Zahlungsverzug und Mahnung: Verzugszins und Mahnstufen nach OR

Unbezahlte Rechnungen sind kein Randthema. Probleme mit Zahlungsverzug sind für 83% der Schweizer Unternehmen Realität, die 2021 von der Inkassogesellschaft Intrum befragt wurden.[3] Bei KMU ist der Cashflow geringer, und ihr Geschäft hängt häufig von einem oder zwei Grossaufträgen ab.[3] Tritt bei einem davon ein Zahlungsproblem auf, kann die Situation sehr schnell kompliziert werden.[3] Umso wichtiger ist es, die Regeln zu kennen.

Wann ein Schuldner in Verzug gerät

Verzug heisst: Jemand zahlt zu spät, obwohl er zahlen müsste. Der Schuldner ist die Person, die das Geld schuldet. Der Gläubiger ist die Person, der das Geld zusteht. Bei einer offenen Rechnung bist du der Gläubiger.

Das Gesetz kennt zwei Wege in den Verzug. Der erste: Ist eine Verbindlichkeit fällig, wird der Schuldner durch Mahnung des Gläubigers in Verzug gesetzt.[1] Der zweite: Wurde für die Erfüllung ein bestimmter Verfalltag verabredet, kommt der Schuldner schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug.[1]

Ein Verfalltag ist ein festes Datum, bis zu dem bezahlt sein muss. Achte auf das Wort «verabredet». Gemeint ist ein Datum, auf das ihr euch beide geeinigt habt. Fehlt eine solche Abmachung, braucht es die Mahnung.

Fälligkeit und Zahlungsfrist auf der Rechnung

Fällig heisst: Du darfst die Zahlung verlangen. Ist die Zeit der Erfüllung weder durch Vertrag noch durch die Natur des Rechtsverhältnisses bestimmt, kann die Erfüllung sogleich geleistet und gefordert werden.[1]

Eine Zahlungsfrist auf der Rechnung, etwa «zahlbar innert 30 Tagen», sagt deiner Kundschaft klar, bis wann du das Geld erwartest. Das Gesetz knüpft den Verzug ohne Mahnung aber an einen verabredeten Verfalltag. Eine Mahnung nach Ablauf der Frist schafft deshalb Klarheit.

Wie du Rechnungen mit allen nötigen Angaben schreibst, zeigt die Seite Rechnungen mit QR-Zahlteil.

Der gesetzliche Verzugszins von 5 Prozent

Ist der Schuldner mit der Zahlung einer Geldschuld in Verzug, hat er Verzugszinse zu fünf Prozent für das Jahr zu bezahlen, selbst wenn die vertraglichen Zinsen weniger betragen.[1] Dieser Verzugszins ist auch dann zu bezahlen, wenn der Verzug ohne Verschulden des Schuldners eingetreten ist.[5]

Die Regel ist dispositiv. Das bedeutet: Ihr dürft im Vertrag davon abweichen. Es steht den Parteien frei, im Einzelfall und innerhalb der gesetzlichen Schranken einen höheren oder einen tieferen Verzugszins zu vereinbaren.[5] Sind durch Vertrag höhere Zinsen als fünf Prozent ausbedungen worden, können sie auch während des Verzugs gefordert werden.[1]

Dazu kommen drei Ergänzungen:

• Kein Zinseszins: Von Verzugszinsen dürfen keine Verzugszinse berechnet werden.[1]
• Grösserer Schaden: Hast du einen grösseren Schaden erlitten, als der Verzugszins vergütet, muss der Schuldner auch diesen ersetzen, wenn er nicht beweist, dass ihn keinerlei Verschulden trifft.[1] In der Praxis stellen sich hier für den Gläubiger allerdings erhebliche Beweisprobleme, sodass diese Bestimmung nur selten zur Anwendung gelangt.[5]
• Unter Kaufleuten: Liegt der übliche Bankdiskonto am Zahlungsort über fünf Prozent, können Kaufleute die Verzugszinse zu diesem höheren Satz berechnen.[1] Laut einem Bericht des Bundesamts für Justiz ist diese Regel in der Praxis toter Buchstabe geblieben.[5]

Der Satz von 5 Prozent war schon mehrfach politisch umstritten. 2010 schickte der Bundesrat einen Vorentwurf mit 10 Prozent nur für den kaufmännischen Verkehr in die Vernehmlassung.[6] Nach starker Kritik wurde die Motion im März 2013 abgeschrieben.[6] 2023 legte eine Kommission des Nationalrats einen Entwurf mit einem variablen Satz vor. Der Bundesrat beantragte, auf den Entwurf nicht einzutreten.[6] Prüf deshalb vor einer Zinsforderung, welche Fassung von Art. 104 OR gerade gilt.

