Wirtschaftlich berechtigte Person der GmbH melden: Schritt für Schritt

Was das Transparenzgesetz für deine GmbH bedeutet

Am 1. Oktober 2026 ist das Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (TJPG) in Kraft getreten.[5] Gleichzeitig hat das Transparenzregister seinen Betrieb aufgenommen.[5] Eine juristische Person ist eine Gesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit, zum Beispiel eine GmbH oder eine AG.

Ab Inkrafttreten muss sich jede meldepflichtige Rechtseinheit einmalig im Register eintragen und alle Änderungen bei den wirtschaftlich berechtigten Personen melden.[5] Die GmbH gehört dazu.

Das Transparenzregister ist ein nicht-öffentliches, zentral geführtes Register, das Informationen über die wirtschaftlich berechtigten Personen an Unternehmen enthält.[3] Geführt wird es vom Bundesamt für Justiz (BJ).[5] Eine Kontrollstelle beim Eidgenössischen Finanzdepartement (EFD) führt Kontrollen zur Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen im Transparenzregister durch.[5]

Wichtig ist der Grundsatz: Das Transparenzregister basiert auf Selbstdeklaration.[3] Die meldepflichtigen Unternehmen müssen innerhalb der gesetzlich angegebenen Fristen selbstständig ihre wirtschaftlich berechtigten Personen identifizieren, überprüfen und melden.[3] Niemand meldet also automatisch für dich.

Die Meldung kommt zu den übrigen Pflichten deiner GmbH dazu. Was bei der Buchführung gilt, steht auf der Seite Buchhaltung für deine GmbH.

Wer als wirtschaftlich berechtigte Person gilt

Die wirtschaftlich berechtigte Person eines Unternehmens ist eine natürliche Person (Mensch), die das Unternehmen tatsächlich kontrolliert und daraus einen wirtschaftlichen Nutzen zieht.[2] Es können mehrere wirtschaftlich Berechtigte für ein Unternehmen existieren, wobei es sich dabei um Gesellschafter oder Aktionäre handeln kann.[2] Unternehmen, Rechtseinheiten oder Organisationen können keine wirtschaftlich berechtigten Personen sein.[2]

Bei der GmbH zählt die Beteiligung. Die Gesellschafter sind mindestens mit je einem Stammanteil am Stammkapital beteiligt.[1] Das Stammkapital ist das Grundkapital der GmbH. Es ist in den Statuten festgelegt.[1]

Die Schwelle liegt bei einem Viertel: Eine Person kontrolliert ein Unternehmen, wenn sie letztendlich mindestens 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmrechte an einem Unternehmen hält.[3] Darüber hinaus kann eine Person auch auf andere Weise ein Unternehmen als durch Beteiligung kontrollieren.[3] Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn eine Person keine oder nur wenige Anteile besitzt, aber aufgrund vertraglicher Vereinbarungen dennoch wichtige Entscheidungen im Unternehmen beeinflussen kann.[3]

Gehört ein Anteil einer anderen Gesellschaft, schaust du dahinter. Hält eine solche Rechtseinheit mindestens 25 % des Kapitals oder der Stimmrechte eines Unternehmens oder kontrolliert sie dieses auf andere Weise, ist grundsätzlich zu prüfen, welche natürlichen Personen sie letztlich kontrollieren.[3] Die Kontrolle ist indirekt, wenn sie über zwischengeschaltete natürliche Personen, Rechtseinheiten oder Trusts ausgeübt wird.[3] Die wirtschaftlich berechtigte Person kann die Kontrolle ausserdem entweder alleine oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten ausüben.[3]

Welche Angaben du zusammenstellst

Aktiengesellschaften, SICAVs und GmbHs sind bereits verpflichtet, die vom Transparenzregister geforderten Informationen bereitzuhalten.[3] Eine gute Quelle ist dein Anteilbuch. Das ist das Verzeichnis, in dem die GmbH ihre Stammanteile festhält. In das Anteilbuch sind einzutragen: 1. die Gesellschafter mit Namen und Adresse; 2. die Anzahl, der Nennwert sowie allenfalls die Kategorien der Stammanteile jedes Gesellschafters; 3. die Nutzniesser mit Namen und Adresse; 4. die Pfandgläubiger mit Namen und Adresse.[1]

Für die Meldung brauchst du für jede wirtschaftlich berechtigte Person:[3]

• Name und Vorname(n)[3]
• Geburtsdatum[3]
• Staatsangehörigkeiten[3]
• Wohnort Gemeinde, Wohnsitzadresse und -land[3]
• erforderliche Angaben zur Art und zum Umfang der ausgeübten Kontrolle[3]

Dazu kommen Angaben zu dir selbst. In jedem Fall müssen die Angaben zur Person, welche die Meldung vornimmt, dem Schweizerischen Transparenzregister mitgeteilt werden (Name, Vorname, Rolle im oder Beziehung zum Unternehmen, E-Mail-Adresse).[3]

Als Vorbereitung empfehlen die Behörden, dass Unternehmen ihre Eigentümer- und Kontrollstrukturen prüfen, die Beteiligungsketten dokumentieren und alle wirtschaftlich berechtigten Personen identifizieren.[3]

