Du fotografierst eine Quittung, und Bilanzi legt sie als Original ab. Auf Wunsch liest die KI den Beleg und schlägt eine Buchung vor. Sie zeigt dir, worauf sich der Vorschlag stützt, und gebucht wird erst, wenn du bestätigst.
Im Arbeitsbereich steht auf dem Telefon ein Kameraknopf in der Leiste unten. Du tippst darauf, hältst die Quittung ins Bild und löst aus. Liegt das Foto schon in deiner Fotothek, wählst du es dort aus. Am Computer lädst du die Datei unter Belege hoch, zum Beispiel das PDF, das dir ein Lieferant geschickt hat. Oder du schickst den Beleg als Anhang an die Adresse deines Betriebs, die im Belegeingang steht. Schreib dazu von der Adresse, mit der du dich anmeldest.
Bilanzi legt jede Datei als Original ab, in einer privaten Ablage für deinen Betrieb. Beim Ablegen berechnet Bilanzi einen digitalen Fingerabdruck der Datei, und das Original wird danach nie überschrieben. Hast du etwas Falsches hochgeladen, machst du den Beleg mit einer Begründung ungültig. Er verschwindet dabei nicht, sondern bleibt als ungültig sichtbar.
Das Lesen durch die KI gehört zu Autopilot und hat keinen Preis pro Beleg. Fotografierst du einen Beleg mit dem Kameraknopf oder lädst du ihn unter Belege hoch, liest Bilanzi ihn gleich. Belege per E-Mail und WhatsApp liest die KI beim Ankommen, solange der Schalter im Belegeingang an ist. In Free liest Autopilot zur Probe ein paar Belegseiten gratis.
Danach siehst du Händler, Datum, Betrag und das vorgeschlagene Konto mit Nummer und Namen. Die KI wählt nur Konten aus deinem eigenen Kontenplan. Ist dein Betrieb für die MWST angemeldet, steht die Vorsteuer auf einer eigenen Zeile. Sonst steht der ganze Betrag auf einem Konto.
Dann schaut Bilanzi auf deinem Bankkonto nach. Steht die Zahlung dort schon, schlägt es vor, den Beleg an diese Bewegung zu hängen. So steht die Ausgabe nur einmal in den Büchern. Es geschieht erst etwas, wenn du auf «Passt: buchen» tippst.
Die Vorschläge sammelt Bilanzi unter Ausgaben › Belege. Dort steht zu jedem Beleg, wie Bilanzi buchen würde, mit jedem Konto in Soll und Haben. Daneben steht, wie sicher sich Bilanzi ist, in Prozent. Unter «Was das Modell gelesen hat» findest du die Stellen auf dem Beleg, auf die sich der Vorschlag stützt, etwa Betrag, Datum und Lieferant. Du prüfst Betrag, Datum und Konto am Beleg, bevor du annimmst.
Bevor ein Vorschlag erscheint, prüft Bilanzi ihn nach festen Regeln. Die Konten müssen in deinem Kontenplan stehen, und Soll und Haben müssen aufgehen. Ein Vorschlag, der daran scheitert, lässt sich nicht annehmen. Beim Annehmen prüft Bilanzi noch einmal, gegen den Stand deiner Bücher an diesem Tag.
Nimmst du an, entsteht ein Buchungsentwurf. Verbindlich wird er erst, wenn du ihn unter Für Profis › Entwürfe buchst. Lehnst du ab, schreibst du einen Grund dazu, und der Vorschlag bleibt mit deinem Entscheid stehen. Nach dreissig Tagen verfällt ein Vorschlag, und du kannst ihn nur noch ablehnen.
Die Vorschläge kommen von einem Sprachmodell, das Infomaniak in Genf betreibt. Die Verarbeitung findet in der Schweiz statt. Das steht hier, weil du es vor dem ersten Beleg wissen sollst.
