Rechnung «inklusive MWST»: Diese Pflichtangaben verlangt das MWSTG

Was eine Rechnung nach Art. 26 MWSTG enthalten muss

Die MWST ist die Mehrwertsteuer. Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) legt fest, was auf eine Rechnung gehört.

Zuerst die Frage, was überhaupt eine Rechnung ist. Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.[3] Auch eine Quittung oder eine Honorarnote kann also eine Rechnung sein.

Du musst deiner Kundschaft auf Verlangen eine Rechnung ausstellen, die den gesetzlichen Anforderungen genügt.[1] Sie muss dich, deine Kundin und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel diese Angaben enthalten:[1]

• deinen Namen und Ort, wie du im Geschäftsverkehr auftrittst, den Hinweis, dass du im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen bist, sowie deine Nummer in diesem Register[1]
• Name und Ort der Kundin, wie sie im Geschäftsverkehr auftritt[1]
• Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen[1]
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung[1]
• das Entgelt, also den Preis für die Leistung[1]
• den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag[1]

Für Kassenzettel gibt es eine Erleichterung. Bei Belegen aus automatisierten Kassen müssen die Angaben über die Kundin nicht aufgeführt sein, sofern der Betrag eine vom Bundesrat festgesetzte Grenze nicht übersteigt.[1]

Die Form ist frei. Papierrechnung, elektronische und digitale Rechnung, etwa eine PDF-Rechnung oder eine gescannte Papierrechnung, sind für die Mehrwertsteuer gleichgestellt.[5]

Warum «inklusive MWST» allein nicht genügt

Viele Betriebe nennen nur einen Endpreis und schreiben «inkl. MWST» dazu. Das Gesetz lässt Endpreise zu. Es verlangt aber eine Angabe dazu: Schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.[1]

Der Satz ist also auch beim Endpreis Pflicht. Ohne ihn weiss deine Kundin nicht, wie viel Steuer im Preis steckt. Sie kann den Steueranteil nicht selbst herausrechnen.

Der Vermerk hat noch eine zweite Seite. Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist oder das Meldeverfahren nach Artikel 38 anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen.[1] Bist du nicht eingetragen, gehört «inklusive MWST» also gar nicht auf deine Rechnung.

Steuersatz oder Steuerbetrag richtig angeben

Du hast zwei Wege. Beide stützen sich auf dieselbe Regel.

Preis ohne Steuer. Du nennst den Nettopreis, den Satz und den Steuerbetrag. Verlangt sind der anwendbare Steuersatz und der vom Entgelt geschuldete Steuerbetrag.[1]

Preis mit Steuer. Du nennst den Endpreis und den Satz. In diesem Fall genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.[1]

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zeigt den ersten Weg an einem Muster. Ihre Beispielrechnung mit einem einzigen Steuersatz und offenem Ausweis aus dem Jahr 2024 nennt für einen Kopierer CHF 5'500.00, 8,1 % MWST von CHF 445.50 und ein Total von CHF 5'945.50.[5]

Rechne genau. Ein zu hoher Betrag kostet dich Geld. Wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer, es sei denn, die Rechnung wird korrigiert oder er macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist.[1]

Folgen für den Vorsteuerabzug beim Empfänger

Vorsteuer ist die MWST, die ein Unternehmen beim Einkauf bezahlt. Ist es steuerpflichtig, darf es diese Steuer abziehen. Die steuerpflichtige Person kann im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit die ihr in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abziehen.[1]

Wann gilt die Steuer als in Rechnung gestellt? Dann, wenn der Leistungserbringer für die Kundin erkennbar die Mehrwertsteuer eingefordert hat.[2] Eine klare Rechnung mit Satz und, wo nötig, Betrag macht genau das erkennbar.

Deine Kundin muss nicht alles prüfen. Sie muss nicht prüfen, ob die Mehrwertsteuer zu Recht eingefordert wurde.[2] Weiss sie aber, dass die Person, die die Mehrwertsteuer überwälzt hat, nicht als steuerpflichtige Person eingetragen ist, so ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.[2] Deshalb gehören der Registerhinweis und deine Nummer auf jede Rechnung.

Dazu kommt der Zahlungsnachweis. Der Abzug der Vorsteuer ist zulässig, wenn die steuerpflichtige Person nachweist, dass sie die Vorsteuer bezahlt hat.[1]

Fehlt etwas oder stimmt ein Satz nicht, korrigierst du die Rechnung. Die nachträgliche Korrektur kann innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument erfolgen, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft.[1] Wie die Vorsteuer danach in die Abrechnung fliesst, erklärt die Seite zur MWST-Abrechnung.

Sonderfall Wiederverkäufer und Margenbesteuerung

Für den Handel mit Sammlerstücken gilt eine eigene Regel. Hat die steuerpflichtige Person Sammlerstücke wie Kunstgegenstände, Antiquitäten und dergleichen erworben, so kann sie für die Berechnung der Steuer den Ankaufspreis vom Verkaufspreis abziehen, sofern sie auf dem Ankaufspreis keine Vorsteuern abgezogen hat (Margenbesteuerung).[1] Besteuert wird also nur die Marge, die Differenz zwischen Ankauf und Verkauf.

Als Wiederverkäufer gilt, wer auf eigene Rechnung oder aufgrund eines Einkaufs- oder Verkaufskommissionsvertrages auf fremde Rechnung handelt.[1] Als Antiquitäten gelten bewegliche Gegenstände, die mehr als 100 Jahre alt sind.[4] Als Sammlerstücke gelten namentlich auch Motorfahrzeuge, deren erste Inverkehrsetzung beim Ankauf länger als 30 Jahre zurückliegt.[4]

Hier kehrt sich die Regel zum Steuerausweis um. Weist die steuerpflichtige Person die Steuer beim Wiederverkauf von Sammlerstücken offen aus, so schuldet sie die Steuer und kann weder die Margenbesteuerung anwenden noch die fiktive Vorsteuer abziehen.[2]

Fiktive Vorsteuer ist ein Abzug ohne offen ausgewiesene Steuer. Sie ist möglich, wenn du für deine unternehmerische Tätigkeit einen individualisierbaren beweglichen Gegenstand beziehst und dir dabei keine Mehrwertsteuer offen überwälzt wird.[1] Für Gegenstände, die der Margenbesteuerung unterliegen, können keine fiktiven Vorsteuern abgezogen werden.[1]

Checkliste für deine Rechnungsvorlage

Prüfe deine Vorlage einmal gegen diese Punkte. Sie folgen den Elementen, die eine Rechnung in der Regel enthalten muss.[1]

1. Dein Name und Ort, so wie du im Geschäftsverkehr auftrittst
2. Hinweis auf den Eintrag im Register und deine MWST-Nummer
3. Name und Ort deiner Kundin
4. Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht
5. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
6. Preis der Leistung
7. Steuersatz und Steuerbetrag, beim Endpreis mindestens der Steuersatz
8. Bei Sammlerstücken mit Margenbesteuerung: kein offener Steuerausweis

Wie du daraus eine Rechnung mit Zahlteil machst, zeigt die Seite Rechnungen mit QR-Zahlteil.