Wie die Meldung abläuft

1. Klär die Zuständigkeit. Das oberste Mitglied des leitenden Organs ist für die Meldung der wirtschaftlich berechtigten Personen verantwortlich.[3] Bei der GmbH gilt: Alle Gesellschafter üben die Geschäftsführung gemeinsam aus.[1] Die Statuten können die Geschäftsführung abweichend regeln.[1] Hat die Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, so muss die Gesellschafterversammlung den Vorsitz regeln.[1] Schau also in deine Statuten.
2. Registrier dich bei EasyGov. Für die Registrierung benötigen Sie ein AGOV-Konto.[3] AGOV ist das Behörden-Login der Schweiz.[3] Nach der Registrierung müssen Sie Ihr Benutzerkonto mit dem Unternehmen verknüpfen, für das Sie EasyGov nutzen möchten.[3] Ohne Registrierung können keine Meldungen an das Transparenzregister eingereicht werden.[4]
3. Prüf das vereinfachte Verfahren. Für eine GmbH geht das, wenn alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter natürliche Personen sind und wenn die zu meldenden Personen eben diese Gesellschafterinnen und Gesellschafter sind, die mindestens 25 % des Kapitals halten.[3] Die GmbH darf sich weder in Liquidation noch in Konkurs oder in Nachlassstundung befinden.[3] Sie darf also nicht aufgelöst werden und in keinem Verfahren wegen Zahlungsschwierigkeiten stecken. In diesem Fall werden die relevanten Informationen direkt aus dem Handelsregister übernommen.[3] Das Handelsregister ist das öffentliche Verzeichnis der Unternehmen. Die Gesellschafter sind mit der Anzahl und dem Nennwert ihrer Stammanteile ins Handelsregister einzutragen.[1]
4. Reich die Meldung ein. In der Regel übermittelt ein Unternehmen, das der Meldepflicht unterliegt, seine Meldung elektronisch an das Transparenzregister.[3] Das Unternehmen erhält eine Bestätigung, sobald die Meldung im Transparenzregister eingetragen wurde.[3] Die Bestätigung ist kein Auszug aus dem Register.[3] Dieser kann separat bestellt werden.[3]

Du musst nicht alles selbst machen. Diese Aufgabe kann an eine andere Person innerhalb des Unternehmens oder auch an Dritte übertragen werden.[3] Die Bevollmächtigung beziehungsweise Freischaltung des Zugangs für das Unternehmen erfolgt für jedes Unternehmen bzw. UID-Einheit separat.[3] Die UID ist die Unternehmens-Identifikationsnummer. Die im Handelsregister eingetragenen Rechtseinheiten erhalten eine Unternehmens-Identifikationsnummer.[1] Wie Treuhandbüros mit den Büchern ihrer Kundschaft arbeiten, beschreibt die Seite Für Treuhandbüros.

Welche Frist für dich gilt und wo die Quellen abweichen

Mit Inkrafttreten des Transparenzgesetzes beginnen die Fristen zu laufen, bis wann eine meldepflichtige Rechtseinheit ihre wirtschaftlich berechtigten Personen melden muss.[5] Die Fristen sind nicht für alle Rechtseinheiten gleich und betragen zwischen einem Monat und zwei Jahren.[5] Welche Frist genau für eine kleine GmbH gilt, nennen die Quellen dieses Artikels nicht. Prüf das deshalb selbst im Gesetz oder bei der Behörde. Das BJ stellt den Rechtseinheiten auf der Webseite des Transparenzregisters (www.transpareg.admin.ch) verschiedene Informationen und Hilfsmittel zur Verfügung.[5] Ausserdem werden ab Dezember 2026 regelmässig Online-Informationsveranstaltungen (Webinare) angeboten.[5]

Beim Meldeweg über das Handelsregister weichen die Quellen voneinander ab. In den Fragen und Antworten heisst es: In bestimmten gesetzlich vorgesehenen Fällen kann die Meldung auch über das Handelsregister übermittelt werden.[3] Die Seite zum Meldeweg sagt dagegen: Aktuell ist die Meldung über das kantonale Handelsregisteramt nicht möglich.[4] Die Anpassung der Systeme der kantonalen Handelsregisterämter verzögert sich über den ursprünglich vorgesehenen Zeitraum hinaus.[4] Die Arbeiten sollten voraussichtlich im Verlaufe des Jahres 2027 abgeschlossen sein.[4] Auch später gelten Bedingungen. Alle wirtschaftlich berechtigten Personen müssen als Gesellschafterinnen und Gesellschafter oder als Organ der Gesellschaft im Handelsregister eingetragen sein.[4] Es muss gleichzeitig ein Handelsregistergeschäft eingereicht werden.[4] Heute bleibt also EasyGov.

Rechne zudem mit Andrang. Es ist damit zu rechnen, dass die Anzahl Meldungen gerade in den kommenden Monaten sehr hoch sein wird.[5] Damit die Kapazität des Registers geschont wird, stehen gewisse Dienstleistungen derzeit noch nicht vollumfänglich zur Verfügung.[5] Die Meldung kann trotzdem jederzeit über die Plattform EasyGov.swiss vorgenommen werden.[5]

Was bei Änderungen später zu tun ist

Mit der ersten Meldung ist es nicht getan. Des Weiteren müssen sie die Angaben stets aktuell und korrekt halten.[3] Das betrifft zum Beispiel den Verkauf von Stammanteilen. Die Änderung bereits bestehender Einträge und die Löschung von Einträgen sind wie die Eintragung gebührenfrei.[3] Mahnungen, Aufforderungen und Verfügungen der registerführenden Behörde oder der Kontrollstelle sowie die Ausstellung von Auszügen aus dem Register sind demgegenüber gebührenpflichtig.[3]

Führ auch dein Anteilbuch nach. Die Belege, die einer Eintragung zugrunde liegen, müssen während zehn Jahren nach der Streichung der eingetragenen Person aus dem Anteilbuch aufbewahrt werden.[1]