Contabilità della ditta individuale: quando basta il Milchbüechli e quando devi allestire il bilancio

Chi deve tenere la contabilità e chi deve iscriversi

Due limiti vengono spesso confusi. Uno riguarda la contabilità, l’altro l’iscrizione nel registro di commercio. Il registro di commercio è l’elenco pubblico delle imprese.

Per l’iscrizione vale questo: una persona fisica che gestisce un’impresa la quale, nell’ultimo esercizio, ha realizzato una cifra d’affari di almeno CHF 100'000 deve iscrivere la sua impresa individuale nel registro di commercio del luogo della stabile organizzazione. Sono dispensati le persone che esercitano una professione liberale e gli agricoltori, qualora non gestiscano un’impresa in forma commerciale.[1]

Se una persona possiede più imprese individuali, le cifre d’affari vanno sommate.[3] Se non hai l’obbligo di iscrizione, hai il diritto di farti iscrivere.[1]

L’obbligo di tenere la contabilità completa ha un limite proprio. Si situa a CHF 500'000. Una panoramica di tutti gli obblighi si trova nella pagina Contabilità per la ditta individuale.

Il limite di CHF 500'000 di cifra d’affari

La cifra d’affari è quanto incassi con le tue vendite e prestazioni. Devono tenere la contabilità e presentare i conti le imprese individuali e le società di persone con una cifra d’affari di almeno CHF 500'000 nell’ultimo esercizio. Le imprese individuali e le società di persone con una cifra d’affari inferiore a CHF 500'000 nell’ultimo esercizio devono tenere soltanto la contabilità delle entrate e delle uscite e la contabilità del patrimonio.[1]

Per le società di capitali questo limite non vale. Le persone giuridiche sono soggette all’obbligo completo in ogni caso.[1] Che cosa significa per una Sagl lo trovi nella pagina Contabilità per la tua Sagl.

Contabilità semplice: entrate, uscite e patrimonio

In Svizzera la contabilità semplice si chiama «Milchbüechli», la cosiddetta «Milchbuchrechnung».[4] Comprende tre elementi:

• Entrate: il denaro che entra nell’azienda.
• Uscite: il denaro che esce dall’azienda.
• Situazione patrimoniale: che cosa possiede la tua azienda e che cosa deve.

Semplice non significa senza regole. Per queste imprese si applicano per analogia i principi della tenuta regolare dei conti. La legge indica la registrazione completa, fedele e sistematica delle operazioni, la prova documentata delle singole registrazioni contabili, la chiarezza, l’adeguatezza alla natura e alle dimensioni dell’impresa e la verificabilità.[1]

Che cos’è un documento contabile? Sono documenti contabili i documenti scritti, su supporto cartaceo o elettronico, necessari per ricostruire l’operazione oggetto di una registrazione contabile.[1]

Anche le autorità fiscali vogliono vedere le cifre. Il modulo 15a si fonda sulla legge federale sull’imposta federale diretta (LIFD). Secondo questa, chi esercita un’attività lucrativa indipendente con contabilità semplificata deve compilare per intero il questionario e presentare prospetti firmati su attivi e passivi, entrate e uscite, prelievi privati e apporti privati.[5] Gli attivi sono il patrimonio della tua azienda, i passivi i tuoi debiti e il tuo capitale proprio. I prelievi privati sono denaro o merci che prelevi dall’azienda per uso privato. Il modulo firmato va allegato alla dichiarazione d’imposta.[5]

Contabilità in partita doppia con bilancio e conto economico

Con l’obbligo completo aumentano le esigenze. La contabilità registra le operazioni necessarie per esporre la situazione patrimoniale, finanziaria e i risultati d’esercizio dell’impresa.[1]

Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari. Il libro principale consta dei conti e del giornale, il rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari e la contabilità dei debitori e dei creditori.[2] I debitori sono crediti aperti verso i clienti, i creditori fatture aperte dei fornitori.

In pratica si tiene una contabilità in partita doppia. Doppia significa che ogni registrazione muove due conti, uno in dare e uno in avere, con lo stesso importo.

A fine anno c’è la relazione sulla gestione. Comprende il conto annuale, che si compone del bilancio, del conto economico e dell’allegato.[1] Il bilancio mostra patrimonio e debiti a una data di riferimento. Il conto economico mostra costi e ricavi dell’anno. L’allegato completa entrambi con ulteriori indicazioni.

La relazione sulla gestione è allestita e sottoposta per approvazione entro sei mesi dalla fine dell’esercizio. La presentazione dei conti deve essere, tra l’altro, chiara e comprensibile, completa, affidabile e prudente. È vietato compensare attivi e passivi come pure costi e ricavi. La situazione delle singole poste del bilancio la documenti mediante un inventario o in altro modo.[1]

Tieni i conti in franchi o nella moneta più importante per la tua attività, in una lingua nazionale o in inglese. La contabilità può essere tenuta su supporto cartaceo o elettronico.

Conservazione dei documenti

I libri di commercio, i documenti contabili, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservati per dieci anni. Il termine di conservazione decorre dalla fine dell’esercizio.[1] La relazione di revisione è il rapporto di un ufficio di revisione che verifica il conto annuale.

Puoi conservare libri e documenti su carta o in forma elettronica, se è garantita la concordanza con le operazioni e puoi renderli leggibili in ogni momento. La relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservate su supporto cartaceo e munite di firma.[1]

Anche il diritto fiscale richiede dieci anni. I documenti e gli altri giustificativi connessi con l’attività lucrativa indipendente vanno conservati per 10 anni.[5] La corrispondenza commerciale, salvo disposizioni particolari, devi conservarla solo se ha la funzione di un documento contabile.[4]

Passaggio con una cifra d’affari in crescita

La legge si riferisce alla cifra d’affari dell’ultimo esercizio.[1] Se la tua attività cresce, verifichi quindi il limite ogni anno.

Puoi fare di più anche sotto il limite. Un’impresa individuale con una cifra d’affari inferiore a CHF 500'000 deve tenere almeno una contabilità che comprenda solo le entrate, le uscite e la situazione patrimoniale.[3] Il Milchbüechli è quindi il minimo.