Freiwillige jährliche MWST-Abrechnung: Antrag, Frist und ob sie sich lohnt

Was die jährliche Abrechnung bedeutet

Die Mehrwertsteuer (MWST) wird für einen bestimmten Zeitraum geschuldet. Diesen Zeitraum nennt das Gesetz Steuerperiode. Die Steuer wird je Steuerperiode erhoben. Als Steuerperiode gilt das Kalenderjahr. Die ESTV gestattet der steuerpflichtigen Person auf Antrag, das Geschäftsjahr als Steuerperiode heranzuziehen.[1] Die ESTV ist die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Innerhalb dieser Steuerperiode rechnest du in kleineren Abschnitten ab. Normalerweise gilt: Innerhalb der Steuerperiode erfolgt die Abrechnung der Steuer vierteljährlich.[1] Bei der Abrechnung nach Saldosteuersätzen (Art. 37 Abs. 1 und 2) erfolgt die Abrechnung halbjährlich.[1] Beim Saldosteuersatz multiplizierst du den Umsatz mit einem bewilligten Pauschalsatz, statt die Vorsteuer einzeln abzuziehen. Vorsteuer ist die MWST, die du selbst auf Einkäufen bezahlt hast.

Mit der Teilrevision des Gesetzes kam eine neue Möglichkeit dazu. Neu können KMU freiwillig zusätzlich die Mehrwertsteuer jährlich abrechnen und dadurch den Abrechnungsprozess effizienter gestalten.[6] Am Inhalt der Abrechnung ändert sich wenig. In Bezug auf die Deklaration ändert die jährliche Abrechnung nichts.[3] Wie die normale Abrechnung aufgebaut ist, erklärt die Seite Die MWST-Abrechnung.

Wer sie beantragen kann: Umsatzgrenze und Voraussetzungen

Die jährliche Abrechnung gibt es bei einem Umsatz von nicht mehr als 5 005 000 Franken pro Jahr aus steuerbaren Leistungen.[1] Steuerbare Leistungen sind Verkäufe und Dienstleistungen, auf denen MWST anfällt.

Bist du schon länger steuerpflichtig, gelten zwei Bedingungen. Die ESTV bewilligt die jährliche Abrechnung, wenn die steuerpflichtige Person: a. in der vorangegangenen Steuerperiode die Umsatzgrenze von Artikel 35 Absatz 1bis Buchstabe b MWSTG nicht überschritten hat; und b. in den vorangegangenen drei Steuerperioden oder, wenn die Steuerpflicht weniger lang besteht, seit Beginn der Steuerpflicht alle Abrechnungen fristgerecht eingereicht und alle Steuerforderungen vollumfänglich und fristgerecht bezahlt hat.[2]

Bist du neu im MWST-Register eingetragen, schaut die ESTV nach vorne. Die ESTV bewilligt die Anwendung der jährlichen Abrechnung, wenn der in den ersten zwölf Monaten erwartete Umsatz mit Mehrwertsteuer die Grenze von Artikel 35 Absatz 1bis Buchstabe b MWSTG nicht überschreitet.[2]

Wichtig ist auch die Bindung. Die jährliche Abrechnung muss während mindestens einer ganzen Steuerperiode beibehalten werden.[1] Und Wechsel sind jeweils auf den Beginn einer Steuerperiode möglich.[1]

Antrag im ESTV-Portal: Schritte und Frist Ende Februar

Den Antrag stellst du online. Der Antrag für die jährliche Abrechnung kann im ESTV-Portal beantragt werden.[3] Änderungen der Abrechnungsmodalitäten kannst du über unser ESTV-Portal direkt online unter «Neue Geschäfte», nach Auswahl des gewünschten Unternehmens, machen.[4]

1. Prüfe, ob dein Umsatz aus steuerbaren Leistungen unter der Grenze liegt.
2. Prüfe, ob du in den letzten drei Steuerperioden alles pünktlich eingereicht und bezahlt hast.
3. Melde dich im ESTV-Portal an und wähle unter «Neue Geschäfte» dein Unternehmen.
4. Reiche den Antrag vor Ablauf der Frist ein.

Für die Frist gilt: Steuerpflichtige Personen, die zur jährlichen Abrechnung wechseln wollen, müssen dies spätestens 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode, ab welcher der Wechsel erfolgen soll, beantragen.[2] Bei einer Steuerperiode im Kalenderjahr ist das Ende Februar. Willst du ab der Steuerperiode 2027 jährlich abrechnen, läuft die Frist also Ende Februar 2027 ab.

Für neue Steuerpflichtige gibt es eine eigene Frist. Neu steuerpflichtige Personen haben nach der Zustellung der MWST-Nummer 60 Tage Zeit, um die jährliche Abrechnung via ESTV-Portal zu beantragen.[3]

Ratenzahlungen im Lauf des Jahres

Jährlich abrechnen heisst nicht, nur einmal im Jahr zu zahlen. Bei der jährlichen Abrechnung (Art. 35a) erfolgt ein provisorischer Steuerbezug mittels Raten, die von der ESTV festgelegt und in Rechnung gestellt werden.[1] Provisorisch heisst: Die Raten sind Vorauszahlungen, die später verrechnet werden.

