganze Betrag auf einem Konto.

Dann schaut Bilanzi auf deinem Bankkonto nach. Steht die Zahlung dort schon, schlägt es vor, den Beleg an diese Bewegung zu hängen. So steht die Ausgabe nur einmal in den Büchern. Es geschieht erst etwas, wenn du auf «Passt: buchen» tippst.

Jeder Vorschlag sagt, worauf er sich stützt

Die Vorschläge sammelt Bilanzi unter Mehr › Belegeingang. Dort steht zu jedem Beleg, wie Bilanzi buchen würde, mit jedem Konto in Soll und Haben. Daneben steht, wie sicher sich Bilanzi ist, in Prozent. Unter «Was das Modell gelesen hat» findest du die Stellen auf dem Beleg, auf die sich der Vorschlag stützt, etwa Betrag, Datum und Lieferant.

Bevor ein Vorschlag erscheint, prüft Bilanzi ihn nach festen Regeln. Die Konten müssen in deinem Kontenplan stehen, und Soll und Haben müssen aufgehen. Ein Vorschlag, der daran scheitert, lässt sich nicht annehmen. Beim Annehmen prüft Bilanzi noch einmal, gegen den Stand deiner Bücher an diesem Tag.

Nimmst du an, entsteht ein Buchungsentwurf. Verbindlich wird er erst, wenn du ihn unter Mehr › Entwürfe buchst. Lehnst du ab, schreibst du einen Grund dazu, und der Vorschlag bleibt mit deinem Entscheid stehen. Nach dreissig Tagen verfällt ein Vorschlag, und du kannst ihn nur noch ablehnen.

Wo die KI rechnet

Die Vorschläge kommen von einem Sprachmodell, das Infomaniak in Genf betreibt. Die Verarbeitung findet in der Schweiz statt. Das steht hier, weil du es vor dem ersten Beleg wissen sollst.

An Infomaniak geht der Beleg und was zu seiner Beurteilung nötig ist, zum Beispiel dein Kontenplan. Das geschieht nur, wenn ein Beleg gelesen wird. Deine Bücher und deine Belege liegen in Zürich. Lohnabrechnungen gehen nie an das Modell. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Buchungen ohne Beleg

Das Obligationenrecht verlangt, dass jede Buchung mit einem Beleg nachgewiesen ist. Bilanzi zeigt dir darum eine Liste der Buchungen, an denen noch kein Beleg hängt. Zu jeder Zeile fotografierst du den fehlenden Beleg, wählst einen schon abgelegten aus oder hältst fest, dass es keinen eigenen gibt. Bei Bankspesen zum Beispiel ist der Kontoauszug der Nachweis.

Manches ist nur mündlich abgemacht, etwa eine Miete per Handschlag. Dafür schreibst du einen Eigenbeleg: worum es geht, mit wem, seit wann, wie oft und wer es bestätigt. Bilanzi legt ihn ab und hängt ihn an die Buchung.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 957a (fedlex.admin.ch)

Zehn Jahre aufbewahren

Geschäftsbücher und Buchungsbelege bewahrst du zehn Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Wie das im Einzelnen geht, regelt die Geschäftsbücherverordnung.

Bilanzi nimmt die Frist als Regel. Ein Beleg, der an einer Buchung hängt, lässt sich innerhalb der Frist nicht ungültig machen. Das gilt auch, wenn die Verknüpfung vorher gelöst wurde. Für bestimmte Unterlagen zu Liegenschaften verlangt das MWST-Gesetz zwanzig Jahre. Markierst du einen Beleg so, hält Bilanzi ihn zwanzig Jahre. Steht eine rechtliche Sperre, lässt sich gar kein Beleg ungültig machen.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 958f (fedlex.admin.ch), Geschäftsbücherverordnung, GeBüV (fedlex.admin.ch), Mehrwertsteuergesetz, Art. 70 (fedlex.admin.ch)

Was heute noch nicht geht

Die KI kann sich verlesen, vor allem bei einem unscharfen Foto. Prüfe darum Betrag, Datum und Konto gegen den Beleg, bevor du annimmst.

Ein Bild im Format HEIC legt Bilanzi ab, die KI liest es aber nicht. Belege per E-Mail an Bilanzi weiterleiten kannst du nicht. Du öffnest jeden Beleg einzeln, einen Export aller Belegdateien auf einmal gibt es nicht.

Bilanzi ist kein zertifiziertes Archiv. Ob du das Papier nach dem Fotografieren wegwerfen darfst, klärst du am besten mit deiner Treuhand.

Häufige Fragen

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