Buchhaltung für deine GmbH
Eine GmbH muss Buch führen, egal wie klein sie ist. Hier steht, was das Obligationenrecht verlangt und wie du es mit Bilanzi erledigst. Der Buchhaltungskern ist im Free-Plan enthalten.
Warum eine GmbH doppelt bucht
Das Obligationenrecht verpflichtet jede juristische Person zur Buchführung und Rechnungslegung. Die GmbH gehört dazu, unabhängig von ihrem Umsatz.
Eine vereinfachte Buchhaltung mit Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage genügt nur Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500’000 Franken Umsatz im letzten Geschäftsjahr. Dazu kommen Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen. Deine GmbH führt also eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
Doppelt heisst: Jede Buchung bewegt mindestens zwei Konten, im Soll und im Haben, mit derselben Summe. In Bilanzi lässt sich eine Buchung nur speichern, wenn beide Seiten gleich hoch sind.
Was «ordnungsmässig» heisst
Das Gesetz nennt die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung. Die Geschäftsvorfälle werden vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst. Jede Buchung stützt sich auf einen Beleg. Die Buchhaltung ist klar, zweckmässig und für eine Fachperson nachprüfbar.
So setzt Bilanzi das um:
- Den Beleg fotografierst du oder lädst ihn hoch, und er bleibt mit seiner Buchung verknüpft.
- Eine gebuchte Zeile wird nie überschrieben. Du korrigierst mit einer Stornobuchung, die sichtbar auf die ursprüngliche verweist.
- Jede Aktion steht im Prüfpfad. Die Einträge sind miteinander verkettet, darum lässt sich eine nachträgliche Änderung nachweisen.
- Eine Periode sperrst du mit einer Begründung. Danach lässt sich dort nichts mehr buchen.
Die Einrichtung für eine GmbH
Beim Einrichten wählst du die Rechtsform GmbH, das Geschäftsjahr und deine Branche. Bilanzi legt einen Kontenplan nach dem Schweizer KMU-Kontenrahmen an, mit Konten für deine Branche. Das Kapitalkonto heisst bei einer GmbH gleich Stammkapital.
Die erste Buchung einer neuen GmbH ist meist die Einzahlung des Stammkapitals. Bilanzi legt dafür einen Buchungsentwurf an. Gebucht wird er erst, wenn du ihn im Journal geprüft hast.
Danach folgen Adresse für die Rechnungen, Bankkonto und MWST. Jeden Schritt kannst du später ändern, und jedes Konto kannst du umbenennen oder ergänzen.
Das laufende Jahr
Unter dem Jahr erfasst du Belege, schreibst Rechnungen mit QR-Zahlteil und gibst Lieferantenrechnungen frei. Den Kontoauszug liest du als Datei ein und ordnest die Zahlungen zu. Bilanz und Erfolgsrechnung siehst du jederzeit.
Von der MWST befreit ist deine GmbH nur, solange sie im Jahr weniger als 100’000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt, im In- und Ausland zusammen. Ab dem Plan Starter rechnet Bilanzi die Abrechnung aus deinen Buchungen, nach der effektiven Methode oder mit Saldosteuersatz. Einreichen musst du sie selbst im ePortal der ESTV.
Zahlt die GmbH dir als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer einen Lohn, ist das ein Lohn wie jeder andere, mit Beiträgen an die AHV. Die Lohnbuchhaltung gehört in Bilanzi zu den bezahlten Plänen, ab Starter.
Quellen: Mehrwertsteuergesetz, Art. 10 (fedlex.admin.ch), AHV-Gesetz, Art. 5 (fedlex.admin.ch)
Jahresrechnung und Aufbewahrung
Am Ende des Geschäftsjahres erstellt deine GmbH eine Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Bilanzi erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung nach OR 959a und 959b und führt dich mit einer Prüfliste durch den Abschluss. Wie das Schritt für Schritt geht, steht auf der Seite zum Jahresabschluss.
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftsbericht bewahrst du zehn Jahre auf. Bücher und Belege darfst du elektronisch aufbewahren, wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Den Geschäftsbericht bewahrst du schriftlich und unterzeichnet auf.
Bilanzi führt die Frist je Geschäftsjahr und lässt innerhalb der Frist keinen Beleg aus den Büchern entfernen. Wie bei den Steuersätzen gibt eine Inhaberin oder ein Inhaber die Frist einmal gegen die amtliche Quelle frei. Die Bücher holst du jederzeit als CSV-Dateien heraus, mit einer Prüfsumme je Datei. Ein zertifiziertes Archiv ist Bilanzi nicht, die Dateien legst du selbst ab.