Massgebend für die Festlegung der Raten ist die Steuerforderung der letzten Steuerperiode.[1] Ist sie noch nicht bekannt, so wird sie von der ESTV geschätzt.[1] Bei Anwendung der effektiven Abrechnungsmethode (Art. 36) und bei Abrechnung nach Pauschalsteuersätzen (Art. 37 Abs. 5) beläuft sich eine Rate auf einen Viertel, bei Abrechnung nach Saldosteuersätzen (Art. 37 Abs. 1–4) auf die Hälfte der Steuerforderung nach Absatz 2. Bei der effektiven Methode rechnest du die Steuer auf dem Umsatz und ziehst die Vorsteuer ab.[1]

Die Termine sind fest. Bei der effektiven und der Pauschalsteuersatzmethode sind drei Raten und bei der Saldosteuersatzmethode eine Rate zu bezahlen.[3] Die Fälligkeiten der Raten bei der effektiven und bei der Pauschalsteuersatzmethode sind der 30. Mai, der 30. August sowie der 30. November.[3] Bei der Saldosteuersatzmethode ist die Fälligkeit der 30. August.[3] Jeweils ab April stehen die Raten im ePortal zur Verfügung.[3]

Es gibt Mindestbeträge. Die Mindestratenhöhe beträgt bei der effektiven und der Pauschalsteuersatzmethode CHF 500 und bei der Saldosteuersatzmethode CHF 1'000.[3] Passen die Raten nicht, kannst du sie ändern. Die steuerpflichtige Person hat die Möglichkeit, die Höhe der Rate bis zehn Tage vor Fälligkeit im ESTV-Portal nach oben oder nach unten anzupassen.[3] Am Schluss zählt die Jahresabrechnung. Die bezahlten Raten werden an die Steuerforderung gemäss eingereichter Jahresabrechnung angerechnet.[1] Damit du die Zahlungen im Blick behältst, hilft ein regelmässiger Bankabgleich.

Rechenbeispiel: Lohnt sich die Umstellung für dein KMU?

Der Vorteil liegt im Aufwand. Statt vier Abrechnungen bei der effektiven Methode machst du eine. Die Zahlungen verteilen sich trotzdem über das Jahr. Ein Teil des Betrags wird aber erst mit der Jahresabrechnung fällig.

Anders sieht es aus, wenn du regelmässig Geld zurückbekommst, etwa weil du viel investierst. Dann sieht das Gesetz eine eigene Möglichkeit vor: bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss: monatlich.[1] Ein Guthaben erhältst du erst nach der Abrechnung. Die Auszahlung des Guthabens erfolgt 60 Tage nach Eintreffen der Abrechnung bei der ESTV.[5] Rechnest du nur einmal jährlich ab, gibt es entsprechend auch nur einen solchen Zeitpunkt. Ob sich die Umstellung für dich lohnt, hängt von deinen Zahlen ab. Im Zweifel klärst du das mit deiner Treuhand.

Was passiert, wenn du die Frist verpasst

Verpasst du die Antragsfrist, musst du warten. Ein Wechsel ist nur auf den Beginn einer Steuerperiode möglich. Für neue Steuerpflichtige gilt: Nach Ablauf der Frist von Absatz 1 kann die steuerpflichtige Person die jährliche Abrechnung frühestens nach einer Steuerperiode beantragen.[2]

Verpasst du eine Zahlungsfrist, kostet das Zins. Beim provisorischen Steuerbezug bei der jährlichen Abrechnung ist ohne Mahnung ein Verzugszins geschuldet, wenn die steuerpflichtige Person die Raten nach Ablauf der Frist oder nicht vollständig bezahlt.[1] Ein Verzugszins ist ein Zins für die Zeit, in der du zu spät bist. Verzugs- und Vergütungszinsen werden grundsätzlich erst ab einem Betrag von 100 Franken erhoben beziehungsweise ausgerichtet.[5]

Wer wiederholt Pflichten verletzt, kann die jährliche Abrechnung verlieren. Die ESTV widerruft die jährliche Abrechnung auf die übernächste Steuerperiode, sofern die steuerpflichtige Person die jährliche Abrechnung nicht fristgerecht einreicht resp. nicht fristgerecht und vollständig bezahlt oder die Raten zu stark herabsetzt.[3] Die Raten sind dann zu stark herabgesetzt, wenn diese bei der effektiven und der Pauschalsteuersatzmethode weniger als 50 % und bei der Saldosteuersatzmethode weniger als 35 % der gesamten Steuerforderung beträgt.[3] Auch bei zu hohem Umsatz endet sie: Die ESTV widerruft die jährliche Abrechnung auf die nächste Steuerperiode, sofern die steuerpflichtige Person die Umsatzgrenze auf drei aufeinanderfolgenden Steuerperioden überschreitet.[3]

Brauchst du mehr Zeit, kannst du sie beantragen. Auch bei der jährlichen Abrechnung können Korrekturabrechnungen, Jahresabstimmungen eingereicht und Fristverlängerungen beantragt werden.[3]