An Infomaniak geht der Beleg und was zu seiner Beurteilung nötig ist, zum Beispiel dein Kontenplan. Das geschieht nur, wenn ein Beleg gelesen wird. Deine Bücher und deine Belege liegen in Zürich. Lohnabrechnungen gehen nie an das Modell. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Das Obligationenrecht verlangt, dass jede Buchung mit einem Beleg nachgewiesen ist. Bilanzi zeigt dir darum eine Liste der Buchungen, an denen noch kein Beleg hängt. Zu jeder Zeile fotografierst du den fehlenden Beleg, wählst einen schon abgelegten aus oder hältst fest, dass es keinen eigenen gibt. Bei Bankspesen zum Beispiel ist der Kontoauszug der Nachweis.
Manches ist nur mündlich abgemacht, etwa eine Miete per Handschlag. Dafür schreibst du einen Eigenbeleg: worum es geht, mit wem, seit wann, wie oft und wer es bestätigt. Bilanzi legt ihn ab und hängt ihn an die Buchung.
Geschäftsbücher und Buchungsbelege bewahrst du zehn Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Wie das im Einzelnen geht, regelt die Geschäftsbücherverordnung.
Bilanzi nimmt die Frist als Regel. Ein Beleg, der an einer Buchung hängt, lässt sich innerhalb der Frist nicht ungültig machen. Das gilt auch, wenn die Verknüpfung vorher gelöst wurde. Für bestimmte Unterlagen zu Liegenschaften verlangt das MWST-Gesetz zwanzig Jahre. Markierst du einen Beleg so, hält Bilanzi ihn zwanzig Jahre. Steht eine rechtliche Sperre, lässt sich gar kein Beleg ungültig machen.
Quellen: Obligationenrecht, Art. 958f (fedlex.admin.ch), Geschäftsbücherverordnung, GeBüV (fedlex.admin.ch), Mehrwertsteuergesetz, Art. 70 (fedlex.admin.ch)
Nein. Die KI schlägt vor, und du entscheidest. Aus einem angenommenen Vorschlag entsteht ein Buchungsentwurf, den du danach buchst. Auch das Anhängen an eine Zahlung auf dem Bankkonto geschieht erst auf deinen Klick.
PDF, JPEG, PNG, WebP und HEIC, bis 20 MB je Datei. Die KI liest alle fünf Formate.
Fotografieren, ablegen und verknüpfen gehört zum Free-Plan und kostet nichts. Fotos macht Bilanzi vor dem Ablegen kleiner, so reicht der Platz für viele Jahre. Das Lesen durch die KI gehört zu Autopilot, ohne Preis pro Beleg und ohne Guthaben. In Free liest Autopilot zur Probe ein paar Belegseiten gratis, und von Hand buchst du ohne Zusatzkosten.
Das Gesetz erlaubt, Belege elektronisch aufzubewahren, wenn sie vollständig und jederzeit lesbar bleiben. Prüf darum am Foto, ob Betrag, Datum und Lieferant gut lesbar sind, bevor du das Papier wegwirfst. Hängt der Beleg an einer Buchung, lässt er sich während der ganzen Frist nicht ungültig machen.
Die Personen, denen du Zugang zu deinem Betrieb gibst, je nach ihrer Rolle. An das Modell geht ein Beleg nur, wenn er gelesen wird. Bilanzi benutzt deine Belege für nichts anderes, auch nicht, um ein Modell zu verbessern.
Das ist im Plan Free enthalten, also kostenlos, und in jedem anderen Plan auch.
Deine Bank liefert die Bewegungen per EBICS jeden Morgen selbst, oder du liest den Kontoauszug als Datei ein. Bilanzi schlägt für jede Bewegung eine Zuordnung vor und sagt dir, warum. Die Entscheidung triffst du.
Jede GmbH schliesst ihr Geschäftsjahr mit einer Jahresrechnung ab. Bilanzi erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung aus deinen Buchungen und führt dich in vier Schritten durch den Abschluss. Den Anhang schreibst du selbst dazu.
Nimm drei Quittungen aus deinem Portemonnaie und fotografiere sie. Belege ablegen gehört zum Free-Plan, und ein Konto ist schnell angelegt.
Free für immer. Keine Kreditkarte.