Quellen: Obligationenrecht, Art. 958 und 958f (fedlex.admin.ch), Geschäftsbücherverordnung, GeBüV (fedlex.admin.ch)
Revision und Treuhand
Eine Revisionsstelle prüft die Jahresrechnung, nicht die Software. Kleine und mittlere GmbH werden eingeschränkt revidiert. Die ordentliche Revision gilt vor allem, wenn in zwei Jahren nacheinander zwei von drei Grössen überschritten sind. Das sind 20 Millionen Franken Bilanzsumme, 40 Millionen Franken Umsatz und 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.
Mit der Zustimmung aller Gesellschafter kann eine GmbH mit höchstens zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt auf die eingeschränkte Revision verzichten. Das nennt man Opting-out.
Deine Treuhand arbeitet mit einem Mandat direkt in deinen Büchern und nicht auf einer Kopie. Jede Person hat eine Rolle, und die Rolle bestimmt, was sie sieht und tut. Du kannst das Mandat jederzeit beenden.
Quellen: Obligationenrecht, Art. 727, 727a und 818 (fedlex.admin.ch)
Was heute noch nicht geht
Bilanzi erstellt keinen Anhang zur Jahresrechnung, keine Geldflussrechnung und keinen Lagebericht. Den Anhang braucht deine GmbH immer. Du schreibst ihn selbst oder mit deiner Treuhand.
Die Steuererklärung der GmbH und die Verrechnungssteuer auf Dividenden erledigst du ausserhalb von Bilanzi. Die MWST-Abrechnung übermittelt Bilanzi nicht an die ESTV. Eine direkte Verbindung zur Bank gibt es nicht, Auszüge und Zahlungsaufträge laufen als Datei.
Bilanzi prüft nicht, ob deine GmbH einen Kapitalverlust hat oder überschuldet ist. Darauf achtest du selbst. Eine Übernahme der Buchungen aus einem anderen Programm gibt es nicht. Die Lohnbuchhaltung hat keine Swissdec-Zertifizierung.
Häufige Fragen
Darf eine GmbH eine einfache Buchhaltung führen?
Nein. Die vereinfachte Buchhaltung mit Einnahmen und Ausgaben steht nur kleinen Einzelunternehmen und Personengesellschaften offen, dazu gewissen Vereinen und Stiftungen. Eine GmbH führt immer eine doppelte Buchhaltung und erstellt eine Jahresrechnung.
Wie lange muss meine GmbH Belege aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Das gilt für die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und den Geschäftsbericht. In Bilanzi bleiben Belege mit ihren Buchungen verknüpft, und die Bücher lassen sich jederzeit herausholen.
Braucht meine GmbH eine Revision?
Ohne Opting-out ja, in der Regel eine eingeschränkte. Verzichten kann eine GmbH mit höchstens zehn Vollzeitstellen, wenn alle Gesellschafter zustimmen. Die Revision macht eine Revisionsstelle und nicht Bilanzi.
Kann ich mit Bilanzi mehrere GmbH führen?
Ja. Jede Firma hat ihre eigenen Bücher, sauber getrennt, und du wechselst im Programm zwischen ihnen. Der Free-Plan umfasst eine Firma, der Plan Business drei.
Brauche ich neben Bilanzi noch eine Treuhand?
Das entscheidest du. Viele GmbH buchen das Laufende selbst und geben Abschluss und Steuererklärung weiter. Mit einem Mandat arbeitet die Treuhand direkt in deinen Büchern.
Was kostet die Buchhaltung einer GmbH in Bilanzi?
Der Buchhaltungskern ist im Free-Plan enthalten und kostet nichts, auch Bilanz, Erfolgsrechnung und Jahresabschluss. Lohn und MWST-Abrechnung gehören zu den bezahlten Plänen, ab Starter.
Was es kostet
Das ist im Plan Free enthalten, also kostenlos, und in jedem anderen Plan auch.
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Jede GmbH schliesst ihr Geschäftsjahr mit einer Jahresrechnung ab. Bilanzi erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung aus deinen Buchungen und führt dich in fünf Schritten durch den Abschluss. Den Anhang schreibst du selbst oder mit deiner Treuhand.
Die Lohnbuchhaltung
Bilanzi rechnet die Löhne deiner Angestellten, erstellt die Lohnabrechnungen und bereitet die Buchung vor. Die Lohnbuchhaltung gehört zu den bezahlten Plänen und hat keine Swissdec-Zertifizierung. Diese Seite sagt dir, was sie heute kann und was ihr fehlt.
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Am besten richtest du deine GmbH einmal im Free-Plan ein und buchst einen Monat nach. Dann siehst du, ob Bilanzi zu deinem Alltag passt, bevor du umstellst.
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