Comptabilité d’une raison individuelle: quand la comptabilité simple suffit et quand il faut un bilan

Qui doit tenir une comptabilité et qui doit s’inscrire

On confond souvent deux limites. L’une concerne la comptabilité, l’autre l’inscription au registre du commerce. Le registre du commerce est le répertoire public des entreprises.

Pour l’inscription, la règle est la suivante: toute personne physique qui exploite une entreprise et qui, au cours du précédent exercice, a réalisé un chiffre d’affaires d’au moins CHF 100'000 doit requérir l’inscription de son entreprise individuelle au registre du commerce au lieu de l’établissement. Sont libérés de cette obligation les membres des professions libérales et les agriculteurs lorsqu’ils n’exploitent pas une entreprise en la forme commerciale.[1]

Lorsqu’une personne possède plusieurs entreprises individuelles, leurs chiffres d’affaires sont additionnés.[3] Si vous n’êtes pas tenu de vous inscrire, vous pouvez requérir votre inscription.[1]

L’obligation de tenir une comptabilité complète a sa propre limite. Elle se situe à CHF 500'000. Vous trouverez un aperçu de toutes les obligations sur la page Comptabilité pour la raison individuelle.

La limite de CHF 500'000 de chiffre d’affaires

Le chiffre d’affaires est ce que vous encaissez grâce à vos ventes et à vos prestations. Doivent tenir une comptabilité et présenter des comptes les entreprises individuelles et les sociétés de personnes qui ont réalisé un chiffre d’affaires d’au moins CHF 500'000 lors du dernier exercice. Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires est inférieur à CHF 500'000 lors du dernier exercice ne tiennent qu’une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine.[1]

Cette limite ne vaut pas pour les sociétés de capitaux. Les personnes morales sont soumises dans tous les cas à l’obligation complète.[1] Ce que cela signifie pour une Sàrl figure sur la page Comptabilité pour votre Sàrl.

Comptabilité simple: recettes, dépenses et patrimoine

En Suisse alémanique, la comptabilité simple s’appelle «Milchbüechli», ou «Milchbuchrechnung».[4] Elle comprend trois éléments:

• Recettes: l’argent qui entre dans l’entreprise.
• Dépenses: l’argent qui sort de l’entreprise.
• Patrimoine: ce que possède votre entreprise et ce qu’elle doit.

Simple ne veut pas dire sans règles. Le principe de régularité de la comptabilité s’applique par analogie à ces entreprises. La loi y range l’enregistrement intégral, fidèle et systématique des transactions, la justification de chaque enregistrement par une pièce comptable, la clarté, l’adaptation à la nature et à la taille de l’entreprise et la traçabilité des enregistrements comptables.[1]

Qu’est-ce qu’une pièce comptable? C’est tout document écrit, sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet de vérifier la transaction ou le fait à l’origine d’un enregistrement.[1]

Les autorités fiscales veulent aussi voir des chiffres. Le formulaire 15a s’appuie sur la loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (LIFD). Selon elle, les indépendants qui tiennent une comptabilité simplifiée doivent remplir intégralement le questionnaire et joindre des états signés des actifs et des passifs, des recettes et des dépenses, ainsi que des prélèvements privés et des apports privés.[5] Les actifs sont le patrimoine de votre entreprise, les passifs sont vos dettes et vos fonds propres. Les prélèvements privés sont l’argent ou les marchandises que vous prenez de l’entreprise pour votre usage privé. Vous remettez le formulaire signé avec la déclaration d’impôt.[5]

Comptabilité en partie double avec bilan et compte de résultat

Avec l’obligation complète, les exigences augmentent. La comptabilité enregistre les transactions nécessaires à la présentation du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l’entreprise.[1]

Toute personne astreinte à tenir des livres doit tenir un grand livre et, selon la nature et la taille de l’entreprise, des livres auxiliaires. Le grand livre se compose des comptes et du journal, soit la saisie chronologique de toutes les transactions enregistrées. Les livres auxiliaires comprennent notamment la comptabilité des salaires ainsi que la comptabilité des débiteurs et des créanciers.[2] Les débiteurs sont les créances ouvertes envers vos clients, les créanciers les factures ouvertes de vos fournisseurs.

En pratique, on tient pour cela une comptabilité en partie double. Cela signifie que chaque écriture touche deux comptes, l’un au débit et l’autre au crédit, pour le même montant.

À la fin de l’année, on établit le rapport de gestion. Il contient les comptes annuels, qui se composent du bilan, du compte de résultat et de l’annexe.[1] Le bilan montre le patrimoine et les dettes à une date donnée. Le compte de résultat montre les charges et les produits de l’année. L’annexe complète les deux par d’autres informations.

Le rapport de gestion doit être établi et soumis à l’organe compétent pour l’approuver dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice. La présentation des comptes doit notamment être claire et intelligible, intégrale, fiable et prudente. La compensation entre les actifs et les passifs ainsi qu’entre les charges et les produits est interdite. Le montant de chaque poste du bilan est justifié par un inventaire ou d’une autre manière.[1]

Vous tenez vos comptes en francs ou dans la monnaie la plus importante pour votre entreprise, dans une langue nationale ou en anglais. La comptabilité peut être tenue sur support papier ou sous forme électronique.

Conservation des documents

Les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision sont conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice.[1] Le rapport de révision est le rapport d’un organe de révision qui contrôle les comptes annuels.

Vous pouvez conserver les livres et les pièces comptables sur papier ou sous forme électronique, pour autant que le lien avec les transactions soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances. Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision est conservé.[1]

Le droit fiscal exige lui aussi dix ans. Les pièces justificatives liées à l’activité indépendante doivent être conservées pendant 10 ans.[5] Sous réserve de dispositions particulières, vous ne devez conserver la correspondance commerciale que si elle a la fonction d’une pièce comptable.[4]

Passage à la comptabilité complète quand le chiffre d’affaires augmente

La loi se réfère au chiffre d’affaires du dernier exercice.[1] Si votre entreprise grandit, vérifiez donc la limite chaque année.

Vous pouvez aussi en faire plus avant d’atteindre la limite. Une entreprise individuelle dont le chiffre d’affaires est inférieur à CHF 500'000 doit tenir au minimum une comptabilité qui ne porte que sur les recettes, les dépenses et le patrimoine.[3] La comptabilité simple est donc le minimum.