Einzelfirma Buchhaltung: Wann Milchbüechli reicht und wann du bilanzieren musst

Wer Buch führen muss und wer sich eintragen lassen muss

Zwei Grenzen werden oft verwechselt. Die eine betrifft die Buchhaltung, die andere den Eintrag ins Handelsregister. Das Handelsregister ist das öffentliche Verzeichnis der Unternehmen.

Für den Eintrag gilt: Eine natürliche Person, die ein Gewerbe betreibt, das im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 100'000 erzielt hat, muss ihr Einzelunternehmen am Ort der Niederlassung ins Handelsregister eintragen lassen.[1] Ausgenommen sind die Angehörigen der freien Berufe sowie die Landwirte, falls sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben.[1]

Gehören einer Person mehrere Einzelunternehmen, so ist deren Umsatz zusammenzurechnen.[3] Bist du nicht zur Eintragung verpflichtet, hast du das Recht, dich eintragen zu lassen.[1]

Die Pflicht zur vollen Buchhaltung hat eine eigene Grenze. Sie liegt bei CHF 500'000. Einen Überblick über alle Pflichten findest du auf der Seite Buchhaltung für die Einzelfirma.

Die Grenze von CHF 500'000 Umsatz

Der Umsatzerlös ist das, was du mit deinen Verkäufen und Leistungen einnimmst. Der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr erzielt haben.[1] Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen.[1]

Für Kapitalgesellschaften gilt diese Grenze nicht. Juristische Personen unterliegen der vollen Pflicht in jedem Fall.[1] Was das für eine GmbH bedeutet, steht auf der Seite Buchhaltung für deine GmbH.

Einfache Buchhaltung: Einnahmen, Ausgaben und Vermögen

Die einfache Buchhaltung nennt man in der Schweiz Milchbüechli, sogenannte «Milchbuchrechnung».[4] Sie umfasst drei Dinge:

• Einnahmen: das Geld, das ins Geschäft fliesst.
• Ausgaben: das Geld, das aus dem Geschäft fliesst.
• Vermögenslage: was dein Geschäft besitzt und was es schuldet.

Einfach heisst nicht formlos. Für diese Unternehmen gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss.[1] Das Gesetz nennt dazu die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, den Belegnachweis für die einzelnen Buchungen, die Klarheit, die Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens und die Nachprüfbarkeit.[1]

Was ist ein Beleg? Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachvollziehen zu können.[1]

Auch die Steuerbehörden wollen Zahlen sehen. Das Formular 15a stützt sich auf das Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG). Danach müssen Selbständigerwerbende mit vereinfachter Buchführung den Fragebogen vollständig ausfüllen und unterzeichnete Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen einreichen.[5] Aktiven sind dein Geschäftsvermögen, Passiven deine Schulden und dein Eigenkapital. Privatentnahmen sind Geld oder Waren, die du aus dem Geschäft für dich privat nimmst. Das Formular reichst du unterzeichnet mit der Steuererklärung ein.[5]

Doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung

Mit der vollen Pflicht steigen die Anforderungen. Die Buchführung erfasst die Geschäftsvorfälle, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens nötig sind.[1]

Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen.[2] Das Hauptbuch besteht aus den Konten und dem Journal, der chronologischen Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle.[2] Zu den Hilfsbüchern gehören insbesondere die Lohnbuchhaltung und die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.[2] Debitoren sind offene Forderungen an Kunden, Kreditoren offene Rechnungen von Lieferanten.

In der Praxis führt man dafür eine doppelte Buchhaltung. Doppelt heisst: Jede Buchung bewegt zwei Konten, eines im Soll und eines im Haben, mit demselben Betrag.

Am Ende des Jahres steht der Geschäftsbericht. Dieser enthält die Jahresrechnung, die sich aus der Bilanz, der Erfolgsrechnung und dem Anhang zusammensetzt.[1] Die Bilanz zeigt Vermögen und Schulden an einem Stichtag. Die Erfolgsrechnung zeigt Aufwand und Ertrag des Jahres. Der Anhang ergänzt beide mit weiteren Angaben.

Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und zur Genehmigung vorgelegt werden.[1] Die Rechnungslegung muss unter anderem klar und verständlich, vollständig, verlässlich und vorsichtig sein.[1] Aktiven und Passiven sowie Aufwand und Ertrag dürfen nicht miteinander verrechnet werden.[1] Den Bestand der Positionen in der Bilanz weist du durch ein Inventar oder auf andere Art nach.[1]

Du buchst in Franken oder in der für dein Geschäft wesentlichen Währung, in einer Landessprache oder in Englisch. Die Buchhaltung darf schriftlich oder elektronisch geführt werden.

Aufbewahrung der Unterlagen

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.[1] Der Revisionsbericht ist der Bericht einer Revisionsstelle, die die Jahresrechnung prüft.

Bücher und Belege kannst du auf Papier oder elektronisch aufbewahren, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und du sie jederzeit wieder lesbar machen kannst.[1] Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.[1]

Auch das Steuerrecht verlangt zehn Jahre. Urkunden und sonstige Belege, die mit der selbstständigen Erwerbstätigkeit in Zusammenhang stehen, sind während 10 Jahren aufzubewahren.[5] Geschäftskorrespondenz musst du, unter Vorbehalt besonderer Bestimmungen, nur aufbewahren, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat.[4]

Wechsel bei wachsendem Umsatz

Das Gesetz knüpft an den Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr an.[1] Wächst dein Geschäft, prüfst du die Grenze deshalb jedes Jahr neu.

Du darfst auch schon unter der Grenze mehr tun. Ein Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500'000 Umsatz muss mindestens eine Buchhaltung führen, die nur die Einnahmen, die Ausgaben und die Vermögenslage umfasst.[3] Das Milchbüechli ist also das Minimum.