Die Lohnbuchhaltung

Was die Lohnbuchhaltung heute kann

Du erfasst deine Angestellten, hältst ihre Löhne fest und rechnest jeden Monat einen Lohnlauf. Daraus entstehen eine Lohnabrechnung je Person und ein Buchungsentwurf für das Hauptbuch. Das Jahreslohnkonto zeigt dir, was in einem Jahr abgerechnet wurde.

• Anstellungen mit AHV-Nummer, Eintritt und Austritt
• Monatslohn, Stundenlohn und Arbeit auf Abruf
• Lohnarten mit Konto und Beitragspflicht, die du selbst festlegst
• Lohnläufe mit Korrekturlauf und Lohnabrechnung als PDF
• Quellensteuer nach Kanton und Tarifcode
• Jahreslohnkonto und Lohnausweis nach Formular 11 je Anstellung

Die Beitragssätze gibst du selbst frei

Den Beitrag an die AHV zieht der Arbeitgeber bei jeder Lohnzahlung vom Lohn ab. Er entrichtet ihn zusammen mit seinem eigenen Anteil an die Ausgleichskasse. Über die Ausgleichskasse laufen auch IV, EO und ALV. Die Sätze dafür können sich auf Anfang Jahr ändern. Darum rechnet Bilanzi mit keinem Satz aus dem Gedächtnis.

Die Sätze des Bundes stehen mit ihrer Quelle unter Für Profis › Rechtsgrundlagen. Die Inhaberin oder der Inhaber liest die Quelle und schaltet den Satz frei. Bilanzi hält fest, wer die Quelle gelesen hat. Erst dann rechnet Bilanzi damit.

Was auf den Rechnungen deines Betriebs steht, trägst du unter Einstellungen › Lohn ein: die Verwaltungskosten der Ausgleichskasse, die Prämien der Unfallversicherung und den Satz der Familienausgleichskasse. Die berufliche Vorsorge rechnet Bilanzi nicht aus Sätzen. Du trägst je Anstellung die beiden Monatsbeträge vom Beitragsausweis der Pensionskasse ein. Fehlt ein Satz, rechnet Bilanzi keinen Lohn und sagt dir, welcher fehlt.

Quellen: AHV-Gesetz, Art. 14 und 51 (fedlex.admin.ch)

Der erste Lohn, Schritt für Schritt

Bilanzi führt dich in Schritten zum ersten Lohnlauf. Zuerst erfasst du die Angaben zum Betrieb: Kanton, Ausgleichskasse mit Abrechnungsnummer, Familienausgleichskasse, Unfallversicherer mit Policennummer und Pensionskasse. Dazu wählst du aus deinem Kontenplan die Konten, auf die der Lohn gebucht wird.

Dann legst du die Lohnarten an. Der Standardkatalog reicht für den Anfang: Monatslohn, Stundenlohn, 13. Monatslohn, Bonus, Überstunden, Spesen und ein Abzug. Ob eine Lohnart der AHV, der ALV, der Unfallversicherung, der Vorsorge oder der Quellensteuer unterliegt, entscheidest du selbst und hältst die Grundlage dazu fest.

Zuletzt erfasst du die Anstellungen: Name, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Eintritt, Arbeitskanton und Wohnsitzland. Den vereinbarten Lohn hältst du mit einem Datum fest. Ändert er sich, bleibt der alte Lohn für die vergangenen Monate stehen.

Was ein Lohnlauf tut

Du eröffnest den Monat und erfasst, was nur diesmal anfällt, etwa einen Bonus oder die Stunden einer Aushilfe. Stunden rechnet Bilanzi zum vereinbarten Stundenansatz. Dann rechnest du den Lauf. Je Anstellung siehst du Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn und die Beiträge des Arbeitgebers.

Stimmt alles, schliesst du den Lauf ab. Danach ändert sich an ihm nichts mehr. Die Lohnabrechnung jeder Person lädst du als PDF herunter, auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch, und archivierst sie in Bilanzi. Einen Fehler korrigierst du mit einem Korrekturlauf, der den Monat ersetzt.

Beim Abschluss bereitet Bilanzi einen Buchungsentwurf vor. Er trägt eine Zeile je Konto und nie den Lohn einer einzelnen Person. So sieht die Buchhaltung den Personalaufwand, aber keinen Einzellohn. Gebucht wird der Entwurf von einer Person mit Zugang zur Buchhaltung.

Quellensteuer

Bei manchen Angestellten zieht der Arbeitgeber die Steuer direkt vom Lohn ab und liefert sie dem Kanton ab. Das betrifft zum Beispiel ausländische Angestellte ohne Niederlassungsbewilligung. Die Tarife legt jeder Kanton selbst fest.

In Bilanzi hältst du je Anstellung fest, ob sie der Quellensteuer unterliegt, mit Kanton, Tarifcode, Datum und der Grundlage des Entscheids. Den Tarif trägt die Inhaberin oder der Inhaber mit Quelle ein und schaltet ihn frei. Der Lohnlauf zieht die Steuer ab, zeigt sie auf der Lohnabrechnung und bucht sie auf ein eigenes Konto.

Quellen: Quellensteuer, Eidgenössische Steuerverwaltung (estv.admin.ch)

Melden und auszahlen

Lohnabrechnungen und Jahreslohnkonto liefern dir die Zahlen für die Meldungen an Ausgleichskasse, Unfallversicherer, Pensionskasse und Steueramt. Du meldest sie im Portal der jeweiligen Stelle. Den Lohnausweis holst du als PDF und gibst ihn deinen Angestellten.

Die Löhne zahlst du im E-Banking aus. Die abgezogene Quellensteuer steht auf einem eigenen Konto, und du rechnest sie mit dem Steueramt deines Kantons ab.

Zugang zu den Löhnen

Löhne sehen die Inhaberin oder der Inhaber, die Verwaltung und Personen mit der Rolle für den Lohn. Eine Person mit Zugang zur Buchhaltung allein sieht keinen Lohn.

Archivierte Lohnabrechnungen liegen getrennt von den übrigen Belegen und gehen nie an die KI. Über die Schnittstelle für eigene Programme lässt sich kein Lohn ändern. Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege und werden wie diese zehn Jahre aufbewahrt.

Quellen: Obligationenrecht, Art. 958f (fedlex.admin.ch)

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