Für Treuhandbüros
Mit Bilanzi arbeitest du über ein Mandat direkt auf den Büchern deiner Kundschaft. Es gibt keine Kopie, die du später zurückspielen musst.
Ein Mandat ist kein Dateiaustausch
Der übliche Ablauf sieht so aus: Der Betrieb sammelt Belege und schickt einmal im Quartal einen Ordner. Die Treuhand bucht in ihrem eigenen Programm, und der Betrieb sieht am Ende ein PDF vom letzten Monat. Es gibt zwei Stände, die jemand abgleichen muss, und jede Rückfrage kostet Tage.
In Bilanzi gibt es nur einen Stand. Ein Mandat ist die Erlaubnis des Betriebs, dass deine Treuhand auf seinen Büchern arbeitet. Was du buchst, sieht der Betrieb sofort. Was der Betrieb erfasst, liegt bei dir, ohne dass jemand etwas schickt.
Wie ein Mandat entsteht
Es gibt zwei Wege. Im ersten führt der Betrieb seine Bücher schon in Bilanzi. Er erstellt ein Mandatsangebot und bekommt dafür einen Code. Diesen Code gibt er dir persönlich oder am Telefon. Du gibst ihn in deinem Mandantenportfolio ein, und das Mandat steht.
Im zweiten Weg legst du den Mandanten selbst an. Das passt für Kundschaft, die noch nie selbst gebucht hat. Die neue Firma hat zunächst keinen Inhaber, und dein Büro verwaltet sie. Du lädst eine Person aus dem Betrieb ein. Sobald sie die Rolle als Inhaberin oder Inhaber annimmt, führt der Betrieb seine Bücher selbst weiter, und dein Mandat bleibt bestehen.
In beiden Fällen entscheidet der Betrieb, ob die Lohnbuchhaltung zum Mandat gehört. Er kann das Mandat jederzeit aussetzen, fortsetzen oder beenden.
Rollen regeln, was jede Person darf
In deinem Büro bekommt nur Zugriff, wen du einem Mandat ausdrücklich zuweist. Für jede Zuweisung wählst du eine Rolle: Buchhaltung zum Buchen, Prüfung zum Lesen ohne Ändern, Lohn für die Lohnbuchhaltung. Die Rolle Lohn wirkt nur, wenn der Betrieb den Lohn ins Mandat aufgenommen hat.
Jede Aktion steht im Prüfpfad, mit Person und Zeitpunkt, auch jede Änderung an einem Mandat. Den zweiten Faktor mit einer Authenticator-App kann jede Person für ihre Anmeldung einrichten. Er ist freiwillig, und für ein Treuhandbüro lohnt er sich.
- Mandate je Firma, per Mandatscode oder selbst angelegt
- Rollen je Mandat: Buchhaltung, Prüfung und Lohn
- Lohn nur, wenn der Betrieb ihn ins Mandat aufnimmt
- Prüfpfad mit verketteten Einträgen über jede Aktion
- Vier Sprachen, frei wählbar für jede Person im selben Mandat
Der Jahresabschluss
Der Abschluss läuft in fünf Schritten: vorbereiten, Abschlussbuchungen buchen, Jahresrechnung einfrieren, Abnahme erfassen und das Folgejahr eröffnen. Die Prüfliste hat blockierende Punkte, die sich nicht wegklicken lassen. Was abgeschlossen ist, lässt sich nicht still nachbessern.
Bilanz und Erfolgsrechnung folgen OR 959a und 959b und zeigen das Vorjahr daneben. Hinter jeder Zeile stehen die Konten, aus denen sie entsteht. Die MWST-Abrechnung rechnet Bilanzi aus denselben Buchungen, nach der effektiven Methode oder mit Saldosteuersatz. Die Einreichung im ePortal machst du wie bisher und vermerkst sie danach im Programm.