Mahnstufen und Mahngebühren

Bevor du schreibst, lohnt sich oft ein Anruf. Ein Fachhochschulprofessor empfiehlt, mit einer schlichten Nachfrage zu beginnen.[3] Vielleicht ist die Erklärung ganz einfach, und ein Anruf kostet fast nichts.[3] Führt das zu nichts, besteht ein weiterer kostengünstiger Schritt darin, ein bis drei Mahnschreiben zu verschicken.[3] Üblich ist, mit einem Schreiben zu beginnen, das den Schuldner offiziell in Verzug setzt.[3]

So kann ein Ablauf mit drei Stufen aussehen:

1. Erste Mahnung: Du nennst Rechnung, Betrag und Fälligkeit und forderst klar zur Zahlung auf.
2. Zweite Mahnung: Du setzt eine neue kurze Frist und weist auf den Verzugszins hin.
3. Letzte Mahnung: Du kündigst an, dass du sonst die Betreibung einleitest.

Mahngebühren stehen nicht in den Artikeln 102 bis 106 OR. Laut einem Bericht des Bundesamts für Justiz werden die Verzugsfolgen im Verhältnis zu Konsumenten häufig mithilfe Allgemeiner Geschäftsbedingungen in Abweichung vom dispositiven Gesetzesrecht festgesetzt, etwa höhere Verzugszinsen, Mahngebühren oder Konventionalstrafen.[5] Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind vorformulierte Vertragsbedingungen. Dies ist grundsätzlich nicht zu beanstanden, solange es innerhalb der gesetzlichen Schranken geschieht.[5] Halte darum fest, worauf sich eine Gebühr stützt.

Was du zur Mahnung buchhalterisch festhältst

Eine ausgestellte, unbezahlte Rechnung ist eine offene Forderung in deiner Buchhaltung. Zu jeder überfälligen Rechnung solltest du nachvollziehen können: Rechnungsdatum, Fälligkeit, Datum jeder Mahnung, berechneter Zins und alle Zahlungseingänge.

Das hat einen praktischen Grund. Kommt es zur Betreibung und der Schuldner bestreitet, musst du die Existenz der Schulden beweisen.[4] Dazu legst du dem zuständigen Richter einen Rechtsöffnungsantrag und Belege für die Schuld vor, beispielsweise einen mit dem Schuldner geschlossenen Vertrag.[4]

Für die Aufbewahrung gilt: Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren.[1] Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.[1] Sie können auf Papier oder elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.[1]

Auch für die Mehrwertsteuer zählt, was tatsächlich eingeht. Die Steuer wird vom tatsächlich empfangenen Entgelt berechnet.[2] Halte also genau fest, was wirklich bezahlt wurde. Wie du Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zuordnest, zeigt die Seite Bankanbindung und Bankabgleich.

Betreibung als nächster Schritt

Die Betreibung ist das staatliche Verfahren, mit dem du eine Geldforderung durchsetzt. Du richtest ein Betreibungsbegehren an das Betreibungsamt am Wohnort des Schuldners oder am Sitz der Firma, das ihm dann einen Zahlungsbefehl schickt.[4]

Ins Formular gehören vollständiger Name und Adresse von Gläubiger und Schuldner, der genaue Betrag in Schweizer Franken, die Forderungsurkunde wie Vertrag oder Rechnung oder der Grund der Forderung sowie die Bank- oder Postverbindung für die Zahlungseingänge.[4] Du kannst das Begehren online über EasyGov erstellen.[4] Danach musst du es nur noch ausdrucken, unterschreiben und an das Betreibungsamt schicken.[4]

Der Schuldner kann sich wehren. Will er die Forderung bestreiten, kann er innert zehn Tagen nach Zustellung des Zahlungsbefehls Rechtsvorschlag erheben.[4] Die Betreibung wird dann eingestellt, und du musst das Verfahren wieder in Gang bringen.[4] Das geschieht mit der Rechtsöffnung, einem Entscheid des Gerichts.

Die Betreibungsämter werden nie von selbst tätig.[4] Jede Phase des Verfahrens musst du als Gläubiger selbst einleiten.[4]

Zu den Kosten: Du schiesst sie vor, aber wenn die Betreibung rechtmässig ist, werden sie in die geschuldete Summe eingerechnet.[4] Die Gebühren variieren je nach Kanton und hängen von der Höhe der Forderung ab.[4] Für einen Betrag unter CHF 10'000 musst du mit CHF 50 bis CHF 100 rechnen.[4]

Sitzt dein Kunde im Ausland, wird es schwieriger. Die Rechtsmittel der Schweiz ermöglichen grundsätzlich keine Betreibung im Ausland.[4] Dazu müssen die Rechtsmittel des entsprechenden Landes verwendet werden.[4] Wäg in jedem Fall ab, ob sich der Aufwand lohnt. Ist das Verfahren teurer als die Forderung, ist es meist der Mühe nicht wert.[3]