Eine GmbH muss Buch führen, egal wie klein sie ist. Hier steht, was das Obligationenrecht verlangt und wie du es mit Bilanzi erledigst. Der Buchhaltungskern ist im Free-Plan enthalten.
Das Obligationenrecht verpflichtet jede juristische Person zur Buchführung und Rechnungslegung. Die GmbH gehört dazu, unabhängig von ihrem Umsatz.
Eine vereinfachte Buchhaltung mit Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage genügt nur Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500’000 Franken Umsatz im letzten Geschäftsjahr. Dazu kommen Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen. Deine GmbH führt also eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
Doppelt heisst: Jede Buchung bewegt mindestens zwei Konten, im Soll und im Haben, mit derselben Summe. In Bilanzi lässt sich eine Buchung nur speichern, wenn beide Seiten gleich hoch sind.
Das Gesetz nennt die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung. Die Geschäftsvorfälle werden vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst. Jede Buchung stützt sich auf einen Beleg. Die Buchhaltung ist klar, zweckmässig und für eine Fachperson nachprüfbar.
So setzt Bilanzi das um:
Beim Einrichten wählst du die Rechtsform GmbH, das Geschäftsjahr und deine Branche. Bilanzi legt einen Kontenplan nach dem Schweizer KMU-Kontenrahmen an, mit Konten für deine Branche. Das Kapitalkonto heisst bei einer GmbH gleich Stammkapital.
Die erste Buchung einer neuen GmbH ist meist die Einzahlung des Stammkapitals. Bilanzi legt dafür einen Buchungsentwurf an. Gebucht wird er erst, wenn du ihn im Journal geprüft hast.
Danach folgen Adresse für die Rechnungen, Bankkonto und MWST. Jeden Schritt kannst du später ändern, und jedes Konto kannst du umbenennen oder ergänzen.
Unter dem Jahr erfasst du Belege, schreibst Rechnungen mit QR-Zahlteil und gibst Lieferantenrechnungen frei. Den Kontoauszug liest du als Datei ein und ordnest die Zahlungen zu. Bilanz und Erfolgsrechnung siehst du jederzeit.
Von der MWST befreit ist deine GmbH nur, solange sie im Jahr weniger als 100’000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt, im In- und Ausland zusammen. Bilanzi rechnet die Abrechnung aus deinen Buchungen, auch im Free-Plan, nach der effektiven Methode oder mit Saldosteuersatz. Du bekommst sie als Datei für das ePortal der ESTV und reichst sie dort ein.
Zahlt die GmbH dir als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer einen Lohn, ist das ein Lohn wie jeder andere, mit Beiträgen an die AHV. Die Lohnbuchhaltung gehört in Bilanzi zum Free-Plan.
Quellen: Mehrwertsteuergesetz, Art. 10 (fedlex.admin.ch), AHV-Gesetz, Art. 5 (fedlex.admin.ch)
Am Ende des Geschäftsjahres erstellt deine GmbH eine Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Bilanzi erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung nach OR 959a und 959b und führt dich mit einer Prüfliste durch den Abschluss. Den Anhang schreibst du selbst dazu. Wie das Schritt für Schritt geht, steht auf der Seite zum Jahresabschluss.
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsbericht bewahrst du zehn Jahre auf. Bücher und Belege darfst du elektronisch aufbewahren, wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Den Geschäftsbericht bewahrst du schriftlich und unterzeichnet auf.
Bilanzi führt die Frist je Geschäftsjahr und lässt innerhalb der Frist keinen Beleg aus den Büchern entfernen. Wie bei den Steuersätzen gibt eine Inhaberin oder ein Inhaber die Frist einmal gegen die amtliche Quelle frei. Die Bücher holst du jederzeit als CSV-Dateien heraus, mit einer Prüfsumme je Datei. Die Dateien legst du zu deinen Unterlagen.
Quellen: Obligationenrecht, Art. 958 und 958f (fedlex.admin.ch), Geschäftsbücherverordnung, GeBüV (fedlex.admin.ch)
Eine Revisionsstelle prüft die Jahresrechnung, nicht die Software. Kleine und mittlere GmbH werden eingeschränkt revidiert. Die ordentliche Revision gilt vor allem, wenn in zwei Jahren nacheinander zwei von drei Grössen überschritten sind. Das sind 20 Millionen Franken Bilanzsumme, 40 Millionen Franken Umsatz und 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.
Mit der Zustimmung aller Gesellschafter kann eine GmbH mit höchstens zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt auf die eingeschränkte Revision verzichten. Das nennt man Opting-out.
Deine Revisionsstelle lädst du mit der Rolle «Revision» in deinen Betrieb ein. Sie sieht deine Bücher, ändert aber nichts.
Quellen: Obligationenrecht, Art. 727, 727a und 818 (fedlex.admin.ch)
Nein. Die vereinfachte Buchhaltung mit Einnahmen und Ausgaben steht nur kleinen Einzelunternehmen und Personengesellschaften offen, dazu gewissen Vereinen und Stiftungen. Eine GmbH führt immer eine doppelte Buchhaltung und erstellt eine Jahresrechnung.
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Das gilt für die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und den Geschäftsbericht. In Bilanzi bleiben Belege mit ihren Buchungen verknüpft, und die Bücher lassen sich jederzeit herausholen.
Ohne Opting-out ja, in der Regel eine eingeschränkte. Verzichten kann eine GmbH mit höchstens zehn Vollzeitstellen, wenn alle Gesellschafter zustimmen. Die Revision macht eine Revisionsstelle und nicht Bilanzi.
Ja. Jede Firma hat ihre eigenen Bücher, sauber getrennt, und du wechselst im Programm zwischen ihnen. Der Free-Plan umfasst eine Firma, Autopilot mehrere. Wie viele, steht auf der Preisseite.
Für die Buchhaltung nicht. In Bilanzi führst du deine Bücher mit MWST-Abrechnung und Lohn, und Bilanzi erstellt daraus Bilanz und Erfolgsrechnung. Den Anhang schreibst du selbst, und die Zahlen für die Steuererklärung nimmst du aus der Jahresrechnung. Die Revision macht eine Revisionsstelle, ausser deine GmbH hat ein Opting-out.
Der Buchhaltungskern ist im Free-Plan enthalten und kostet nichts, auch Bilanz, Erfolgsrechnung und Jahresabschluss. Auch Lohn und MWST-Abrechnung gehören dazu. Mit Autopilot liest die KI zudem deine Belege von selbst.
Das ist im Plan Free enthalten, also kostenlos, und in jedem anderen Plan auch.
Jede GmbH schliesst ihr Geschäftsjahr mit einer Jahresrechnung ab. Bilanzi erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung aus deinen Buchungen und führt dich in vier Schritten durch den Abschluss. Den Anhang schreibst du selbst dazu.
Bilanzi rechnet die Löhne deiner Angestellten, erstellt die Lohnabrechnungen und bereitet die Buchung vor. Die Lohnbuchhaltung gehört zum Free-Plan. Hier steht, wie du sie einrichtest und was ein Lohnlauf tut.
Am besten richtest du deine GmbH einmal im Free-Plan ein und buchst einen Monat nach. Dann siehst du, ob Bilanzi zu deinem Alltag passt, bevor du umstellst.
Free für immer. Keine Kreditkarte.