Die Daten bleiben beim Betrieb
Die Bücher gehören dem Betrieb und nicht dem Treuhandbüro. Endet ein Mandat, fällt dein Zugriff weg, und die Daten bleiben, wo sie hingehören.
Für eine Übergabe oder das eigene Archiv lassen sich die Bücher je Geschäftsjahr als CSV-Dateien exportieren. Jede Datei trägt eine Prüfsumme, und die Vollständigkeit lässt sich ohne Bilanzi prüfen.
Was es kostet
Für den Betrieb selbst genügt oft der Free-Plan. Er kostet nichts, und mit ihm erteilt der Betrieb seiner Treuhand ein Mandat. Du zählst dort nicht als Person. Ist der Betrieb MWST-pflichtig, braucht er für die Abrechnung den Plan Starter.
Die Mandatsverwaltung für dein Büro gehört zum Plan Treuhand. Er kostet CHF 199 im Monat und umfasst bis zu 25 Mandate und 100 Personen. Du schliesst ihn unter Einstellungen › Abonnement ab und bezahlst mit Karte, TWINT, Apple Pay oder Google Pay. Lohn, KI und Schnittstelle gehören zu jedem bezahlten Plan.
Was du wissen solltest, bevor du ein Mandat darauf legst
Bilanzi reicht die MWST-Abrechnung nicht bei der ESTV ein. Du bekommst die gerechnete Abrechnung und einen Export für deine Unterlagen, die Einreichung machst du im ePortal. Der Lohn hat keine Swissdec-Zertifizierung. Eine direkte Bankanbindung gibt es nicht.
Eine Übernahme aus einem anderen Buchhaltungsprogramm gibt es nicht. Kontenplan und Eröffnungsbuchung erfasst du im Einrichtungsassistenten.
Häufige Fragen
Wie viele Mandate kann ich führen?
Der Plan Treuhand umfasst bis zu 25 Mandate und 100 Personen in deinem Büro. Ein Mandat gilt für eine Firma. Führt eine Kundin zwei Firmen, sind das zwei Mandate.
Was passiert, wenn ein Mandant zu einer anderen Treuhand wechselt?
Die Bücher gehören dem Betrieb. Er beendet das Mandat, dein Zugriff fällt weg, und die Daten bleiben bei ihm. Die neue Treuhand bekommt ein eigenes Mandat mit einem neuen Code.
Kann ich bestehende Buchhaltungen übernehmen?
Nicht automatisch. Du legst den Kontenplan an, auf Wunsch aus einer Vorlage nach dem KMU-Kontenrahmen, und buchst die Eröffnung. Eine Übernahme der Buchungen aus einem anderen Programm gibt es nicht.
Brauche ich einen zweiten Faktor?
Er ist freiwillig. Richtest du ihn ein, fragt Bilanzi bei jeder Anmeldung nach dem Code aus deiner Authenticator-App. Danach fragt dich keine einzelne Aktion mehr danach. Was eine Person darf, bestimmen Rolle und Mandat.
Sieht der Betrieb, was ich buche?
Ja, sofort. Es gibt nur einen Stand der Bücher. Jede Buchung trägt im Prüfpfad die Person, die sie gemacht hat, und eine Korrektur ist eine sichtbare Stornobuchung.
Was es kostet
Die Mandatsverwaltung gehört zum Plan Treuhand. In einem Betrieb, der dich einlädt, arbeitest du ohne eigenen Plan.
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Die MWST-Abrechnung
Bilanzi rechnet die MWST-Abrechnung aus den Zeilen, die du ohnehin buchst. Du prüfst sie Position für Position und reichst sie selbst bei der ESTV ein.
Heute anfangen. Kostenlos.
Leg ein Konto an und wähle beim Einrichten die Art Treuhand. Nimm dir zuerst ein Mandat mit überschaubarem Umfang vor, dann siehst du am schnellsten, ob Bilanzi in deinen Alltag passt.
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